Простая 5-шаговая схема описания бизнес-процесса с нуля

Представьте себе владельца компании Ивана. У него в организации много отделов: продажи, производство, закупки, доставка, склад... Иван стоит во главе всего, ему нужно управлять и предлагать новые решения, чтобы компания развивалась. Он чисто физически не успевает вникать в детали работы каждого отдела, для этого и описывают бизнес-процессы.

К примеру, каждой компании-производителю нужно закупать сырье, перерабатывать его, изготавливать продукт, упаковывать и доставлять. Это и есть бизнес-процессы.

У бизнес-процесса (БП) есть 2 характерных особенности:

В нем всегда задействовано несколько людей. Если 1 человек выполняет 1 задачу, скорее всего, это не полный бизнес-процесс, а его этап. Но если сотрудник взаимодействует с тем, кто ставит задачу, и тем, кто ее принимает, то это полноценный БП.

Все действия в бизнес-процессе взаимосвязаны. И только в совокупности могут привести к желаемому результату.

Рассмотрим 3 вида бизнес-процессов: основные, вспомогательные и управляющие.

✅ Основные. Основные бизнес-процессы — ключевые в деятельности компании. Это процессы, которые напрямую влияют на прибыль. Как правило, для большинства компаний это производство продукта и продажи.

✅ Вспомогательные бизнес-процессы направлены на поддержание эффективности основных процессов. Они не дают прямой пользы клиенту, здесь главная задача — не заработать, а получить максимальный результат при минимальных расходах. Как правило, это HR-процессы, IT-сопровождение, ведение бухгалтерии и пр.

НО! Один и тот же бизнес-процесс может быть или основным, или вспомогательным, в зависимости от рода деятельности и специфики бизнеса. К примеру, для производственной компании доставка будет вспомогательным процессом, а для курьерской службы — основным.

✅ Управляющие нужны для контроля основных и вспомогательных процессов. К ним относятся стратегическое планирование, риск-менеджмент и др.

⚡️ Определить цель БП. Какой конечный результат нужно получить? Опишите его.

⚡️ Привлечь руководителей. Вы как собственник не знаете всех нюансов выполнения бизнес-процессов, и это нормально. Чтобы ничего не упустить, привлеките руководителей или сотрудников, которые в курсе всех деталей. Обсудите с ними цели, задачи и сам процесс.

⚡️ Определить, какие ресурсы нужны. Сколько сотрудников обычно задействовано в БП, сколько времени он занимает, какое сырье необходимо, сколько денег и т. д.

⚡️ Определить ключевые точки, влияющие на результат. Например, переговоры, выставление счета, получение оплаты. В каждой из этих точек клиент может вести себя по-разному, нужно продумать схему действий для каждого случая.

⚡️ Создать схему бизнес-процесса. Как это делать, рассмотрим чуть позже.

Чтобы зафиксировать «золотой путь» компании, нужно определить для каждого бизнес-процесса параметры:

Вход — какие данные/сырье нужны для старта.

Выход — какой ожидаемый конечный результат.

Какие ресурсы нужны для выполнения.

Управляющие воздействия — это инструкции, регламенты, требования и т.д. Другими словами, какие действия и с помощью каких инструментов делают сотрудники, чтобы получить результат.

Владелец — это тот, кто контролирует процесс и ответственен за результат. Это не обязательно руководитель компании. Владельцем бизнес-процесса «Закупки» будет менеджер по закупкам.

Исполнители — это сотрудники, которые выполняют работу.

Критерии оценки — показатели, по которым видно проблемные участки процесса. Для БП «Закупки» критериями могут быть: сроки закупок, конкурентность, экономность и т.д.

Описать БП можно 3 способами:

1. Текстом. Это самый распространенный, но не самый удобный формат. Он не наглядный, сотруднику приходится читать много текста, вычленять важное. Информация хуже запоминается и усваивается.

2. В виде таблицы. Это лучше, чем текстом, нагляднее, но есть сложности при отображении ответвлений и описании сложных бизнес-процессов.

3. Графический, в виде схем и моделей. Этот способ самый удобный и понятный, его мы советуем использовать и рассматриваем сегодня.

На начальном этапе можно рисовать схему на листе бумаги или в любом сервисе для создания mind-карт. А лучше это делать в специальных сервисах, в которых подходящий функционал: возможность добавлять к ним задачи, инструкции, управлять ими и автоматизировать.

Предположим, нам нужно смоделировать процесс обработки заказа в интернет-магазине.

Это уже более «продвинутый» уровень. Нам необходимо максимально упростить и облегчить работу, поэтому мы дополняем наш бизнес-процесс нужными материалами. Например:

Изначально ссылки и документы можно прикреплять в mind-карте. А чтобы работа была более комфортной и эффективной, со временем лучше перейти на специальное программное обеспечение с расширенным функционалом. Если вы еще не выбрали, в какой программе работать, то обратите внимание на РУС «Квант».

Суть в том, чтобы:

Цель: сократить долю потерь и за счет этого сделать работу более продуктивной:

Пример. В 80-х годах в компании Ford встал вопрос сокращения административных расходов. В отделе оплаты счетов на тот момент работало 500+ сотрудников. Что было сделано: руководство автоматизировало систему оплаты, объединили отделы оплаты счетов и поставки, а также убрали лишнюю документацию. В итоге задачи, которые раньше решали 500 сотрудников, стали выполнять 125. Расходы значительно снизились.

Большинству компаний точно нужно автоматизировать:

• бухгалтерский учет;
• коммуникации с клиентами;
• управление проектами.