«Для тех, кто хочет автоматизировать процессы и создать единое информационное поле»
Хотите так же?
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Евгений Галайда
ТК Hassi
До и после внедрения РУС КВАНТ
До внедрения:
- важная информация терялась среди чатов;
- не было единого информационного поля, где бы хранилась история задач;
- новым сотрудникам сложнее было адаптироваться.
После внедрения:
- команда стала более эффективной;
- задачи не теряются;
- появилось единое информационное поле, где в любой момент можно найти нужный документ или историю по задаче;
- контроль стал занимать меньше времени.
О компании
Компания Евгения работает в сфере e-commerce, занимается продажами на Amazon, Lamoda, Яндекс.Маркете, поставляет продукты напрямую под собственной маркой из Китая. Команда небольшая, плавающая: от 10 до 15-20 человек. Ежемесячная выручка около 15-20 млн. руб.
Пригласили Евгения поделиться своим честным отзывом о сервисе «Квант» и работе с нашей компанией. Он рассказал, как наша система облегчила работу и синхронизировала сотрудников:
С какими проблемами в управлении сталкивались до внедрения сервиса «Квант»?
Ну, это больше не проблемы были, а такие узкие места. У нас, как я говорил, команда не сильно большая, поэтому таких больших проблем, что все неконтролируемое, не было.
В основном была такая история, что миллион чатов, и по разным вопросам нужны были отдельные люди, чтобы решить определенный вопрос. И обращения либо там где-то терялись в чатах, либо приходилось друг друга дергать и пересылать сообщения постоянно.
У меня именно такой запрос был: чтобы информационное поле в одном месте было. Какие-то там гипотезы постоянно там возникают, да, и нужно выгружать их постоянно, чтобы они потом дальше в работу уходили. Поэтому хотелось, чтобы задачи не пропадали, грубо говоря, обсуждались быстро. Какие-то новые если у нас там мысли, идеи приходят, чтобы они там оставались где-то в закрепленном месте, и были доступны в любой момент. Чтобы потом можно было обсудить, решить что-то по ним, либо актуализировать, либо отменить, сказать, что, типа нет, уже не актуально и так далее.
А так, теперь есть такое общее информационное поле, в определенную задачу можно легко, быстренько окунуться, обсудить. Вспомнить, про что там был разговор, возможно, месяц назад, посмотреть по документам.
То есть, вы искали единую систему для управления всей компанией?
Да, нам по большей части это было нужно для работы с документами, там, грубо говоря, год назад мы какую-то тему обсуждали, вбил в поиске эту тему —и вся история есть. Вот, эта тема: документы, расчеты, нужно было их выгружать. Ты их закрываешь, но понимаешь, что ты их можешь найти, где они есть, и не искать на Яндекс-дисках, на Google-дисках, в различных папках не сидеть и не искать.
Как проходило обучение? Было ли вам сложно? Как сотрудники восприняли нововведение?
Само обучение, мне кажется, было вполне лёгкое. Подробно и интересно. Плюс с ребятами в команде где-то поучаствовали, обсудили, где-то опытом поделились. Самая такая сложная история была — продажа всей команде этого инструмента. Как сделать так, чтобы это была штука полезна. Эта история наиболее долгая была, были отдельные сотрудники, те, которые этому сопротивлялись.
Но у нас это не история про ответственность. Как я сказал, мы маленькие, в любом случае когда большая часть команды подключилась и понимает, что там реально удобнее подгружать документы, обсуждать определённые вопросы, хотя бы к нему вернуться можно оперативно, вспомнить про что-то.
Потом уже остальные ребята, которые поначалу сопротивлялись как-то или думали, что руководитель какую-то очередную фигню придумал, им эта история понравилась, когда остальная команда вовлекла. И сейчас уже сотрудники такие: «Смотри, в "Квант" скинул задачу, посмотри».
«Хотелось, чтобы задачи не пропадали и обсуждались быстро».
Есть ли у вас какие-то примеры задач, которые стабильно выполняются?
Не знаю, не могу выделить одну задачку, допустим, что повторяется. Это больше про фокус внимания.
Если есть какая-то задача, то, скорее всего, сотрудник и так бы ее сделал. Но сейчас меньше шансов, что он про нее забудет. То есть, он понимает уже важность этой истории. Что важно, там, ценообразование проверить. Но здесь как бы такое очередное напоминание.
По большей части в задачах у меня даже не стоит подтверждение уже. Я их даже не одобряю, это для ребят больше как чек-лист определённый такой: тут сделал, тут сделал, тут, сделал, подгрузилось и всё, я в голове все не держу и прекрасно понимаю, что у меня актуальных задач нет.
Скажите, пожалуйста, какой вы получили результат от внедрения?
Появилось информационное поле, более лёгкая координация, особенно для новых ребят, которые уже позже приходят, получается, им уже легче найти информацию определённую. Вся история переписок сохранилась, и легче вникнуть в определённые процессы.
Регламентов как таковых нет у нас, но хотя бы они могут посмотреть, что мы раньше обсуждали, грубо говоря, и уже могут увидеть, как мы это делали. Для них это такой, наверное, более лёгкий вход. Ну, и для нас это такой чек-лист.
У нас гибкая компания, поэтому мы в основном всё как-то так оперативно решаем без повторяющихся процессов. Все ребята в основном все понимают, что нужно делать, поэтому вроде пока справляемся так.
На обучении было что-то такое, что поменяло вашу точку зрения на управление?
Сложно, наверное, оценить, потому что это было давненько уже. Мне кажется, что я не помню свою точку зрения «до». Мы оставили такую же пока гибкую систему, без жестких правил. В целом, не знаю, мне кажется, что в принципе многие ребята у нас так же всё делали, но сейчас просто меньше шансов у них что-то забыть.
У нас не было такого, что сотрудник делает плохо или не делает, грубо говоря. Единственное, просто могли забыть. Не потому что не хотели этого делать или не потому что неудобно было это делать, просто, может быть, забывали.
Чем сейчас занимаетесь как руководитель?
Я, наверное, сейчас больше про развитие новых товарных линеек, про расширение штата, про набор персонала. Вот про эту историю.
Ну, это было в связке с талантом. То есть, это было спустя там определённое время уже, когда определённые люди приходили, и с ними полгода уже проработали. Не могу сказать, что это была волшебная таблетка: типа, с сегодняшнего дня внедрили «Квант», а завтра я такой, всё, операционные процессы, ребята, сами делайте, у вас всё налажено, работайте.
Честно — такого не было, поэтому хочу развеять розовые мечты, облака, но я ребятам скажу, что это было не так. Я буду рад, если у кого-то это было так, но у меня было не так.
Вы бы порекомендовали нашу систему другим предпринимателям?
Да, я паре ребят, тем, кто в нашей сфере, допустим, работал, кто ко мне обращался, я им рекомендовал. Если запрос у них возникал или про поле информационное, или про ответственность, если у кого-то там сотрудники менее вовлечённые, кто хотел больше их в эту историю вовлечь, я им рекомендовал. И они смотрели, сравнивали с другими сервисами.
Я в свое время особо не анализировал, мне видимо кто-то из доверенных лиц вас рекомендовал, я вас даже не сравнивал ни с кем, сразу на это внедрение пошёл.
«Я сейчас больше занимаюсь развитием новых товарных линеек, расширением штата, набором персонала».
Как думаете, кому стоит внедрить нашу систему?
Наверное, по запросу. Я думаю, что многим будет полезно, в зависимости от того, что хочет сделать человек. То есть, тем людям, которые хотят максимально автоматизировать процесс, точно будет полезно, если прямо реально большая структура, может быть, определённая, да, и много зон ответственности или много повторяющихся процессов.
Ну, и тем людям, которым просто нужен общий корпоративный мессенджер, со всеми документами по определённым задачам. Думаю, если там больше 2-3 сообщений прилетает от разных людей по одному и тому же вопросу, то надо в одном поле обсуждать уже, и «Квант» будет полезный.
Поэтому, наверное, разного формата людям стоит им пользоваться, кто-то хочет автоматизировать, кто-то хочет просто информационное поле.