«Даже если кто-то из сотрудников уходит, вся информация остаётся в системе»

Внимание расходилось в большом количестве по мелким задачкам. Рутина каждый день: что-то надо сделать, сказать сотруднику, проверить выписку или еще что-нибудь. То есть, тебе нужно это получить для своих управленческих нужд. У людей такая задача есть, но мы же понимаем, что люди могут и забывать это все время делать. Или сначала сделал в 10:00 утра, потом в 12:00, потом в 15.00 часов, потом к концу дня. А к чему мне к концу дня эта информация?

Еще проблемы были с систематизацией знаний. Вся информация содержалась в головах сотрудников. А когда она содержится в головах сотрудников, происходит следующее: есть сотрудник — все хорошо работает, сотрудник ушел — знания забрал. А это же регулярно происходит: поработали там, понравилось, не понравилось, еще какие-то вопросы.

Оргструктура и регламенты у нас не были внедрены. То есть, регламенты где-то были записаны на бумаге, должностные обязанности там всякие разные, но их никто не читал, посмотрели один раз и забыли. То есть, это мертвым грузом что-то лежит там на полках в папках, тем более когда нет тестирования, это все не усваивается.

И тут как-то вот по интернету нам подкинуло информацию, что есть такая система. Зашел, ознакомился с ней, все понравилось, начали работать.

Я систему, естественно, сам внедрял. В любых системах, когда что-то вводишь, надо, чтобы собственник участвовал во внедрении всего, и чтобы он первый знал и показывал пример, как это делать. Нельзя это перекладывать вообще ни на кого.

Есть у тебя помощник — хорошо, но помощник — это сотрудник, который сегодня есть, завтра нет. А собственник, он как бы к своему бизнесу прикован, и ему надо четко знать, что происходит. То есть, запускать точно надо самому, дальше ты перекладываешь уже на разные участки, и система работает. Но ты сам понимаешь, как она работает, и ты можешь в любой момент проверить, хорошо ли исполняется работа.

Внедрять систему не было сложно. Мне было интересно. Внедрение, как я сказал, началось с обучения, все по шагам проделал. Самое главное — просто делать, что тебе говорят. Не надо выпендриваться, что ты все уже знаешь, надо просто делать то, что те говорят. Полностью все, что было в уроках. Я провел совещание с сотрудниками, записал на видео. И поскольку у нас коллектив не очень большой, у нас все более-менее мягко прошло.

То есть никаких таких вот возражений по поводу внедрения системы не было, и сейчас мы действительно пользуемся. В момент внедрения все хорошо, некоторое такое восхищение, все здорово. Со временем возникает вопрос, что кто-то там говорит: «Ой, надо вот это вот сделать, давайте я на доске напишу». Я говорю: «Да, классно, на доске написали, а теперь заносим в "Квант"». Немножко забывается иногда.

И поскольку я сам лично проходил это все обучение, я понимаю, что есть моменты, которые надо отслеживать. Если есть необходимость какую-то задачу поставить, записать что-то, лучше чуть-чуть побольше времени потратить, в «Кванте» ее расписать, чем просто сказать на словах, и она забудется.

То есть, не в 100% случаев это получается, потому что все мы люди, человеки, вот. Но такие моменты вот у себя, у других сотрудников я отслеживаю. Если возникает такая ситуация, говорю: «Всё понятно, не забываем, там "Квант"». По первости даже у меня была повторяющаяся задача каждую неделю в понедельник напоминать коллегам: «Задачи мы пишем в системе, каждый раз есть задача, пишем в "Квант"».

Если какой-то появился регламент, с точки зрения успешных действий, которые постоянно повторяются, зафиксируйте в регламент. Это не про то, чтобы бумагомарание развести, а именно по делу: возникла ситуация, мы её решили так, и она повторяется всё время. И вот эти вот напоминания в первые 2 месяца я делал. Потом пропала необходимость, сейчас они стоят на паузе. Появится необходимость я их опять включу, буду себя напоминать, чтобы напоминать другим.

С точки зрения системы «Квант» хорошо, что есть такой раздел как регламенты, мы его постоянно пополняем, и все эти знания хранятся в компании. Например, недавно вспомнили о поставщиках по редко поставляемым аксессуарам или расходным материалам, мы их даже не помним уже, потому что последний раз у нас запрос был полгода или 8 месяцев назад. И менеджер раньше тратил свое время, чтобы найти, у кого мы покупали — по электронным почтам, по письмам.

И вот для этой цели регламенты писать очень хорошо. Я говорю команде: «появился вопрос — сделайте регламент», через 5 минут он сделан, написаны все контакты людей, артикулы и компоненты. Вопрос снимается. То есть, мы зафиксировали в единой базе знаний, не на каком-то там диске или у кого-то там на компьютере, а в единой системе, где можно зайти и найти информацию, которая будет полезна любому человеку, работающему на конкретной функции. Это очень крутая тема.

Кстати, в «Кванте» хорошая штука регламенты, которые повторяются раз в неделю, с тестированием. Это как бы больше с отделом продаж у нас связано и с системой возражений, чтобы это все время у них на виду было. Они просто
один раз посмотрели, второй раз посмотрели, третий раз посмотрели, и уже просто на подсознании закладывается эта информация. Даже если они просматривают вскользь, они на тесты нормально отвечают, и это все равно на подсознании работает уже потом. И больше запоминается, потому что если неправильно прошел, тест надо пересдавать.

Я сделал много повторяющихся задач, связанных с операционной деятельностью, с отправкой счетов в оплату, с контролем выписки по счетам и т. д. То есть, все работает по задачам, вот, тик-тик, есть время выполнения, и к этому времени уже все готово. Задачи налаживают ритм действия компании, люди привыкают, и уже задачи просто немножечко помогают, чтобы не забыть. Но в общем многие вещи, которые надо было отслеживать раньше и напоминать, уже не надо этого делать.

Рассылки какие-то для отдела продаж, отчет по ежемесячным делам, инвентаризация для производства. Теперь это в автоматическом режиме ответственным сотрудникам приходит, что сделать. Я об этом вообще уже не думаю.

По регламентам тоже часть работы, связанной с контролем, облегчил. По сырью, этикетки, например, на продукцию. Я написал регламент и поставил исполнителем начальника производства, я вообще про это забыл. Даже не ожидал, что у него регламент появится, он его изучит, раз — и на следующей неделе уже заказ сделает. Я просто проверил, все ли нормально, поучаствовал немножко, но задача сама снялась.

Также мне очень понравилась идея с коммуникатором. Если где-то что-то просрочил, да, это не просто система с напоминалкой, которой ты сказал «Всё, отстань», а тебе уже позвонит человек реальный, а с реальными людьми немножко отношения другие у нас, чем с компьютерами, правда. Это уже ценно. Вот эта особенность мне очень понравилась, она действительно помогает в работе. Интерфейс тоже доступный, нормальный, удобный, привыкание заняло, не знаю, недели две. Ну, а вообще быстро.

Я думаю, у всех есть операционные задачи какие-то повторяющиеся. Надо попробовать и посмотреть, подходит вам или нет, и внедрять, потому что освобождается действительно много времени.

Сейчас я на операционные задачи время не трачу, я занят больше, например, вопросами, связанными с маркетингом, очередным апгрейдом, появилось время на такие вещи, чтобы расти дальше. Поэтому рекомендую «Квант».

Не знаю даже, с чем можно сравнить эту систему. У нас есть, например, «Битрикс», там задачи ставятся, но это не то, оно не работает. Почему не работает — помощников+ нет внешних, которые постоянно звонят и говорят, где что не доделано. И ты такой, ёлки, действительно, надо сделать.

Вот, соответственно, это фишка, очень хорошая причина, почему систему стоит вообще использовать. Я вообще люблю новое попробовать всякое разное. И с этим инструментом мне все понравилось.

Что еще классное было, почему выбрал, у вас обучение есть, как пользоваться системой. То есть, все остальные какие-то системы которые я до этого устанавливал, «Битрикс» там, еще что-то, там вот такой штуки как обучение нет толком, именно когда с тебя берут слово прямо, что молодец будешь, если все это пройдешь сам, а если не пройдешь, ты вообще нехороший человек условно.

Вот это мне очень тоже понравилось, хоть видео и записаны, вот эти видеоуроки, все равно такое ощущение, что тебя контролируют, и ты не можешь это все дело на самотек пустить. Ты же уже вложил свою силу и энергию. Так что рекомендую.