Выросли, стали эффективнее, безболезненно заменили HR-директора
Хотите так же?
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Ирина Соколова
OOO «Овсянки Бейкери»
До и после внедрения РУС КВАНТ
До внедрения:
- терялись задачи: сотрудники разных подразделений общались по почте, через время было сложно найти нужную информацию;
- не было чёткого контроля сотрудников, особенно сложно было с теми, кто работал на аутсорсе;
- не могли найти замену Trello: «Битрикс» казался производственникам сложным;
- регламенты и другие важные документы были разбросаны по дискам и папкам, их было сложно быстро найти;
- проблемы с организацией рабочего процесса: не было четкой системы для распределения и отслеживания задач;
- введение новых сотрудников в должность отнимало много усилий и времени.
После внедрения:
- все задачи, документы, регламенты собраны в единой системе, ничего не теряется;
- эффективный контроль выполнения задач;
- сотрудники обучились тайм-менеджменту, стали лучше планировать своё время;
- новые сотрудники быстро осваивают функционал и приступают к обязанностям, получилось легко заменить HR-директора;
- команда начала более ответственно подходить к выполнению задач.
- компания выросла.
О компании
Сегодня знакомим вас с Ириной из OOO «Овсянки Бейкери»,
это кондитерское производство, г. Ярославль. На рынке 10 лет, компания работает с B2B и B2C, среди их партнеров «Яндекс», «Самокат», и «Вкусвилл». Производят печенье, сухарики, зефир, порядка 10 позиций ежемесячно, около 10 000 упаковок по каждой позиции.
это кондитерское производство, г. Ярославль. На рынке 10 лет, компания работает с B2B и B2C, среди их партнеров «Яндекс», «Самокат», и «Вкусвилл». Производят печенье, сухарики, зефир, порядка 10 позиций ежемесячно, около 10 000 упаковок по каждой позиции.
Попросили Ирину поделиться честным отзывом о работе в нашей системе. Читайте ниже или смотрите видео:
Скажите, пожалуйста, с какими проблемами в управлении вы сталкивались до внедрения системы «Квант»?
Наша задача была автоматизировать бизнес-процессы, потому что много задач, а производство расширяется. Мы как раз ещё одно производство строим, большое, вот, через пару лет туда переедем, и по этой причине моя задача как директора по развитию была немножечко усовершенствовать, упростить, улучшить бизнес-процессы.
Основная проблема, которая была — терялась информация. Когда я пришла в компанию, моя первая задача была найти альтернативу ушедшему с рынка Trello, мы его называем задачником. Хотелось что-то полегче. Не «Битрикс», потому что для людей на производстве он сложный.
Я искала какую-то такую программу, чтобы в ней было легко и просто работать. И глобально, чтобы мы как-то туда бизнес-процессы записали. История была такая. Подразделений у нас много: производство, кондитерский цех, HR, отдел бухгалтерии, и надо чтобы между собой все друг друга слышали.
А у нас иногда терялись задачи. Общение было в почте, это жутко неудобно, потому что искать надо то, что тебе нужно, и всё остальное. То есть, мне прислали, допустим, неделю назад файл, и всё, я его потеряла. А у нас очень много задач, очень много новинок, еще чего-то. Сейчас параллельно запускаем кондитерский цех, на B2B рынок выходим.
И по этой причине просто друг друга не слышали, задачи терялись, и нужно было всё куда-то собрать, чтобы мы слышали друг друга и видели задачи.
Скажите, пожалуйста, Ирина, кто занимался контролем сотрудников?
Такого чёткого контроля не было. У нас был проведён очень большой аудит по кадровому делопроизводству, потому что специалисты, которые на аутсорсе, выполняли обязанности свои не до конца. Их никто не контролировал. То есть, не было такого специалиста, который придёт, там, раз в неделю и по чек-листу проверит, все ли документы в отделе кадров ведутся.
«Подразделений у нас много: производство, кондитерский цех, HR, отдел бухгалтерии, и надо чтобы между собой все друг друга слышали».
У вас была внедрена оргсхема? Регламенты?
У нас сейчас запускается новый цех, и по нему как раз прописываем эту всю историю, алгоритм работы пошаговый. Новый процесс всегда сбоит, и так как у нас там 6 отделов участвует, это порядка 10 человек, даже больше, это сложно. Кто-то сказал по-своему, потом второй тоже по-своему, информация искажается. Мы сейчас запускаем новое направление и как раз всё регламентируем в «Кванте»: то есть, все шаги, задачи и пр.
Где-то ещё часть на почте, конечно, лежат, я запрашиваю старые регламенты, которые раньше были введены, и их как раз не могут найти. Они лежали где-то в каком-то файле, может, на Google-диске, не были формализованы.
И еще что важно, что они не были все в одном месте. Документы по бухгалтерии, они где-то там в бухгалтерии и хранятся. Раньше невозможно было подключиться, посмотреть, как отпускные начисляются, сейчас это как раз полегче стало, удобнее.
Расскажите, а почему выбрали работать именно с нами?
В моей практике много программ было. А потом я посмотрела интервью Соколовского, и там была рекламная интеграция ваша. Я подключилась по QR-коду, всё максимально просто было, легко, я лежала вечером, навела камеру, и там всё очень доступно объяснено было.
Я поняла, что это хорошая альтернатива Trello для меня, потому что программа лёгкая. И я зашла, попробовала, все показалось очень удобным и доступным, не было заморочек, что, куда, чего, как.
Мне подключили пробную версию, я сразу протестировала, мне всё понравилось.
Как вы внедряли систему? Были какие-то сложности?
Сложности, конечно, бывают. Когда люди — производственники, знаете, взрослые, закоренелые, со своими устоями, сложно сломать систему. Им автоматизация даётся сложно. Я вам даже о себе скажу, что тяжело заходит искусственный интеллект, хотя мы понимаем, что надо в работу брать, а тяжело, и не все успеваем.
Вот, и по этой причине я понимала, что будет сложно, но мы ребятам сказали, мол, не переживайте. Зачастую руководителям высшего звена сложно, но я на собственном примере обкатала, что ребят, это не сложно, я всем всё расскажу, всё покажу, это очень легко и просто. И в целом я могу сказать, что, ну, было сложно, но не сильно. Ребята работают в целом нормально, просто какие-то возражения были такие сиюминутные. 5 стадий принятия просто проходили.
Но мы за месяца два справились. Мы начали по-тихоньку, сначала одних людей подключили, потом других, и более-менее процесс пошел.
«Я попробовала программу, все показалось очень удобным и доступным, не было заморочек».
Какой вы результат получили?
Первое, чем удобна программа, и чем мы пользуемся — это задачи. Я, так сказать, не сижу на месте, туда-сюда езжу, и полезно, что можно задачу в телефоне поставить. Раньше я всё время в ежедневник закидывала идею или ещё что-то, а сейчас я захожу прямо в «Квант», нажимаю плюс, просто в виде бреда пишу там, не знаю «купить рамки», и я точно знаю, что не забуду эту историю.
Что еще: каждое утро я приезжаю в офис, пью кофе и захожу в «Квант», чтобы распланировать свой день. Я чётко знаю, какие дела у меня есть, какие-то удаляю, которые не подходят, какие-то добавляю. У меня всё теперь в одном месте, теперь я не теряю.
Мы туда можем писать и личные дела: купить хлеба, купить масло, заплатить налоги, позвонить бухгалтеру своему. Это как раз история о том, что ты очень хорошо можешь свои задачи все прописать.
Что еще классно, что люди начинают тайм-менеджмент изучать. У меня главный бухгалтер как-то посмотрела в программу, а у неё 70 дел было не закрытых. Я сказала: мы объясняли, садитесь с утра, раскидывайте дела, передвигайте их.
И эта история передвижения дел, на самом деле, очень полезная: ты дела передвигаешь и понимаешь, как ты прокрастинируешь, как постоянно откладываешь, откладываешь... И когда ты видишь, что уже 23-й раз передвигаешь, тебе становится уже самой неудобно, человек же ответственный, вроде :)
Или вот когда мы сидим, болтаем, я сотрудникам могу сказать: поставь задачу мне. Мне поставят, и я знаю, что про неё не забуду. Удобно, что это всё под рукой, это всё тебя организует.
Ну, и все бизнес-процессы описаны, мы с коллегами всегда на связи, задачу написали, все друг друга видим, движение максимально удобное, а главное — всё в одном месте.
Скажите, удалось уйти от операционного контроля?
Мы перестали терять задачи, перестали забывать задачи. Конечно, всё равно бывают задачи, когда ты во главе, а другие просто сидят в кустиках и смотрят. Ждёшь от них реакции, дергаешь. Но мы все друг у друга в задачах есть, и поэтому уже, как говорится, сильно-то в кустиках не спрячешься, всё равно придётся эту задачу сделать.
Самое главное для меня, что задачи просто стали больше и лучше выполняться, и мы больше задач друг друга знаем.
У меня работала одна сотрудница на должности директора по персоналу, и мы как раз вместе сидели с ней в офисе, мы прописали полностью её должность, функционал, регламенты, всё-всё-всё. Потом она ушла, мы взяли нового сотрудника на её место, и она абсолютно точно знает, что делать. То есть, у неё прописаны повторяющие задачи, все напоминалки стоят, все регламенты под рукой.
Инструкции, которые на бумажке напечатаны, к сожалению, не очень работают. А когда ты эти должностные инструкции, грубо говоря, перенесла в повторяющиеся задачи, и ты знаешь, что каждый вторник ты звонишь этому, каждую среду тому, то это прямо вообще мегакруто.
Вы бы посоветовали бы нашу систему предпринимателю?
Да, однозначно. Я уже советовала, уже ещё одну организацию подключила к «Кванту» (я просто менеджер того проекта, раз в неделю появляюсь там), вот, и мы там тоже систематизировали все встречи, все задачи.
Ребят, это интервью не проплачено, мне за это не платили :) Наша компания выросла, и «Квант» — это частичка, которая помогла нам это сделать. Все потому, что бизнес-процессов много, людей много, много сложных вопросов, и эта история просто немножечко нам облегчила жизнь, однозначно. Становится чуть легче, мы знаем, куда движемся, и всё остальное.
Рекомендую систему компаниям, где есть от 5 человек, программа классная тем, что ты покупаешь на одного человека место. Внутренний человек, который команду контролирует, это вообще там недорого. Я считаю, что от 5 человек можно спокойно эту программу внедрять.
Для меня самое главное преимущество в том, что все регламенты прописаны, все повторяющиеся задачи, всё просто, легко и прозрачно. Все документы, все ссылки, всё туда вообще ложим. Мы храним всё на Google-диске, но все ссылки мы дублируем обязательно в «Квант», чтобы я зашла, регламент почитала и нашла правильный документ, который мне нужен.
«Наша компания выросла, и «Квант» — это частичка, которая помогла нам это сделать».