Простая 5-шаговая схема описания бизнес-процесса с нуля

Содержание статьи
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Поделиться
Ссылка скопирована
https://rus-kvant.ru/business-process
Михаил Белокоз
Эксперт по систематизации и маркетингу в КВАНТ+
Представьте себе владельца компании Ивана. У него в организации много отделов: продажи, производство, закупки, доставка, склад... Иван стоит во главе всего, ему нужно управлять и предлагать новые решения, чтобы компания развивалась. Он чисто физически не успевает вникать в детали работы каждого отдела, для этого и описывают бизнес-процессы.
Дальше поговорим о том, что это, как с их помощью оптимизировать работу и масштабироваться. Рассмотрим, как описать бизнес-процесс с нуля, внедрить и автоматизировать, чтобы все работало без вашего участия.
Бизнес-процесс (БП) — это последовательность связанных между собой действий, которые выполняются для достижения конкретной цели предприятия.
К примеру, каждой компании-производителю нужно закупать сырье, перерабатывать его, изготавливать продукт, упаковывать и доставлять. Это и есть бизнес-процессы.

Моделирование бизнес-процесса это польза Х5

Продуктивная работа
Описание бизнес-процессов обеспечивает наглядность. На этапе моделирования видно дублирующиеся или ненужные действия, которые замедляют работу и снижают ее эффективность.
Качественный контроль
Если все бизнес-процессы описаны, руководитель может эффективно управлять бизнесом, не погружаясь в «операционку».
Эффективные коммуникации
Коммуникации между сотрудниками и отделами упрощаются: каждый знает, что и как нужно делать, и кто за что ответственный.
Качественный продукт
Описание процессов позволяет выявить ошибки и проблемы на ранней стадии и устранить их до того, как они повлияют на качество товара или услуги.
Развитие бизнеса
Описывая бизнес-процессы мы сохраняем успешный опыт, который в дальнейшем можем перенести с одной компании на другую. С готовой схемой новый филиал откроется и заработает гораздо быстрее.

2 характерные особенности бизнес-процесса

У бизнес-процесса (БП) есть 2 характерных особенности:
В нем всегда задействовано несколько людей. Если 1 человек выполняет 1 задачу, скорее всего, это не полный бизнес-процесс, а его этап. Но если сотрудник взаимодействует с тем, кто ставит задачу, и тем, кто ее принимает, то это полноценный БП.
Все действия в бизнес-процессе взаимосвязаны. И только в совокупности могут привести к желаемому результату.

Виды бизнес-процессов

Рассмотрим 3 вида бизнес-процессов: основные, вспомогательные и управляющие.
Основные. Основные бизнес-процессы — ключевые в деятельности компании. Это процессы, которые напрямую влияют на прибыль. Как правило, для большинства компаний это производство продукта и продажи.
Вспомогательные бизнес-процессы направлены на поддержание эффективности основных процессов. Они не дают прямой пользы клиенту, здесь главная задача — не заработать, а получить максимальный результат при минимальных расходах. Как правило, это HR-процессы, IT-сопровождение, ведение бухгалтерии и пр.
НО! Один и тот же бизнес-процесс может быть или основным, или вспомогательным, в зависимости от рода деятельности и специфики бизнеса. К примеру, для производственной компании доставка будет вспомогательным процессом, а для курьерской службы — основным.
Управляющие нужны для контроля основных и вспомогательных процессов. К ним относятся стратегическое планирование, риск-менеджмент и др.

Переходите от хаоса к порядку

Скачайте «Алгоритм по выходу из рутины» для владельца бизнеса.

Этапы описания бизнес-процесса

⚡️ Определить цель БП. Какой конечный результат нужно получить? Опишите его.
⚡️ Привлечь руководителей. Вы как собственник не знаете всех нюансов выполнения бизнес-процессов, и это нормально. Чтобы ничего не упустить, привлеките руководителей или сотрудников, которые в курсе всех деталей. Обсудите с ними цели, задачи и сам процесс.
⚡️ Определить, какие ресурсы нужны. Сколько сотрудников обычно задействовано в БП, сколько времени он занимает, какое сырье необходимо, сколько денег и т. д.
⚡️ Зафиксировать начало и конец БП.
⚡️ Определить ключевые точки, влияющие на результат. Например, переговоры, выставление счета, получение оплаты. В каждой из этих точек клиент может вести себя по-разному, нужно продумать схему действий для каждого случая.
⚡️ Создать схему бизнес-процесса. Как это делать, рассмотрим чуть позже.
⚡️ Презентовать сотрудникам.
⚡️ При необходимости внести правки с учетом мнения сотрудников и руководителей.

Параметры бизнес-процессов

Чтобы зафиксировать «золотой путь» компании, нужно определить для каждого бизнес-процесса параметры:
Вход — какие данные/сырье нужны для старта.
Выход — какой ожидаемый конечный результат.
Какие ресурсы нужны для выполнения.
Управляющие воздействия — это инструкции, регламенты, требования и т.д. Другими словами, какие действия и с помощью каких инструментов делают сотрудники, чтобы получить результат.
Владелец — это тот, кто контролирует процесс и ответственен за результат. Это не обязательно руководитель компании. Владельцем бизнес-процесса «Закупки» будет менеджер по закупкам.
Исполнители — это сотрудники, которые выполняют работу.
Критерии оценки — показатели, по которым видно проблемные участки процесса. Для БП «Закупки» критериями могут быть: сроки закупок, конкурентность, экономность и т.д.
Вот, как бы эти параметры мы определяли для бытового процесса — стирки.

В каком формате описывать бизнес-процессы

Описать БП можно 3 способами:
1. Текстом. Это самый распространенный, но не самый удобный формат. Он не наглядный, сотруднику приходится читать много текста, вычленять важное. Информация хуже запоминается и усваивается.
2. В виде таблицы. Это лучше, чем текстом, нагляднее, но есть сложности при отображении ответвлений и описании сложных бизнес-процессов.
3. Графический, в виде схем и моделей. Этот способ самый удобный и понятный, его мы советуем использовать и рассматриваем сегодня.

Схема описания БП: пример

На начальном этапе можно рисовать схему на листе бумаги или в любом сервисе для создания mind-карт. А лучше это делать в специальных сервисах, в которых подходящий функционал: возможность добавлять к ним задачи, инструкции, управлять ими и автоматизировать.

Описывайте бизнес-процессы в сервисе «Квант»

Жмите на кнопку и регистрируйтесь в сервисе бесплатно
Предположим, нам нужно смоделировать процесс обработки заказа в интернет-магазине.

1) Сначала задаем границы процесса.

На этом этапе мы определяем, с чего он начинается и чем заканчивается. Обозначаем цель, результат процесса.
Мы с вами будем рассматривать действия сотрудников с момента, когда была оставлена заявка, до момента, когда заказ передается в курьерскую службу. Устанавливаем границы:

2) Разбиваем на этапы.

Мы с вами выделим следующие:
  • Проверить наличие товара
  • Подтвердить заказ
  • Собрать заказ
  • Передать в службу доставки

3) Добавляем развилки.

Какие у нас могут быть варианты развития процесса? Предположим, товара не оказалось в наличии. Добавляем развилку и описываем действия сотрудника на этот случай.
Бизнес-процесс можно разбить на более мелкие действия, или отдельные его этапы выделить как бизнес-процессы. В нашем примере это может быть сборка заказа.

4) Указываем владельца (ответственного) и исполнителей.

В бизнес-процессе не указываются конкретные люди, здесь используется понятие «роль». В нашем случае это менеджер по продажам.
Вы можете распределять роли, как вам удобно. Одна должность может содержать несколько ролей, и наоборот, одну роль могут выполнять несколько сотрудников.
Такой подход позволит в будущем переносить эту схему на другую компанию, не привязываясь к конкретным людям и должностям.

5) Добавляем к бизнес-процессу инструкции, регламенты, программы и т.д.

Это уже более «продвинутый» уровень. Нам необходимо максимально упростить и облегчить работу, поэтому мы дополняем наш бизнес-процесс нужными материалами. Например:
  • Проверить наличие товара: здесь актуально будет указать CRM, в которой вы работаете
  • Работа с возражениями: прикрепить скрипт
  • Презентация товара: добавить ссылку на презентацию
Изначально ссылки и документы можно прикреплять в mind-карте. А чтобы работа была более комфортной и эффективной, со временем лучше перейти на специальное программное обеспечение с расширенным функционалом. Если вы еще не выбрали, в какой программе работать, то обратите внимание на РУС «Квант».

6) Аналогичным образом моделируем остальные бизнес-процессы.

Бизнес-процессы завершенные, но взаимосвязанные. Конечная точка одного БП может быть начальной для другого. Когда вы опишете все процессы компании и установите взаимосвязи, компания станет прозрачной и понятной.
Мы рассмотрели самый простой пример описания БП. У него может быть несколько точек входа, больше развилок, подпроцессы — дополняйте по необходимости.

Оптимизация бизнес-процессов

Многие владельцы сейчас управляют по принципу «работает — не трогай». При этом в большинстве случаев процесс можно улучшить, доработать, и компания будет зарабатывать больше. Поэтому после того как мы описали бизнес-процесс, смотрим, что можно оптимизировать. В помощь вам 2 способа: «здравый рассудок» и «бережливое производство».

«Здравый рассудок»

Суть в том, чтобы:
  • удалить операции, которые дублируются;
  • исключить из цепочки операционных задач руководителя;
  • автоматизировать операции, где это ускорит работу;
  • упростить сложное;
  • запараллелить задачи, где это возможно.

«Бережливое производство»

Цель: сократить долю потерь и за счет этого сделать работу более продуктивной:
  • минимизировать паузы в работе;
  • исключить производство излишков;
  • сократить перемещения работников;
  • ввести проверку продукта на дефекты;
  • исключить лишние этапы работы и пр.
Пример. В 80-х годах в компании Ford встал вопрос сокращения административных расходов. В отделе оплаты счетов на тот момент работало 500+ сотрудников. Что было сделано: руководство автоматизировало систему оплаты, объединили отделы оплаты счетов и поставки, а также убрали лишнюю документацию. В итоге задачи, которые раньше решали 500 сотрудников, стали выполнять 125. Расходы значительно снизились.

С чего начать автоматизацию БП?

Итак, допустим, вы описали бизнес-процессы, внедрили и оптимизировали. Что дальше? Нужно настроить работу таким образом, чтобы большинство действий выполнялось без вашего участия как собственника. Для этого БП нужно автоматизировать.
Большинству компаний точно нужно автоматизировать:
  • бухгалтерский учет;
  • коммуникации с клиентами;
  • управление проектами.

Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы в РУС «Квант»

Здесь можно описать бизнес-процессы с привязкой задач (в том числе повторяющихся), инструкций и регламентов. А дальше автоматизировать их.
Как результат:
    • задачи по БП будут ставиться сотрудникам автоматически;
    • никакие идеи не будут теряться, забываться и требовать вашего контроля;
    • процессы станут понятными и управляемыми, будет легче масштабироваться.
      Вы сможете направлять свое время и внимание на развитие компании, чтобы она выросла в доходе Х3-Х10 за год.

      Что ещё почитать по теме

      Оставьте заявку на консультацию

      Перезвоним вам в ближайшее время и ответим на все вопросы.