Помощник руководителя: кто такой и какие задачи на него можно переложить

От помощника руководителя зависит, насколько эффективно будет использоваться время первых лиц в компании. Сможет ли предприниматель заниматься стратегией. Хорошо ли будет организована деловая поездка. И многое другое. Это правая рука руководителя, генерального директора или ТОПового управленца, поэтому к должности высокие требования, у нее много особенностей и нюансов, которые мы сегодня и разберем.

Как понять, что пора нанимать ассистента?

1

Масса мелких задач нагоняет на вас тоску
Вы испытываете усталость, стресс или профессиональное выгорание.
2

Вы занимаетесь низкоквалифицированными функциями
Например, бронирование отеля, заказ билетов, заполнение графика встреч и т. д.
3

Систематические завалы
Постоянные авралы не дают заниматься стратегией и масштабированием.
4

Вам не нравятся задачи
У вас организована работа, но задачи, которые вы выполняете, вам не нравятся.

Если вам это знакомо, значит, пора задуматься о найме ассистента. И первый вопрос — какие у него функции, что ему можно передать? Единый список обязанностей сформулировать невозможно, поскольку этот сотрудник может выполнять разные роли. Сейчас рассмотрим, какие.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Личный помощник руководителя: какие роли может выполнять

У большинства людей личный помощник начальника ассоциируется с секретарем, который приносит кофе и заказывает канцелярию. На самом деле в его обязанности входит набор функций, который называется административная поддержка.

Административная поддержка руководителя — это общее управление офисом: канцелярская работа, отчетность, обработка данных, коммуникации с клиентами и сотрудниками, управление проектами и др.

Рассмотрим, какие административные роли может выполнять персональный ассистент:

1. Специалист по делопроизводству — это человек, который занимается ведением документооборота. Частично он может выполнять функции секретаря: отвечать на звонки, письма, составлять расписание, общаться с посетителями, организовывать командировки и т. д.

2. Офис-менеджер: этот сотрудник снабжает офис всем необходимым, контролирует документооборот, помогает спланировать встречи, совещания и разные мероприятия. Также может выполнять функции секретаря.

3. Секретарь-референт: как правило, выполняет «механическую работу» — принимает телефонные звонки, ведет и систематизирует документацию, взаимодействует с посетителями, организовывает деловые поездки.

4. Секретарь-ассистент: это личный помощник, который выполняет функции специалиста по делопроизводству и частные поручения руководителя.

5. Бизнес-ассистент (business assistant) — кто это? Должность связана с наибольшей ответственностью. Это личный помощник генерального директора или управленца, он может принимать самостоятельные решения, искать подрядчиков, давать поручения и решать проблемы в рамках своих компетенций.

Какие обязанности у личного помощника руководителя?

Общие обязанности

⚡️ Обеспечение эффективной деятельности руководителя: организовывать встречи, составлять расписание, поддерживать порядок в рабочем кабинете, координировать деятельность сотрудников.

⚡️ Коммуникации: общаться с клиентами, партнерами, сотрудниками компании, принимать гостей, проводить переговоры, отвечать на звонки / письма, разбирать коммерческие предложения от потенциальных партнеров, принимать предложения и пожелания от работников.

⚡️ Аналитика и отчетность: составлять отчеты и запросы в разные отделы организации, собирать и анализировать данные, составлять резюме совещаний и встреч.

⚡️ Ведение документации.

⚡️ Обеспечение жизнедеятельности офиса (бумага, канцелярия, вода и т. д.).

⚡️ Управление проектами: контролировать выполнение задач и сроки, обеспечивать своевременную подготовку и предоставление необходимых документов и ресурсов.

⚡️ Сопровождение управленца в командировках и деловых поездках, помощь в их организации.

⚡️ Выполнение других рабочих поручений.

Дополнительные обязанности

Как правило, у ассистента руководителя функционал шире, чем у секретаря или администратора. Часто он выполняет какие-то дополнительные функции:

⚡️ переводит документы с иностранного языка;
⚡️ помогает решить бытовые вопросы в поездках: организовать трансфер, забронировать отель, оплатить питание и пр.;
⚡️ заменяет руководителя на мероприятиях.

Права и ответственность

Права помощника руководителя:

1. Право на доступ к конфиденциальной информации, связанной с бизнесом, клиентами, партнерами и т. д.

2. Участие в принятии решений, связанных с работой компании (окончательное решение принимает руководство компании).

3. Управление проектами: имеет право контролировать сроки, качество работы, использование ресурсов, давать распоряжения от лица руководителя.

4. Право на подписание документов: в соответствии с установленными правилами и процедурами, если ему предоставлены соответствующие полномочия.

5. Организация встреч и мероприятий.

6. Участие в обучении и развитии, информирование о возможностях оптимизировать работу, требование оптимальных условий для этого.

7. Получение информации от других сотрудников, которая нужна для выполнения обязанностей.

8. Участие в рабочих встречах руководителя.

9. Получение вознаграждения, установленного правилами компании.

Помощник руководителя несет ответственность за:

нанесенный компании ущерб из-за принятия некомпетентных решений;
разглашение конфиденциальных данных организации;
невыполнение или некорректное выполнение своих функций;
нарушение законов, произошедшее в процессе работы.

Ответственность, которую несет сотрудник, определяется соответственно трудовым законодательством, документами фирмы и действующим законодательством.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Какими компетенциями должен обладать персональный ассистент руководителя?

Навыки

1. Проактивность: умение брать на себя ответственность, сохранять самообладание, ставить цели и достигать результата, решать проблемы.

2. Коммуникативные навыки: умение слушать и слышать, договариваться, разруливать конфликты, грамотно вести деловую переписку и пр.

3. Владение офисными программами: электронная почта, текстовые редакторы, электронные таблицы, онлайн-системы управления проектами и т.д.

4. Тайм-менеджмент: эффективное управление своим и чужим временем, чтобы достичь всех целей организации в установленный срок.

5. Знание законодательства, а именно разделов, которые касаются административной и производственной деятельности компании.

6. Навыки ведения документооборота.

7. Владение иностранным языком (в некоторых случаях).

Личностные качества

Разумеется, помощник руководителя должен быть стрессоустойчивым, ответственным, инициативным и организованным. Этот список можно продолжать долго, поэтому давайте остановимся на ТОП-5 личностных качествах, которые характеризуют хорошего специалиста:

1. Преданность компании и руководителю.

2. Исполнительность, то есть способность быстро и точно выполнять возложенные поручения.

3. Соблюдение принципов профессиональной этики. Способность действовать в соответствии с правилами компании и не разглашать конфиденциальную информацию.

4. Креативное мышление, умение находить нестандартные решения ситуаций.

5. Трудолюбие.

Должностная инструкция помощника руководителя: как составить?

Жестких требований к составлению должностной инструкции ассистента руководителя нет, в законодательстве РФ процесс составления этого документа не регламентирован. Так что рассмотрим базовую структуру.

1. Общие положения. В этом разделе:

⚡️ опишите, какие требования предъявляете к соискателю;
⚡️ укажите порядок заключения и расторжения трудового договора;
⚡️ определите иерархию подчинения;
⚡️ укажите, на каких условиях будет происходить замещение сотрудника в период его отсутствия.

2. Должностные обязанности. Перечислите список обязанностей сотрудника. Описывайте не только основные функции, но и задачи, которые кажутся само собой разумеющимися: составление итогов встреч, информирование руководства о проблемах компании и т. д. Это поможет в дальнейшем избежать конфликтов и урегулировать споры.

3. Права. Перечислите права сотрудника в соответствии со списком, который мы с вами рассмотрели выше.

4. Ответственность. Укажите, за что сотрудник несет ответственность в соответствии со списком, который рассмотрели выше. Описывать меры ответственности за конкретные нарушения не нужно, обычно они определяются предметно в ходе работы.

На свое усмотрение вы можете добавить еще пару пунктов, например, описать условия труда.

Рекомендация от меня: внимательно подходите к составлению должностной инструкции. Не копируйте типовые образцы, они не учитывают нюансы работы вашего бизнеса и особенности сферы в целом.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Как найти хорошего помощника?

Где можно искать перспективных специалистов:

1. В своем окружении. Как минимум, расскажите своим близким и друзьям, что ищете помощника. Если вам удастся выбрать сотрудника из своего окружения, ему с большей уверенностью можно будет доверить конфиденциальную информацию.

2. Среди сотрудников компании. Возможно, у вас в подчинении есть люди, которые готовы освоить новые навыки и занять эту должность. Здесь преимущество в том, что они уже знают особенности сферы и бизнеса, а значит, быстрее включатся в работу.

3. На работных сайтах и в соцсетях. Размещайте вакансию не только на hh.ru, а и на других работных сайтах (Superjob.ru, Зарплата.ру, Работа.ру и др.). То же самое касается соцсетей: чем больше поток соискателей вы создадите, тем выше шансы найти подходящего именно вам сотрудника.

Ваш помощник быстрее адаптируется и будет эффективно работать, если все бизнес-процессы в компании будут описаны и систематизированы.

1. Регламенты и инструкции с регулярной проверкой знаний позволят новичку быстро освоиться, никого не отвлекая.

2. Программное обеспечение, в которое уже внесены повторяющиеся задачи, минимизирует человеческий фактор. Задачи не теряются, не забываются.

3. Сформированная идеология поможет специалисту найти свои мотиваторы и работать не только из-за денег, но и ради достижения совместных целей.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Систематизируйте бизнес в РУС «Квант»: узнайте гораздо больше инструментов для квантового роста и обучайтесь работе в системе, где задачи выполняются без вашего участия.

РУС «Квант» это:

1. Обучение управлению. Обучаем эффективному управлению организацией, персоналом и финансами.

2. Программное обеспечение. Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы, ставьте повторяющиеся задачи и будьте уверены, что 100% идей воплощаются.

3. Контроль. Предоставляем сотрудника-коммуникатора, который контролирует исполнительскую дисциплину в вашей компании.

Оставьте заявку на консультацию

И узнайте, как систематизировать ваш бизнес