РУС Квант
Наши продукты
Блог
С чего начать?
Для маркетплейсов
8 (902) 000-36-00
Контакты
Вакансии
Отзывы
Тарифы на ПО
Программа Квант
3 шаг - Культура компании
2 шаг - Регламенты
1 шаг - Базовая систематизация
Видео-презентация Кванта
Онлайн-курс Импульс
Онлайн-экскурсия в Квант

Бизнес-процессы компании: как описать

Представьте себе владельца компании Василия. У него в организации много отделов: продажи, производство, закупки, доставка, склад... Василий стоит во главе всего, ему нужно управлять и предлагать новые решения, чтобы компания развивалась. Причем так, чтобы не погрязнуть в «операционке».

Помогают в этом бизнес-процессы. Дальше поговорим о том, что это, как с их помощью оптимизировать работу и масштабироваться. Рассмотрим, как описать бизнес-процесс с нуля, внедрить и автоматизировать, чтобы все работало без участия собственника.
Бизнес-процесс — это последовательность связанных между собой действий, которые выполняются для достижения конкретной цели предприятия. К примеру, каждой компании-производителю нужно закупать сырье, перерабатывать его, изготавливать продукт, упаковывать и доставлять. Это и есть бизнес-процессы.

Моделирование бизнес-процесса это польза Х5

Продуктивная работа. Описание бизнес-процессов обеспечивает наглядность. На этапе моделирования видно дублирующиеся или ненужные действия, которые замедляют работу и снижают ее эффективность.
Качественный контроль. Если все бизнес-процессы описаны, руководитель может эффективно управлять бизнесом, не погружаясь в «операционку».
Эффективные коммуникации. Коммуникации между сотрудниками и отделами упрощаются: каждый знает, что и как нужно делать, и кто за что ответственный.
Качественный продукт. Описание процессов позволяет выявить ошибки и проблемы на ранней стадии и устранить их до того, как они повлияют на качество товара или услуги.
Развитие бизнеса. Описывая бизнес-процессы мы сохраняем успешный опыт, который в дальнейшем можем перенести с одной компании на другую. С готовой схемой новый филиал откроется и заработает гораздо быстрее.

2 характерные особенности БП

У бизнес-процесса (БП) есть 2 характерных особенности:

В нем всегда задействовано несколько людей. Если 1 человек выполняет 1 задачу, скорее всего, это не полный бизнес-процесс, а его этап. Но если сотрудник взаимодействует с тем, кто ставит задачу, и тем, кто ее принимает, то это полноценный БП.

Все действия в бизнес-процессе взаимосвязаны. И только в совокупности могут привести к желаемому результату.

Виды бизнес-процессов

Рассмотрим 3 вида бизнес-процессов: основные, вспомогательные и управляющие.
1. Основные. Основные бизнес-процессы — ключевые в деятельности компании. Это процессы, которые напрямую влияют на прибыль. Как правило, для большинства компаний это производство продукта и продажи.

2. Вспомогательные бизнес-процессы направлены на поддержание эффективности основных процессов. Они не дают прямой пользы клиенту, здесь главная задача — не заработать, а получить максимальный результат при минимальных расходах. Как правило, это HR-процессы, IT-сопровождение, ведение бухгалтерии и пр.

НО! Один и тот же бизнес-процесс может быть или основным, или вспомогательным, в зависимости от рода деятельности и специфики бизнеса. К примеру, для производственной компании доставка будет вспомогательным процессом, а для курьерской службы — основным.

3. Управляющие нужны для контроля основных и вспомогательных процессов. К ним относятся стратегическое планирование, риск-менеджмент и др.

Как описать бизнес-процесс: 5 шагов

Шаг 1: Выделяем 3 вида бизнес-процессов

Мы уже рассмотрели 3 вида бизнес-процессов: основные, вспомогательные и управляющие. Теперь нужно выписать список функций, которые выполняют все отделы вашей компании, и выделить БП. Сгруппируйте их по 3 категориям.

Шаг 2: Проверяем список бизнес-процессов

Завершенными. У каждого бизнес-процесса должна быть цель и конечный итог.

Лаконичными. Если в вашей компании процесс продажи проходит в 3-5 шагов, то достаточно будет описать их в одном бизнес-процессе. Если процесс более сложный, лучше разбить на несколько БП.

С участием нескольких людей. Если в каком-то процессе у вас участвует только 1 человек, подумайте, с кем он взаимодействует (кто ставит ему задачу, кто принимает результат).
Проверьте, чтобы БП были:

Шаг 3: Пишем структуру

Чтобы зафиксировать «золотой путь» компании, определяем для каждого бизнес-процесса:

Вход — какие данные/сырье нужны для старта.
Выход — какой ожидаемый конечный результат.
Какие ресурсы нужны для выполнения.
Управляющие воздействия — это инструкции, регламенты, требования и т.д. Другими словами, какие действия и с помощью каких инструментов делают сотрудники, чтобы получить результат.
Владелец — это тот, кто контролирует процесс и ответственен за результат. Это не обязательно руководитель компании. Владельцем бизнес-процесса «Закупки» будет менеджер по закупкам.
Исполнители — это сотрудники, которые выполняют работу.
Критерии оценки — показатели, по которым видно проблемные участки процесса. Для БП «Закупки» критериями могут быть: сроки закупок, конкурентность, экономность и т.д.

Шаг 4: Рисуем схему

Как правило, схема бизнес процесса иллюстрируется в виде блок-схемы. На начальном этапе будет достаточно, если вы нарисуете ее на листе бумаги или в любом сервисе для создания mind-карт. Позже расскажем, при помощи какого инструмента можно эффективно работать с бизнес-процессами: добавляя к ним задачи, инструкции и автоматизируя их.
Суть моделирования бизнес-процесса в том...
чтобы в доступной и понятной форме описать действия сотрудников, которые приведут из точки А в точку Б.

Казалось бы, все просто. Как автомобилю добраться из точки А в точку Б? Выехать и приехать. Но что, если дорогу, по которой мы планировали ехать, ремонтируют? Посреди дороги закончился бензин? Организовалась большая пробка?

Для каждой из этих ситуаций мы должны придумать выход: поехать другой дорогой, заправиться, подождать. Но в конечном итоге мы прибудем в точку Б.
Тот же принцип при описании бизнес-процесса. Нам нужно описать действия сотрудников, которые приведут к определенному результату.

Оставленная заявка ≠ продажа.

Что делать, если клиент сомневается? А если товара не оказалось на складе? Нам нужно отразить все эти «если» в схеме.
Тот же принцип в описании БП
Как описать бизнес процесс: пример
Предположим, нам нужно смоделировать процесс обработки заказа в интернет-магазине.
1) Сначала задаем границы процесса.

На этом этапе мы определяем, с чего он начинается и чем заканчивается. Обозначаем цель, результат процесса.


Мы с вами будем рассматривать действия сотрудников с момента, когда была оставлена заявка, до момента, когда заказ передается в курьерскую службу. Устанавливаем границы:

2) Разбиваем на этапы.

Мы с вами выделим следующие:


  • Проверить наличие товара
  • Подтвердить заказ
  • Собрать заказ
  • Передать в службу доставки
3) Добавляем развилки.

Какие у нас могут быть варианты развития процесса? Предположим, товара не оказалось в наличии. Добавляем развилку и описываем действия сотрудника на этот случай.

Бизнес-процесс можно разбить на более мелкие действия, или отдельные его этапы выделить как бизнес-процессы. В нашем примере это может быть сборка заказа.
4) Указываем владельца (ответственного) и исполнителей.

В бизнес-процессе не указываются конкретные люди, здесь используется понятие «роль». В нашем случае это менеджер по продажам.


Вы можете распределять роли, как вам удобно. Одна должность может содержать несколько ролей, и наоборот, одну роль могут выполнять несколько сотрудников.


Такой подход позволит в будущем переносить эту схему на другую компанию, не привязываясь к конкретным людям и должностям.

5) Добавляем к бизнес-процессу инструкции, регламенты, программы и т.д.

Это уже более «продвинутый» уровень. Нам необходимо максимально упростить и облегчить работу, поэтому мы дополняем наш бизнес-процесс нужными материалами. Например:


  • Проверить наличие товара: здесь актуально будет указать CRM, в которой вы работаете
  • Работа с возражениями: прикрепить скрипт
  • Презентация товара: добавить ссылку на презентацию

Изначально ссылки и документы можно прикреплять в mind-карте. А чтобы работа была более комфортной и эффективной, со временем лучше перейти на специальное программное обеспечение с расширенным функционалом. Если вы еще не выбрали, в какой программе работать, то обратите внимание на РУС «Квант».

6) Аналогичным образом моделируем остальные бизнес-процессы.

Бизнес-процессы завершенные, но взаимосвязанные. Конечная точка одного БП может быть начальной для другого.

Когда вы опишете все процессы компании и установите взаимосвязи, компания станет прозрачной и понятной.

Мы рассмотрели самый простой пример описания БП. У него может быть несколько точек входа, больше развилок, подпроцессы — дополняйте по необходимости.

Шаг 5: Оптимизируем бизнес-процессы

Многие владельцы сейчас управляют по принципу «работает — не трогай». При этом в большинстве случаев процесс можно улучшить, доработать, и компания будет зарабатывать больше.

Поэтому после того как мы описали бизнес-процесс, смотрим, что можно оптимизировать. В помощь вам 2 способа: «здравый рассудок» и «бережливое производство».
«Здравый рассудок»
Суть в том, чтобы:

  • удалить операции, которые дублируются;
  • исключить из цепочки операционных задач руководителя;
  • автоматизировать операции, где это ускорит работу;
  • упростить сложное;
  • запараллелить задачи, где это возможно.
Цель: сократить долю потерь и за счет этого сделать работу более продуктивной:

  • минимизировать паузы в работе;
  • исключить производство излишков;
  • сократить перемещения работников;
  • ввести проверку продукта на дефекты;
  • исключить лишние этапы работы и пр.
«Бережливое производство»
Пример. В 80-х годах в компании Ford встал вопрос сокращения административных расходов. В отделе оплаты счетов на тот момент работало 500+ сотрудников. Что было сделано: руководство автоматизировало систему оплаты, объединили отделы оплаты счетов и поставки, а также убрали лишнюю документацию. В итоге задачи, которые раньше решали 500 сотрудников, стали выполнять 125. Расходы значительно снизились.

Бизнес-процессы оптимизированы. Что дальше?

Итак, допустим, вы описали бизнес-процессы, внедрили и оптимизировали. Что дальше? Нужно настроить работу таким образом, чтобы большинство действий выполнялось без вашего участия как собственника.

1. Автоматизировать бизнес-процессы.
Большинству компаний точно нужно автоматизировать:
  • бухгалтерский учет;
  • коммуникации с клиентами;
  • управление проектами.

2. Описать повторяющиеся задачи.
Если задача повторяется, ее нужно один раз описать, чтобы в дальнейшем система ставила ее сотрудникам автоматически. Затем подключить коммуникатора (человек, который будет контролировать ее выполнение). В результате вы сможете о ней забыть и будете уверены, что ее итог в 100% случаев положительный.

Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы в РУС «Квант»

Здесь можно описать бизнес-процессы с привязкой задач (в том числе повторяющихся), инструкций и регламентов. А дальше автоматизировать их.

Как результат:

  • задачи по БП будут ставиться сотрудникам автоматически;
  • никакие идеи не будут теряться, забываться и требовать вашего контроля;
  • процессы станут понятными и управляемыми, будет легче масштабироваться.
Вы сможете направлять свое время и внимание на развитие компании, чтобы она выросла в доходе Х3-Х10 за год.

Оставьте заявку на консультацию

И узнайте, как навести порядок в компании и масштабировать ее