«Это облегчение работы, поскольку самому все контролировать сложно»
Хотите так же?
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Айша Абубакарова
Beren Development
До и после внедрения РУС КВАНТ
До внедрения:
- когда руководители не контролировали подчиненных, задачи забывались, а сроки переносились;
- оргструктура и регламенты были на бумаге, это облегчало работу, но все равно приходилось устно все объяснять сотрудникам;
- у руководителя был страх и тревога за результаты: что-то забудешь — область просядет;
- введение новых сотрудников в должность отнимало много времени.
После внедрения:
- эффективный контроль: единожды поставленная задача не пропадет и не потеряется;
- у руководства освободилось время и внимание;
- ушел страх, тревога, работа стала системной, в любой момент можно посмотреть объем проделанной работы;
- руководители и сотрудники стали использовать систему не только для рабочих задач, но и для личных.
О компании
Компания Beren Development предоставляет в аренду коммерческую недвижимость. На рынке с 2008 года, в штате примерно 50 человек. Организация управляет площадью около 10000 кв.км, это 5-6 зданий, которые сдаются в аренду. В данный момент у Beren Development около 300 арендаторов.
Айша работает в компании уже 10 лет на должности руководителя. Пригласили ее поделиться своим честным отзывом о сервисе «Квант» и работе с нами. Она рассказала, как наша система заменила ей личного ассистента:
С какими проблемами в управлении сталкивались до внедрения сервиса «Квант»?
У нас был контроль, но если у руководителей не было внимания в этом направлении, то это забывалось. «Квант» помог как ассистент. Мы же всегда по привычке задачи фиксируем на бумаге. И когда сажусь разбирать их, «Квант» мне напоминает, что я забыла, и что я должна была сделать.
Если я не захожу в «Квант», день-два просрочила, но потом зайду, проверю все моменты, и это, знаете, контроль над нами, чтобы мы системно контролировали либо проверяли задачи.
На операционную, рутинную работу никто не хочет внимание обращать, но она есть и будет, и нужно периодичности заходить проверять. И знаете, становится легче в том, что как-то нет страха. Ты знаешь: ты внёс — это системно. Ты видишь, когда сотрудники задачу обрабатывают, где одобрить надо. Ты видишь, что работа идёт.
Есть сотрудники, которые привыкают, фотоотчёт делают. Есть, которые не делают. У нас, например, есть один бизнес-центр ювелирный. Для нас, в администрации, очень удобно контролировать наших админов — первый, второй этаж. У нас есть ювелирки, она пришла — фото на месте, что я пришла. Это же с камеры, время фиксируется — опоздала, не опоздала, здесь нет отговорок.
Или выходит задача, что нужно кого-то проконтролировать, например, уборку, везде ли чисто. И выходит задача, что она должна уделить внимание и этот момент решить, и нам это тоже удобно: мы можем исходя из этих данных выводить статистику, смотреть, что там, как работа идёт.
Скажите, раньше у вас была оргсхема / регламенты?
Да, она у нас была, но это в большей степени были бумажки. Устно объяснялось, что там написано. Не было такого, что в программе он видит и понимает, что входит в обязанности.
Возьмём пример: у нас есть договор с юридической компанией, которая нас обслуживает, и мы её тоже включили в «Квант», чтобы она видела, сколько объёма сделала. Это даже для неё хорошо. Переписки в WhatsApp можно пропустить или не посмотреть. А тут, работу человек сделал, и удобно видеть объём работ, сколько выполнил.
Что подтолкнуло вас ко внедрению нашей системы?
Нам предложил систему наш знакомый, Бахтияр. Рассказал, что есть такая программа «Квант», и мы её подробно изучили, протестировали, послушали, как это можно внедрять — и вот уже смотрите, мы уже второй год с вами.
И когда новый человек приходит, это уже норма вещей. Хочешь ты, не хочешь, заходишь в систему, там у тебя есть определённые задачи. Тебе не нужен ежедневник, там все написано. Если надо, мы какие-то коррекции делаем.
Как вообще у вас проходил этап внедрения? Было ли вам сложно? Как сотрудники восприняли нововведение?
Сначала мне самой было страшно, если честно. Это надо продать идею коллегам, сотрудникам, а потом поэтапно внедрять. Ну, и, как говорится, первый блин комом был :)
Страшно было, потому что команда уже работала, как работала, и что-то новое всегда кажется страшным и неудобным первое время, и это естественно. Потом, со временем, они увидели плюсы и удобства, что не надо вспоминать задачу — записал, и она у тебя выйдет потом завтра или когда нужно с напоминалкой, что нужно решить эту задачу. По итогу, конечно, она удобная, но вначале все думали: «Ой, а что нужно делать? Ой, надо обучение». А потом уже системно все пошло. Все знают, что мы хотим облегчить себе и всем работу, и тогда уже все восприняли нормально.
Саботажа не было, было просто возмущение: «А зачем это нам? А всё же было понятно?». Но потом оказалось, что мы в бытовом таком формате расписывали то, что каждый должен делать, и всем было удобно.
«Переписки в WhatsApp можно пропустить или не посмотреть. А тут —работу человек сделал, и видно объём этих работ, сколько он выполнил».
Скажите, пожалуйста, какой вы получили результат от внедрения?
Ну, с операционки на 100% выйти вряд ли получится, потому что каждый раз ты хочешь что-то обновить, улучшить. А так, да, есть те моменты, которые облегчают твоё внимание и контроль.
Знаете, вот, такой тревожности нет, переживания нет, что ты что-то забыла. Потому что если я где-то что-то записала, зафиксировала, я его всё равно не забуду, оно у меня отразится, что нужно выполнить. Я даже себе личные задачи именно в «Кванте» ставлю, чтобы не забыть что-то сделать либо проверить.
На обучении было что-то такое, что поменяло вашу точку зрения на управление?
В голове только есть такое: руководители освобождают своё внимание. Точнее, они могут вот эту вот системную работу расписать и загрузить в «Квант» и не переживать, не бояться, не думать об этом. И если выходят новые сотрудники или если создаёшь новые проекты, ты там же вводишь их и можешь так же системно контролировать.
Чем сейчас занимаетесь как руководитель?
Управляю компанией, операционной частью и всем, что касается управления компанией.
Если вдруг вам позвонит какой-то предприниматель и спросит, какими программами вы пользуетесь, вы бы порекомендовали нашу систему?
Да, да, обязательно, потому что это как личный ассистент. Но это на работе. Пришёл — там галочка, что зайди, реши, внимание удели, и всё, ты уже знаешь, что надо.
Мне нравится работа коммуникаторов, потому что они пишут, звонят в случае затора. Задачи некоторых сотрудников я вижу, да, они мне скидывают, что, вот, есть здесь заторы. Окей, я уже скидываю скрин им — пожалуйста, исправьте.
«Я даже себе личные задачи именно в «Кванте» ставлю, чтобы не забыть что-то сделать либо проверить».
Возможно, хотите какое-то итоговое слово сказать про нашу компанию?
Это облегчение работы, потому что ты не можешь ходить и каждому время уделять, внимание, контролировать. Можно передать ответственность людям, которые будут делать, но ты знаешь, что если что не так, ты об этом узнаешь точно. И всё облегчается.
Как думаете, кому стоит внедрить нашу систему?
Я думаю, всем, у кого сотрудники есть, там, от 10 человек и больше в компании, в любой сфере. Даже магазин: у каждого есть камеры, да, естественно, и сотрудник пришёл или нет — придёт SMS-ка, что, да, он пришёл, он проверил, принял товар либо что-то еще.
В любой сфере бизнеса это нужно. Руководитель если открывает сетку, то ему очень удобно будет.