«Получила зону комфорта и спокойствие»
Хотите так же?
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Екатерина Шмыркова
«Правовое возрождение»
До и после внедрения РУС КВАНТ
До внедрения:
- сотрудники вели переписки в мессенджерах, задачи терялись;
- фокус внимания сотрудников и руководителя рассеивался, сложно было сконцентрироваться на важном;
- на адаптацию новых сотрудников уходило много времени;
- важная информация записывалась в блокноты и была доступна только ответственному сотруднику;
- пользовались другим сервисом, но в нем не было возможности создавать оргструктуру, регламенты, ставить периодические задачи и автоматизировать рабочий процесс.
После внедрения:
- появилась система в компании, которая включает оргструктуру, регламенты, повторяющиеся задачи и пр. инструменты;
- теперь не надо держать задачи в голове;
- новые сотрудники быстрее адаптируются;
- руководитель смог сосредоточиться на стратегических вопросах, появилось спокойствие за рутину;
- управление компанией происходит в единой системе.
О компании
Компания Екатерины «Правовое возрождение» оказывает юридические и бухгалтерские услуги для бизнеса. На рынке 6 лет, в штате 13 человек, годовой оборот 18 млн. руб.
Пригласили Екатерину поделиться своим честным отзывом о сервисе «Квант» и работе с нашей компанией. Она рассказала, что благодаря системе получила зону комфорта и спокойствия:
С какими проблемами в управлении сталкивались до внедрения сервиса «Квант»?
Как руководитель я понимаю, что наш коллектив активно растёт и развивается. В нашей специфической деятельности есть огромное количество задач, которые важно помнить и учитывать. И самое главное — не тратить время на то, чтобы держать их в голове.
Как говорилось у вас на обучении, должен быть фокус внимания, чтобы он не рассеивался ни у сотрудников, ни у меня как у руководителя, чтобы я всегда спала спокойно, зная, что все задачи, которые стоят перед специалистами, действительно выполняются в срок. Это качество нашей работы. Это наша репутация перед нашими клиентами. И именно исходя из этого я искала способ, как можно упростить и систематизировать нашу деятельность.
Плюс к этому был вопрос регламентации деятельности, выстраивания алгоритмов, процессов, способов решения тех или иных задач. Когда один сотрудник уходит в отпуск, на больничный, или просто происходит расширение штата, хочется, чтобы момент адаптации новых людей или заменивших сотрудников был максимально быстрым.
«Квант» помог решить этот вопрос, и сейчас он успешно у нас внедрён. Это касается и периодических задач, чтобы о них не забывали. Система «Квант» всегда напомнит, если возникает какая-то задержка или непредвиденные проблемы.
Скажите, кто занимался контролем до внедрения системы?
У нас, безусловно, есть руководитель юридического отдела, главный бухгалтер, которые контролируют своих бухгалтеров. Но в любом случае, я, наверное, как истинный перфекционист, всегда поглядывала за всеми.
Если говорить о людях, у нас была своя система, которой мы пользовались и продолжаем пользоваться. Но она сейчас больше выполняет функцию детализации действий, которые мы совершили для клиентов. В ней идёт учёт проектов, но вот те функционалы, которые даёт система «Квант», в ней, к сожалению, не были реализованы. Это касается возможности написания регламентов, периодических задач, а также рабочего процесса.
Таким образом, «Квант» помог перейти от использования различных заметок, блокнотов к централизованной системе, которая напоминает обо всём, что нужно сделать, даже если это мелкие задачи. К примеру, даже мне иногда хочется что-то сотрудникам написать в Telegram, но система напоминает, что коммуникация должна происходить через «Квант».
«"Квант" помог перейти от использования различных заметок, блокнотов к централизованной системе».
Была ли у вас оргсхема? Регламенты?
Нет, до «Кванта» регламенты не были прописаны. У каждого был свой блокнот, и каждый вел своё направление деятельности. Если кто-то уходил в отпуск, ему нужно было передать информацию, он начинал рассказывать, что у него записано на определённых страницах блокнота.
Что касаемо оргструктуры, схему мы рисовали на бумаге, в Word или Excel, но она была менее информативна и менее доступна всем. Система «Квант» позволила значительно лучше распределить проекты, привязать их к структуре, чтобы понимать загруженность тех или иных сотрудников и упростить распределение клиентов между сотрудниками компании.
Что подтолкнуло вас ко внедрению системы?
У меня есть партнёр по бизнесу, который уже работал в вашей системе, это было ещё 3 года назад. Он активно рассказывал о вас, но на тот момент наша штатная численность была несколько меньше, и потребности в этом не было. Настоящая потребность возникла по мере роста штата, когда стало сложно удерживать фокус внимания. «Квант» стал решением для этого.
Как проходило обучение? Было ли вам сложно?
На самом деле, у вас прекрасные видео, которые очень подробно и популярно всё объясняют. Мне, как человеку, который дружит с техникой, внедрение «Кванта» далось легко.
С точки зрения сотрудников, мы провели встречу, объяснили, зачем это нужно, и сейчас они уже адаптировались. Новенькие, кто к нам приходит, сразу погружаются в систему «Квант». Они начинают свой первый рабочий день с обучения, и это действительно очень удобно. Теперь кто не работает в системе «Квант», тот не работает в нашей компании. Ведь возможность переписки в рамках одной задачи между участниками этой задачи позволяет держать всё в одном месте. Это хранение файлов, переписка, контрольные точки, когда, что, кому, зачем и почему.
Поделитесь, пожалуйста, примерами задач, которые у вас теперь регулярно выполняются
Если говорить о периодических задачах, у меня, к примеру, есть ассистент, у которого постоянно стоят задачи: проверить наличие кофе, чая, канцелярии. Она напоминает об этом и нам, чтобы мы не забывали.
Также у меня есть периодическая задача напоминать о ежедневной планёрке. Мне больше не нужно говорить сотрудникам, что они должны приходить на планёрку, система сама напоминает им.
У меня есть личная суперклассная задача, которая напоминает, что нужно в день прочитать не менее 10 страниц какой-нибудь бизнес-книги. Если раньше я откладывала, то теперь понимаю, что нужно прочитать.
Ещё один пример: моя ассистентка поставила мне периодическую задачу, чтобы я не забывала пообедать. Это забота, и это помогает.
Какой результат вы получили?
Самое главное, что я получила, — это зону комфорта и спокойствие. Я теперь могу действительно думать о том, что кто-то что-то забудет, упустит, пропустит и так далее. Теперь у меня есть время для реализации других задач, которые мне важны для руководителя. «Квант» действительно снял с меня операционный контроль, и это счастье.
«Самое главное, что я получила, — это зону комфорта и спокойствие».
Скажите, какая идея с обучения вам больше всего понравилась или запомнилась?
В силу своего опыта, не могу сказать, что нашла что-то, что прям изменило моё восприятие. Скорее, «Квант» позволил реализовать то, что давно хотелось, но не было понимания, как это сделать. Система «Квант» закрыла ряд задач, которые другие сервисы не смогли.
Вы бы порекомендовали внедрять нашу систему другим предпринимателям? Если да, то кому?
Вы знаете, сервис я рекомендую а принципе регулярно, постоянно. Я даже одного клиента, нашего участника проекта, завела в этот сервис, и взаимодействие с ним происходит через систему. То есть, она у нас вышла за пределы непосредственно наших сотрудников. А вообще, конечно, сервис рекомендую всем, кто хочет упростить операционные процессы. Приятно говорить о своих партнерах, которые действительно помогают выстраивать бизнес-процессы.
Каких-то ограничений по сферам деятельности я бы не делала. Система универсальна, и её можно использовать в любом бизнесе. Ключевое — чтобы всё начиналось с руководителя, и чтобы он смог посвятить время на внедрение системы. Если руководитель сосредоточится и создаст структуру, в дальнейшем можно делегировать задачи другим.
Поделитесь опытом: как вы добились того, чтобы сотрудники писали регламенты?
Мы в регламентах не только описываем процессы, но и предоставляем подсказки, логины, пароли, алгоритмы действий и так далее. Это помогает сотрудникам, когда они возвращаются из отпуска, или когда в компанию приходят новые сотрудники. В случае больничного регламенты тоже облегчают передачу информации. Мы с сотрудниками договорились о том, чтобы они писали регламенты в любой удобной форме, хоть в документе в Word, а затем мой ассистент уже переносит его в систему. Так мы упрощаем жизнь сотрудникам, позволяя им делать это в своём темпе.