Преимущества, примеры и этапы автоматизации бизнес-процессов
«Рутина» выполняется сама собой, без участия человека или с минимальным участием. Количество ошибок из-за невнимательности или забывчивости минимизировано. Сотрудники вместо выполнения механических задач раскрывают свой потенциал, реализовывают больше идей, и прибыль компании растет.
Мечта, правда? И воплотить ее в жизнь помогает автоматизация бизнес-процессов.
Мечта, правда? И воплотить ее в жизнь помогает автоматизация бизнес-процессов.
Сегодня будем рассматривать, что такое автоматизация, как ее внедрить, при помощи каких инструментов, и как это поможет бизнесу.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Автоматизация — это перенос рутинных задач в автоматизированные системы, чтобы они выполнялись без участия (или почти без участия) человека. Например, можно автоматизировать выставление счета, общение с клиентами, рассылки, подсчет прибыли и пр.
В чем преимущества автоматизации?
Экономия времени. Один раз настроили — и процесс выполняется автоматически. Освободившееся время можно уделить более важным, требующим компетенций делам: более качественно проработать контент, продукт и пр.
Экономия средств. Настройка автоматизации иногда требует вложений, но через время полностью себя окупает и обходится значительно дешевле, чем рабочее время сотрудника(ов).
Увеличение прибыли. Если автоматизация правильно настроена, клиент получит свой товар/услугу быстро, работа будет комфортной. Это ведет к увеличению прибыли.
Минимизация ошибок из-за невнимательности сотрудников. Например, если менеджер оформляет заказ, и у него в системе уже есть населенные пункты и отделения почты, ему достаточно просто выбрать их из списка. Гораздо меньше вероятность, что он не расслышит и, например, неправильно запишет улицу.
В бизнесе не бывает мелочей. Даже элементарная ошибка в виде неправильно записанной улицы может стоить компании клиента.
И каждая такая мелочь — недозаработанная прибыль.
И каждая такая мелочь — недозаработанная прибыль.
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Продажи
Какие основные возможности программ для автоматизации:
- учет заказов с закреплением ответственного сотрудника;
- учет клиентов с сохранением истории взаимоотношений;
- учет продаж с автоматическими подсчетами ключевых показателей;
- контроль движения клиента по воронке продаж;
- готовые речевые модули, КП, опросники для работы;
- автоматические отчеты, прогнозирование спроса и предложения.
Пример
Как работает менеджер по продажам без CRM-системы? Данные о клиенте вносятся в лучшем случае в Excel, напоминания о перезвонах записываются в блокноте, о выставлении счета нужно писать бухгалтеру. На каждом этапе есть вероятность, что задача забудется, потеряется, и компания потеряет деньги. Руководителю сложно контролировать менеджеров и анализировать, на каком этапе сорвалась сделка.
При работе в CRM-системе этих проблем нет. Вся информация о сделках и клиентах хранится в одном месте, по каждой задаче есть ответственный, видно сроки и результаты. Система автоматически присылает уведомления и напоминания, вероятность забыть или потерять что-то близка к нулю. Отчеты формируются автоматически, руководитель видит слабые места воронки продаж и знает, на чем сделать акцент в обучении.
При работе в CRM-системе этих проблем нет. Вся информация о сделках и клиентах хранится в одном месте, по каждой задаче есть ответственный, видно сроки и результаты. Система автоматически присылает уведомления и напоминания, вероятность забыть или потерять что-то близка к нулю. Отчеты формируются автоматически, руководитель видит слабые места воронки продаж и знает, на чем сделать акцент в обучении.
В маркетинге можно автоматизировать:
- рассылки по e-mail, SMS, в мессенджеры;
- работу с контентом (например, автоматическая публикация статей/постов);
- учет лидов и дальнейшую обработку;
- сбор и подсчет данных о количестве касаний с клиентом и каналах продвижения;
- подготовку предложений для разных сегментов целевой аудитории и т.д.
Маркетинг
Пример
Рассмотрим пример с автоматизацией рассылок. Только с помощью этого инструмента можно повысить уровень вовлеченности аудитории, увеличить количество продаж и оказать положительное влияние на репутацию бренда.
Например, можно формировать и отправлять письма в зависимости от действий пользователя на сайте. Клиент оставил товар в корзине, но отвлекся и не завершил покупку — ему отправляется письмо с напоминанием о товаре и предложением скидки, он возвращается и приобретает. Клиент доволен, и вы в плюсе. Ведь если бы письмо его не «догнало», скорее всего, он бы и забыл про вас.
Например, можно формировать и отправлять письма в зависимости от действий пользователя на сайте. Клиент оставил товар в корзине, но отвлекся и не завершил покупку — ему отправляется письмо с напоминанием о товаре и предложением скидки, он возвращается и приобретает. Клиент доволен, и вы в плюсе. Ведь если бы письмо его не «догнало», скорее всего, он бы и забыл про вас.
Бухгалтерия
Что можно автоматизировать:
- работа с документами (подготовка реализаций, платежных поручений, кадровых документов);
- расчет зарплат;
- расчет налогов, перепроверка данных, отчетность и т.д.
Пример
Для примера возьмем учет доходов и расходов компании. Бухгалтер по причине усталости или невнимательности может ошибиться, неправильно внести данные из банковских выписок. При этом если ошибка не была обнаружена сразу, возможны негативные последствия в виде штрафов, проблем с налоговой и др.
Программы для учета расходов и доходов компании позволяют исключить человеческий фактор. Создавать электронные таблицы и документы, безошибочно заполнять данные из банковских выписок, вести подсчеты, генерировать отчеты и многое другое. Кроме того, в них есть функция анализа данных, что позволяет быстро определять текущее финансовое состояние компании и прогнозировать будущие доходы и расходы.
Программы для учета расходов и доходов компании позволяют исключить человеческий фактор. Создавать электронные таблицы и документы, безошибочно заполнять данные из банковских выписок, вести подсчеты, генерировать отчеты и многое другое. Кроме того, в них есть функция анализа данных, что позволяет быстро определять текущее финансовое состояние компании и прогнозировать будущие доходы и расходы.
Тенденции в автоматизации бизнес-процессов
Последнее время все популярнее становятся low-code платформы. Они позволяют создавать корпоративные приложения с минимальным программированием «вручную». Приложения моделируются в специальных конструкторах, а типовые задачи решаются с использованием готовых скриптов.
С помощью этих платформ описывать и автоматизировать БП гораздо легче. Плюс вносить изменения и предлагать идеи для усовершенствования бизнес-процесса может любой сотрудник, не обязательно IT-специалист.
С помощью этих платформ описывать и автоматизировать БП гораздо легче. Плюс вносить изменения и предлагать идеи для усовершенствования бизнес-процесса может любой сотрудник, не обязательно IT-специалист.
По прогнозу Gartner, в 2024 году 66% всех корпоративных приложений будут моделироваться на low-code платформах.
Этапы автоматизации БП
Шаг 1: Определить цели автоматизации
Сама автоматизация — не цель. Целью могут быть:
✅ более эффективная работа бухгалтера
✅ увеличение объемов производства
✅ рост продаж какого-то продукта или на определенном участке воронки
✅ сокращение штата
✅ рост прибыли за счет сегментации ЦА и персонализированных рассылок
и другие
Выбирайте, какие бизнес-процессы будете автоматизировать, исходя из цели.
✅ более эффективная работа бухгалтера
✅ увеличение объемов производства
✅ рост продаж какого-то продукта или на определенном участке воронки
✅ сокращение штата
✅ рост прибыли за счет сегментации ЦА и персонализированных рассылок
и другие
Выбирайте, какие бизнес-процессы будете автоматизировать, исходя из цели.
Шаг 2: Выбрать между оптимизацией и автоматизацией
Например, вы определили, что ваша цель сейчас — увеличить конверсию «холодных» звонков. В некоторых случаях для решения этой задачи достаточно улучшить скрипт.
Еще пример: в продажах часто есть много лишних этапов, согласований, которые можно убрать без ущерба для процесса. Если это сделать, БП уже станет быстрее и дешевле.
А если процесс у вас уже оптимизирован, и компания стремительно развивается, то тогда можно переходить к выбору сервиса для автоматизации.
Еще пример: в продажах часто есть много лишних этапов, согласований, которые можно убрать без ущерба для процесса. Если это сделать, БП уже станет быстрее и дешевле.
А если процесс у вас уже оптимизирован, и компания стремительно развивается, то тогда можно переходить к выбору сервиса для автоматизации.
Шаг 3: Выбрать ПО
Изучите функционал ПО и протестируйте в работе. Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период, в течение которого вы определите, насколько программа/сервис подходит вашему бизнесу.
Шаг 4: Внедрить подходящее ПО
Какие есть способы автоматизации:
1. Внедрить ПО самостоятельно.
Плюсы в том, что:
✅ нет дополнительных расходов;
✅ сотрудники понимают специфику бизнеса;
✅ лучше автоматизировать своими силами, чем никак.
2. Доверить внедрение экспертам.
Плюсы в том, что:
✅ у эксперта есть опыт внедрения;
✅ эксперт сделает все быстрее, и не будет «просадки» по вашим задачам;
✅ он разбирается в функционале и сможет подобрать ПО подходящее именно вашему бизнесу.
1. Внедрить ПО самостоятельно.
Плюсы в том, что:
✅ нет дополнительных расходов;
✅ сотрудники понимают специфику бизнеса;
✅ лучше автоматизировать своими силами, чем никак.
2. Доверить внедрение экспертам.
Плюсы в том, что:
✅ у эксперта есть опыт внедрения;
✅ эксперт сделает все быстрее, и не будет «просадки» по вашим задачам;
✅ он разбирается в функционале и сможет подобрать ПО подходящее именно вашему бизнесу.
Как мы уже выяснили, автоматизированный процесс — это тот, который выполняется без участия человека или с минимальным участием. И, конечно, вспомогательные программы в каждой области уже упростят работу и сэкономят время. При этом чтобы ваш бизнес работал как часы, кроме них должна быть общая связующая система автоматизации бизнес-процессов.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Рассмотрим на примере. Допустим, вы пользуетесь Trello, это отличный сервис, вы можете отследить задачи, ответственных и сроки по ним. Но вот у вас произошла ситуация: сотрудник техподдержки не отвечает каждый день на запросы клиентов. Задача просрочена, собственник/руководитель это видит, и ему приходится несколько раз напоминать до того момента, пока она не выполнится. Вроде, частично программа работу облегчила, но масса времени все равно тратится впустую.
Единая система для автоматизации БП
При автоматизации бизнес-процесса важно, чтобы была общая система, которая бы позволяла:
Подробно о том, как описывать бизнес-процесс, читайте в этой статье. Запомните: нельзя автоматизировать то, что не описано. У вас должна быть описана цепочка действий от цели до конечного результата.
Описать бизнес-процесс
Прикрепить задачи
Допустим, у вас структура бизнес-процесса по публикации статей в издательствах выглядит так:
Отправить письмо редактору — Согласовать тему — Подготовить статью — Отправить статью — Статья опубликована
В идеале программное обеспечение позволяет к каждому этапу БП прикрепить задачу(и) и настроить его так, чтобы она ставилась автоматически. Закрыли коммуникацию «Согласовать тему» — система сразу сформировала новую, «Подготовить статью».
Отправить письмо редактору — Согласовать тему — Подготовить статью — Отправить статью — Статья опубликована
В идеале программное обеспечение позволяет к каждому этапу БП прикрепить задачу(и) и настроить его так, чтобы она ставилась автоматически. Закрыли коммуникацию «Согласовать тему» — система сразу сформировала новую, «Подготовить статью».
Также важно, чтобы ПО позволяло описывать повторяющиеся задачи. Те, которые повторяются изо дня в день, каждую неделю, месяц и т.д.
Если они будут генерироваться системой автоматически через указанный промежуток времени, это сэкономит время, а также ни одна задача не потеряется.
Если они будут генерироваться системой автоматически через указанный промежуток времени, это сэкономит время, а также ни одна задача не потеряется.
Избавиться от контроля
К сожалению, напоминания и уведомления в любой системе не гарантируют своевременное выполнение задач. В любом случае сотрудников нужно контролировать. Но контроль — это не функция предпринимателя.
Ее лучше делегировать коммуникатору. То есть, человеку, который будет контролировать «операционку», чтобы все дела доводились до конца.
Ее лучше делегировать коммуникатору. То есть, человеку, который будет контролировать «операционку», чтобы все дела доводились до конца.
Система РУС «Квант» станет для вашего бизнеса связующей системой, благодаря которой бизнес-процессы будут работать слаженно и без сбоев.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Автоматизируйте бизнес с РУС «Квант»
Это система, которая позволяет:
Система поможет вам минимизировать количество ошибок, сделать работу более эффективной и увеличить доход компании.
- описывать бизнес-процессы;
- прикреплять к ним задачи и автоматизировать их постановку;
- забыть про контроль: РУС «Квант» предоставляет коммуникатора, который напоминает сотрудникам о просроченных задачах.
Система поможет вам минимизировать количество ошибок, сделать работу более эффективной и увеличить доход компании.
Оставьте заявку на консультацию
И узнайте, как систематизировать ваш бизнес