«В системе наглядно видно, на каких этапах происходят заторы»
Хотите так же?
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Станислав Канзычаков
HD_School
До и после внедрения РУС КВАНТ
До внедрения:
- управление задачами в хаотичном формате;
- не было интуитивно понятной системы для ведения проектов;
- некоторые задачи не выполнялись, по ним срывались сроки;
- оргструктура и регламенты были, но требовали доработки;
- на Google-дисках было сложно найти нужную информацию.
После внедрения:
- внедрена работающая система, включающая оргструктуру, повторяющиеся задачи и регламенты;
- у руководителей освободилось время от контроля;
- нужные документы и регламенты теперь хранятся в одном месте;
- благодаря чётким бизнес-процессам и и инструкциям новым сотрудникам легче адаптироваться;
- более эффективное управления компанией.
О компании
У Станислава онлайн-школа компьютерной графики и цифрового рисунка. На рынке с 2020 года. Пригласили владельца поделиться своим честным отзывом о сервисе «Квант» и работе с нами. Он рассказал, как ему удалось освободить время на развитие бизнеса, а также за счет чего новые сотрудники теперь быстрее адаптируются в компании:
С какими проблемами в управлении сталкивались до внедрения сервиса «Квант»? С чем к нам обратились?
В поисках, так сказать, удобной системы, где можно вести задачи, чтобы было все приятно по визуалу. Под словом «приятно» понимаю, что должно быть удобно, интуитивно. Вот. Потому что в некоторых системах не очень интуитивно понятно, что и как делать. Я обращался за такой системой, где можно вести и повторяющиеся задачки, и проекты, и в будущем, может быть, бизнес-процессы какие-то описать. Мой запрос такой был.
Кто в компании занимался контролем?
Я и руководители. Но это было в хаотичном формате таком. Если не контролировать, задачи не выполнялись (или вообще не ставились), и сроки срывались.
Скажите, раньше у вас была оргсхема / регламенты?
Да, в каком-то виде это было внедрено. Я скажу так: и сейчас ещё над этим работаем, потому что чем больше информации, тем больше хочется что-то изменить, улучшить, направить в более верное русло :)
Да, была система, описанная оргструктура на Google-диске, в PDF-формате, по-моему, и всё. Регламенты были, но, вот, регламенты остаются таким рабочим вопросом, в связи с отсутствием большого количества опыта. А так, вели в каком-то виде на Google-диске, в документах. Сейчас, скажу так, с этим продолжаем работать, но удобно, что в одном месте всё это находится, теперь легче искать.
Что подтолкнуло вас ко внедрению нашей системы?
Слишком много актуальных задач в моменте, и хотелось разобраться, есть ли какие-то наиболее приоритетные, может, мы что-то делаем, что не нужно делать вообще. В общем, большое количество задач подтолкнуло.
Как вообще у вас проходил этап внедрения? Было ли вам сложно?
Конечно :) Чтобы внедрять эффективно какие-то инструменты, нужно понимать, какие процессы и в каком порядке выполняются. Но немножко понятнее стала система внедрения.
Вот, просто у меня формат был такой, что если нам нужно выполнять какой-то процесс, я просто находил специалиста, который это сделает. И, соответственно, я сам глубоко не погружался. Конечно, я был настроен, что если придётся куда-то вникнуть с головой, я вникну, но если можно было это сделать с кем-то в сотрудничестве, то я так и делал, пока результаты не остановились.
Вот, и отсюда сложность, потому что все процессы я не знаю. Вот, я до сих пор все не знаю и не представляю, что можно знать все процессы. Даже в своей компании.
Но уже большое преимущество, что регламенты, так сказать, написаны пером. И сразу можно логику проверить. В первое время я, по сути, старался выдумать, что у нас как работает, в каком формате, и когда передал это своей команде, сотрудникам, заполнить повторяющиеся задачи, я понял, что там была просто работа ради работы, хаос. Снова начинали переделывать регламенты, но хотя бы это стало видно мне! Поэтому нравятся регламенты тем, что всегда в одном месте все можно зайти.
В Google-диске каждый отдел ведёт, как ему удобно, и в их папках пока разберёшься, где что искать, это была проблема! То же самое с повторяющимися задачами. Поэтому они хотя бы редактируются теперь и приобретают, так сказать, смысл уже. Уже более даже реально работать по ним.
«Если нам нужно выполнять какой-то процесс, я просто находил специалиста, который это сделает. Я так делал, пока результаты не остановились».
Скажите, есть ли какая-то идея, какая вам запомнилась на обучении?
Слушайте, ну, повторяющиеся задачи — хороший кейс, приятно было услышать, что это не моя личная, так сказать, проблема, и что этот инструмент для таких как я и существует. Ну, и мы — молодая компания, сотрудники есть, кто совсем без опыта, даже большое количество.
Вот, все борются с рутиной, а я наоборот к ней стремлюсь. И поэтому хорошо было увидеть, что есть конкретный инструмент, где можно ставить конкретные сроки, и эта задача будет повторяющаяся. А в будущем, я думаю, накопить их все и ими жонглировать: смотреть, редактировать сроки, может, какие-то задачи объединять в одну или в группу, выстраивать цепочки и т. д. На это я очень сильно делаю ставку на будущее, это сократит время той же рутины, которая всех пугает. Я надеюсь, все будет позитивно.
Я хочу, чтобы мы от «операционки» просто кайфовали, сидели спокойненько, заполняли. Вокруг всё взрывается, а ты зашёл, позаполнял, свои задачи повыполнял — и всё :)
Скажите, чем занимаетесь сейчас в компании?
Если честно, развитием, поиском новых инструментов, решением проблемных мест, например, в рекламе. Для нас это как кровь в организме, без неё нам никуда, вот, но она, такая, с меняющимися трендами. Очень быстро приходится искать новые инструменты, упаковывать всё. Но, опять же, чувствуется мне, что там тоже много повторяющихся задач, которые можно описать, вот, поэтому занимаюсь злободневно.
Как думаете, кому стоит внедрять систему «Квант»?
Ну, всем, у кого есть какие-то процессы, которые выполняются по одному сценарию. Это очень удобно, потому что повторяющиеся задачи описать, а по ним регламенты, прикрепить туда описания, да, чтобы не объяснять каждому сотруднику новому. Или тот, кто переходит с одной должности на другую, может так сократить своё время на обучение специалистов. На адаптацию. На моей практике так и получилось: очень много времени уходит на рассказы одного и того же новым сотрудникам.
И не могу сказать, что у нас какая-то такая уникальная информация, которая будет непонятна кому-то без опыта, всё можно простым доступным языком рассказать и освободить своё время.
Очень удобно, что в регламентах есть тесты. Я думаю, для адаптации это очень удобный инструмент. Это экономия времени руководителей, старших сотрудников, кто курирует каких-то младших сотрудников, это очень удобно, и мы этим планируем тоже более глубоко заниматься.
В общем, всем, кому надоело повторять одно и то же, рекомендую обратить и уделить своё внимание тому, чтобы оттачивать какие-то моменты, которые больше всего беспокоят. Где кажется либо руководителю, либо собственникам, что это слабое место, что там можно, например, быстрее. Всё наглядно будет видно, на каких этапах происходят заторы. И, соответственно, можно будет над этими этапами только работать, а не работать над всеми бизнес-процессами.
«Советую всем, у кого есть какие-то процессы, которые выполняются по одному сценарию».