Алгоритм + 5 принципов делегирования полномочий
Как перестать работать на износ по 18 часов в день и начать заниматься развитием компании? И возможно ли быть при этом быть уверенным, что все операционные процессы под контролем? Да, и в этом поможет делегирование полномочий.
Делегирование полномочий в менеджменте — это частичная передача обязанностей или функций другому сотруднику, чаще всего подчиненному. Необходимость делегировать возникает обычно тогда, когда в связи с ростом бизнеса у руководителя растет количество задач.
Делегировать пробовали все. Но мало кто успешно
Компаний много, «грабли» одни и те же. Сейчас расскажу, с какими проблемами сталкиваются руководители в процессе делегирования.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
«У меня получается лучше»
Я пытался делегировать, но сотрудники обычно делают хуже меня. В процессе работы над моей задачей они приходят ко мне с проблемами, и мне все равно приходится самому все разруливать.
Когда я вижу готовый результат, мне его нужно еще дорабатывать и переделывать. Зачем тогда все?
Когда я вижу готовый результат, мне его нужно еще дорабатывать и переделывать. Зачем тогда все?
Я понимаю, что делегировать нужно. Но также я понимаю, что для того чтобы сотрудник сделал работу нормально, мне надо потратить время на его обучение. И я бы с радостью, но на мне 1463 задачи, и если я что-то не успею, потеряю в деньгах.
Получается замкнутый круг: чтобы освободить время, надо его потратить, а как потратить, если свободного времени нет?
Получается замкнутый круг: чтобы освободить время, надо его потратить, а как потратить, если свободного времени нет?
«Нет времени обучать»
«Я уже пробовал делегировать, стало только хуже»
Вот, я передал некоторые задачи подчиненному в попытках разгрузить свой график. Он не справился.
И когда сроки уже подходили к концу, мой пул задач пополнился нерешенными делегированными задачами. Стало только хуже.
И когда сроки уже подходили к концу, мой пул задач пополнился нерешенными делегированными задачами. Стало только хуже.
Все эти ситуации случаются из-за неправильного делегирования. Как передавать задачи, чтобы получать ожидаемый результат, рассмотрим дальше.
При эффективном делегировании в выигрыше все
Собственник/руководитель разгружается и занимается стратегическими задачами. «Операционка» не требует внимания.
Сотрудники берут на себя больше ответственности, растут профессионально и замотивированы работать в компании. В коллективе эффективные и доверительные взаимоотношения.
Компания быстрее растет: снижаются риски срыва дедлайнов, общими усилиями работа выполняется быстрее и в большем объеме. В итоге и продукт более качественный, и амбициозных целей реализовывается больше.
Какие бывают виды полномочий?
Линейные
Линейные полномочия передаются от руководителя к подчиненному. Владелец компании может делегировать задачу линейному руководителю, а тот — рядовому специалисту.
Чтобы в этой цепочке не возникало путаницы, нужно придерживаться принципа единоначалия. Единоначалие в менеджменте — это принцип, который гласит, что сотрудник ответственен за выполнение задачи только перед своим непосредственным руководителем. «Вассал моего вассала — не мой вассал». Принцип действует и в обратном направлении: руководитель компании не может «перескочить» через линейного руководителя и поставить задачу напрямую сотруднику-исполнителю.
Чтобы в этой цепочке не возникало путаницы, нужно придерживаться принципа единоначалия. Единоначалие в менеджменте — это принцип, который гласит, что сотрудник ответственен за выполнение задачи только перед своим непосредственным руководителем. «Вассал моего вассала — не мой вассал». Принцип действует и в обратном направлении: руководитель компании не может «перескочить» через линейного руководителя и поставить задачу напрямую сотруднику-исполнителю.
Штабные
Штабные полномочия — право совместно решать задачи или советовать руководителям, которые наделены линейными полномочиями. Здесь принцип единоначалия может не соблюдаться.
Есть 3 вида штабных полномочий:
Координационные – это коллективное совместное принятие решений на совещаниях, планерках, мозговые штурмах и т.д.
Рекомендательные – это рекомендация сотрудника команде другого отдела.
Например, штатный юрист может дать какие-то советы IT-специалистам. Формально IT-департамент юристу не подчиняется, но следует рекомендациям.
Контрольно-отчетные – это аудит, проверка деятельности компании или работы каких-то отдельных сотрудников.
Например, бухгалтер ведет учет финансовых потоков. Он может запросить у других сотрудников отчеты о расходовании денег.
Есть 3 вида штабных полномочий:
Координационные – это коллективное совместное принятие решений на совещаниях, планерках, мозговые штурмах и т.д.
Рекомендательные – это рекомендация сотрудника команде другого отдела.
Например, штатный юрист может дать какие-то советы IT-специалистам. Формально IT-департамент юристу не подчиняется, но следует рекомендациям.
Контрольно-отчетные – это аудит, проверка деятельности компании или работы каких-то отдельных сотрудников.
Например, бухгалтер ведет учет финансовых потоков. Он может запросить у других сотрудников отчеты о расходовании денег.
5 принципов эффективного делегирования
1. Принцип «диапазон контроля». Он означает, что должно быть оптимальное количество подчиненных, которым вы можете передать свои обязанности.
2. Принцип разделения ответственности. Делегировать — не значит передать ответственность подчиненному и забыть про задачу. Да, вовлеченность и качественное выполнение дела лежит на плечах исполнителя, но руководитель должен контролировать работу и отвечать за результат.
3. Принцип соблюдения прав и обязанностей. Недопустимо взвалить на сотрудника функции, которые не прописаны в трудовом договоре. Или поручить ему задачу, требующую коллективного решения, если у него нет права управлять.
2. Принцип разделения ответственности. Делегировать — не значит передать ответственность подчиненному и забыть про задачу. Да, вовлеченность и качественное выполнение дела лежит на плечах исполнителя, но руководитель должен контролировать работу и отвечать за результат.
3. Принцип соблюдения прав и обязанностей. Недопустимо взвалить на сотрудника функции, которые не прописаны в трудовом договоре. Или поручить ему задачу, требующую коллективного решения, если у него нет права управлять.
4. Принцип задействования самого низкого уровня. Если с задачей может справиться низкоквалифицированный сотрудник, то ее нужно делегировать. Тратить время руководителя на рутину — большое расточительство.
5. Принцип промежуточного контроля. Если вы делегировали объемную задачу, разделите ее на этапы и контролируйте результаты на каждом из них.
5. Принцип промежуточного контроля. Если вы делегировали объемную задачу, разделите ее на этапы и контролируйте результаты на каждом из них.
Алгоритм делегирования. Как передать задачу, чтобы сотрудники не «наломали дров»
Шаг 1: Выбрать задачу
Здесь упомяну важный нюанс: задачи из второй колонки передавать нельзя, но можно попросить коллег о помощи. К примеру, вам нужно определить, какие направления в организации развивать в первую очередь. Вы не можете это делегировать директору по маркетингу, но можете собрать руководителей всех департаментов на совещание и на основе общих идей принять решение.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Шаг 2: Выбрать исполнителя
У сотрудника для выполнения задачи должны быть:
Уровень задания должен соответствовать уровню специалиста, либо чуть ниже, если вы планируете его обучить.
- соответствующие задаче компетенции;
- ресурсы и полномочия для ее выполнения;
- достаточное количество времени.
Уровень задания должен соответствовать уровню специалиста, либо чуть ниже, если вы планируете его обучить.
Шаг 3: Объяснить суть
Объясните:
Дайте инструкцию по выполнению задачи, если сотрудник впервые с ней сталкивается.
Все договоренности фиксируйте в письменном виде. Чтобы 100% задач, которые вы делегируете, выполнялись, нужна единая среда для коммуникаций.
В идеале — программа, в которой вы будете ставить задачи, обсуждать их и контролировать. В этом плане не подходят мессенджеры и соцсети: в чатах легко что-то потерять, забыть и не найти. Лучше пользоваться как минимум задачником, лучше — IT-системой, или программным обеспечением, которое заточено под вас.
- цель задачи;
- зону ответственности;
- ожидаемый конечный результат;
- дедлайн.
Дайте инструкцию по выполнению задачи, если сотрудник впервые с ней сталкивается.
Все договоренности фиксируйте в письменном виде. Чтобы 100% задач, которые вы делегируете, выполнялись, нужна единая среда для коммуникаций.
В идеале — программа, в которой вы будете ставить задачи, обсуждать их и контролировать. В этом плане не подходят мессенджеры и соцсети: в чатах легко что-то потерять, забыть и не найти. Лучше пользоваться как минимум задачником, лучше — IT-системой, или программным обеспечением, которое заточено под вас.
Шаг 4: Обсудить сроки сдачи промежуточных результатов
К примеру, нам нужно делегировать создание landing page, продающей страницы. Установите для этой задачи точки контроля, например:
Запланируйте, к какому сроку должен быть готов результат по каждому этапу и назначьте даты. Обсуждайте проект согласно утвержденному плану: гиперконтроль демотивирует сотрудников, а недостаточный контроль может привести к нежелательному результату.
- Готов прототип
- Готовы тексты
- Готов дизайн
- Выполнена верстка
- Опубликовано
Запланируйте, к какому сроку должен быть готов результат по каждому этапу и назначьте даты. Обсуждайте проект согласно утвержденному плану: гиперконтроль демотивирует сотрудников, а недостаточный контроль может привести к нежелательному результату.
Шаг 5: Оценить результат, дать обратную связь
Обсудите, насколько качественно была выполнена работа. Дайте рекомендации, инструкции, материалы, которые помогут в следующий раз сделать лучше.
Если задача не выполнена, есть 2 способа провести работу над ошибками:
1. Директивный — сказать, что исправить, как сделать в следующий раз. Подходит в основном для новичков.
2. Коучинговый — при помощи вопросов «заставить» сотрудника самостоятельно прийти к нужным выводам. «Как думаешь, почему не получилось?», «Как бы можно было сделать?». Этот способ хорош для опытных сотрудников и узкопрофильных специалистов, которые базово разбираются в вопросе.
Если задача не выполнена, есть 2 способа провести работу над ошибками:
1. Директивный — сказать, что исправить, как сделать в следующий раз. Подходит в основном для новичков.
2. Коучинговый — при помощи вопросов «заставить» сотрудника самостоятельно прийти к нужным выводам. «Как думаешь, почему не получилось?», «Как бы можно было сделать?». Этот способ хорош для опытных сотрудников и узкопрофильных специалистов, которые базово разбираются в вопросе.
Как сделать так, чтобы сотрудники не «навешивали обезьян»?
Про обратное делегирование
Есть такой термин как обратное делегирование. Представьте: вы поручили подчиненному задачу, а он через время приходит к вам и говорит «Помогите мне», «У меня проблема», «А как лучше сделать…?».
Вы соглашаетесь и обещаете подумать, как это решить. В этот момент вам вернули задачу — это и называется обратное делегирование.
Представьте, что когда вы согласились, вам на шею повесили обезьяну. Потом еще один сотрудник сделал так же. Потом еще один. Обезьян все больше, с каждым днем все тяжелее, многие дела вам все равно приходится решать самостоятельно.
Вы соглашаетесь и обещаете подумать, как это решить. В этот момент вам вернули задачу — это и называется обратное делегирование.
Представьте, что когда вы согласились, вам на шею повесили обезьяну. Потом еще один сотрудник сделал так же. Потом еще один. Обезьян все больше, с каждым днем все тяжелее, многие дела вам все равно приходится решать самостоятельно.
При помощи регламента «Принятое решение». В любых нестандартных случаях когда сотруднику нужна ваша консультация, просите его приходить с заполненным документом, где есть 3 поля:
1. Ситуация. Кратко описать суть.
2. Данные. Исчерпывающие данные, на основании чего было принято решение.
3. Предлагаемое решение.
1. Ситуация. Кратко описать суть.
2. Данные. Исчерпывающие данные, на основании чего было принято решение.
3. Предлагаемое решение.
Как от этого уйти?
Например:
1. Ситуация. Дизайнер задерживает креативы
2. Данные. Дизайнер Иван должен был подготовить креативы к 3.02, но не прислал и не выходит на связь.
3. Предлагаемое решение. Так как завтра старт рекламной кампании, предлагаю доверить создание креативов подрядчику. Смогу найти в течение дня. Стоимость — n руб.
Как результат — сотрудники будут приходить к вам не с проблемами, а с решениями. При таком раскладе большая часть обращений вообще пропадет. А когда нестандартная ситуация все-таки возникнет, ваше время и внимание не будет уходить на анализ ситуации и выяснение деталей. Вы только утвердите или отклоните решение.
Как результат — сотрудники будут приходить к вам не с проблемами, а с решениями.
Система для делегирования без контроля 24/7
Система РУС «Квант» позволяет облегчить процесс делегирования и освободить ваше время и внимание. Рассказываю, за счет чего.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
В РУС «Квант» есть:
1. Регламенты и инструкции. Они прикрепляются к каждой функции, это минимизирует процент обращений к вам. К тому же если ваш подчиненный уволится, новый сотрудник сможет самостоятельно по ним обучиться.
2. Функция «повторяющиеся задачи». Повторяющиеся задачи система будет формировать автоматически, без вашего участия. Ни одна из них не потеряется.
3. Коммуникатор. Вам предоставляется человек, который контролирует выполнение задач и напоминает сотрудникам о «просрочках».
Оставьте заявку на консультацию
И узнайте, как систематизировать ваш бизнес