ТОП-7 лучших методов и подходов в управлении проектами
Управлять проектами можно в разных системах, сервисах, да даже в WhatsApp. Только задачи теряются. Сроки сдвигаются. Иногда и проекты проваливаются. Как этого избегать? Как вкладываться в сроки и бюджет? Помогают в этом методологии управления проектами. Рассмотрим традиционные и гибкие решения, а также методы и методики, благодаря которым цель достигается быстрее и легче.
Методология — это набор методов, который приводит к результату — реализации проекта. Ее еще называют моделью.
Есть 2 основные методологии управления проектами: каскадная и гибкая. Они принципиально отличаются друг от друга, поэтому давайте подробнее изучим каждую из них, чтобы вы могли выбрать подходящую вашему бизнесу.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Модели управления проектами
Waterfall (каскадная)
Ее называют Waterfall, каскадная или водопадная. Это традиционная методология с линейным подходом, при котором работа по проекту разбивается на несколько этапов и выполняется последовательно. Закончили один этап — приступили ко второму, закончили второй — приступили к третьему.
Он незаменим в тех случаях, когда работу по проекту нужно выполнять последовательно, и нельзя запараллелить какие-то задачи.
Он незаменим в тех случаях, когда работу по проекту нужно выполнять последовательно, и нельзя запараллелить какие-то задачи.
Возьмем отстраненный пример. Когда нам нужно открыть дверь, мы:
Чтобы получить результат — открытую дверь — нам нужно выполнить все эти действия последовательно, это и есть «водопад».
- достаем ключ из кармана;
- вставляем ключ в замочную скважину;
- проворачиваем его один раз;
- вынимаем ключ.
Чтобы получить результат — открытую дверь — нам нужно выполнить все эти действия последовательно, это и есть «водопад».
Как правило, в традиционном менеджменте работа делится на 5 этапов:
✅ Инициация. Руководитель с командой совещаются, проводят планерки, обсуждают требования к проекту и конечный продукт.
✅ Планирование. Теперь команда планирует, как она будет создавать конечный продукт. Работа разделяется на этапы, для каждого определяется ожидаемый результат, сроки, технология его достижения. Формируется план.
✅ Реализация. На этом этапе выполняется основная работа по проекту. Исполнители согласно утвержденному плану создают продукт, а руководитель контролирует их деятельность по показателям.
✅ Тестирование. Команда и руководитель проверяют, соответствует ли продукт изначальным требованиям или стандартам. Если есть отклонения, то на этом же этапе происходят доработки.
✅ Завершение. Здесь все зависит от проекта. Этап завершения может выглядеть как простая демонстрация результатов заказчику или как долгие коммуникации с клиентам по улучшению продукта.
Это базовые шаги, вы можете по необходимости дополнять или убирать ненужные. В некоторых проектах достаточно 3 этапов, другим нужно гораздо больше. Преимущества «водопадной» методологии в ее четкости, последовательности, строгих ТЗ и инструкциях, заранее определенных требованиях и ожидаемых результатах.
✅ Инициация. Руководитель с командой совещаются, проводят планерки, обсуждают требования к проекту и конечный продукт.
✅ Планирование. Теперь команда планирует, как она будет создавать конечный продукт. Работа разделяется на этапы, для каждого определяется ожидаемый результат, сроки, технология его достижения. Формируется план.
✅ Реализация. На этом этапе выполняется основная работа по проекту. Исполнители согласно утвержденному плану создают продукт, а руководитель контролирует их деятельность по показателям.
✅ Тестирование. Команда и руководитель проверяют, соответствует ли продукт изначальным требованиям или стандартам. Если есть отклонения, то на этом же этапе происходят доработки.
✅ Завершение. Здесь все зависит от проекта. Этап завершения может выглядеть как простая демонстрация результатов заказчику или как долгие коммуникации с клиентам по улучшению продукта.
Это базовые шаги, вы можете по необходимости дополнять или убирать ненужные. В некоторых проектах достаточно 3 этапов, другим нужно гораздо больше. Преимущества «водопадной» методологии в ее четкости, последовательности, строгих ТЗ и инструкциях, заранее определенных требованиях и ожидаемых результатах.
Agile (гибкая)
Проектный подход в управлении не всегда строго регламентирован. В некоторых случаях важна гибкость, тогда подойдет методология Agile. Здесь, в отличие от каскадного метода, в приоритете не четкий план и отчетность, а постоянные коммуникации и готовность оперативно вносить изменения в продукт.
Философию Agile характеризуют прозрачность, открытость, командная работа, скорость и улучшение продукта. Это реализовывается благодаря работе по системе повторяющихся циклов и получения фидбека от заказчиков и клиентов.
Философию Agile характеризуют прозрачность, открытость, командная работа, скорость и улучшение продукта. Это реализовывается благодаря работе по системе повторяющихся циклов и получения фидбека от заказчиков и клиентов.
✍ Основные принципы Agile:
1. Люди и взаимодействие между ними приоритетнее, чем процессы и инструменты.
2. Важнее работающий продукт, чем отчеты и документы.
3. Плодотворное сотрудничество с клиентом выше чем согласование условий контракта.
4. Готовность оперативно вносить изменения, адаптировать продукт важнее чем следовать плану.
✍ Agile VS Waterfall: в чем отличия?
Если сравнивать с «водопадом», то у Agile-методологии следующие плюсы:
1. Гибкость.
Здесь не нужно четко прописывать этапы и детализировать требования, исполнители проекта могут экспериментировать, быстро вносить изменения, когда это нужно. Особенно подходит творческим проектам.
2. Меньшие риски.
Методология предполагает получение фидбека от участников и радикальное изменение планов, вплоть то ожидаемого конечного результата. Риск, что в итоге проект провалится, минимален.
3. Высокая скорость.
Agile позволяет команде одновременно работать над разными частями проекта вместо того, чтобы выполнять их последовательно. Не во всех проектах это реализуемо, но если такая возможность есть, это сильно ускоряет работу.
1. Люди и взаимодействие между ними приоритетнее, чем процессы и инструменты.
2. Важнее работающий продукт, чем отчеты и документы.
3. Плодотворное сотрудничество с клиентом выше чем согласование условий контракта.
4. Готовность оперативно вносить изменения, адаптировать продукт важнее чем следовать плану.
✍ Agile VS Waterfall: в чем отличия?
Если сравнивать с «водопадом», то у Agile-методологии следующие плюсы:
1. Гибкость.
Здесь не нужно четко прописывать этапы и детализировать требования, исполнители проекта могут экспериментировать, быстро вносить изменения, когда это нужно. Особенно подходит творческим проектам.
2. Меньшие риски.
Методология предполагает получение фидбека от участников и радикальное изменение планов, вплоть то ожидаемого конечного результата. Риск, что в итоге проект провалится, минимален.
3. Высокая скорость.
Agile позволяет команде одновременно работать над разными частями проекта вместо того, чтобы выполнять их последовательно. Не во всех проектах это реализуемо, но если такая возможность есть, это сильно ускоряет работу.
В каждой из этих методологий (Waterfall и Agile) есть набор методик и методов, которые помогают реализовать проект с имеющимися средствами и ресурсами. Вы можете примерять их на свой бизнес и выбирать, какие технологии управления проектами соответствуют вашим целям.
Давайте синхронизируемся в понятиях:
Метод — это способ выполнения какой-то работы, который включает в себя теоретические знания и практические приемы.
Методика или фреймворк описывает, в какой последовательности будут использоваться разные методы.
Давайте синхронизируемся в понятиях:
Метод — это способ выполнения какой-то работы, который включает в себя теоретические знания и практические приемы.
Методика или фреймворк описывает, в какой последовательности будут использоваться разные методы.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Современные методы и методики управления проектами
Scrum
Суть методики Scrum в том, что вся работа по проекту выполняется спринтами, это временные отрезки продолжительностью 2-4 недели. Результат спринта — промежуточный готовый продукт.
Перед стартом работы команда собирается, обсуждает задачи, которые нужно выполнить для разработки промежуточного продукта, и выполняет их в ближайшие 2-4 недели. В процессе исполнители ежедневно совещаются и устраняют возникшие проблемы.
Перед стартом работы команда собирается, обсуждает задачи, которые нужно выполнить для разработки промежуточного продукта, и выполняет их в ближайшие 2-4 недели. В процессе исполнители ежедневно совещаются и устраняют возникшие проблемы.
✍ По завершении спринта:
1. Оценивается продукт. Насколько он соответствует ожиданиям заказчика, можно ли его улучшить, с помощью чего это сделать.
2. Оценивается слаженность работы. Насколько действия команды были скоординированы и эффективны, и можно ли улучшить взаимодействие, чтобы достигать результата быстрее и проще.
3. Ставится план на следующий спринт.
Методика Scrum подходит и для малого, и для крупного бизнеса. Ее используют в работе такие гиганты как Amazon, Apple и Microsoft.
1. Оценивается продукт. Насколько он соответствует ожиданиям заказчика, можно ли его улучшить, с помощью чего это сделать.
2. Оценивается слаженность работы. Насколько действия команды были скоординированы и эффективны, и можно ли улучшить взаимодействие, чтобы достигать результата быстрее и проще.
3. Ставится план на следующий спринт.
Методика Scrum подходит и для малого, и для крупного бизнеса. Ее используют в работе такие гиганты как Amazon, Apple и Microsoft.
Kanban
В центре внимания метода — задачи. В Kanban используется специальная доска-таблица и карточки задач. Они могут быть физическими или виртуальными. Все пространство канбан-доски делится на колонки — это этапы, которые проходит задача от постановки до завершения.
Самый простой пример: «Сделать», «В работе» и «Готово».
Изначально карточка с задачей добавляется в колонку «Сделать», а дальше исполнитель по мере работы с ней передвигает ее в нужную колонку.
Самый простой пример: «Сделать», «В работе» и «Готово».
Изначально карточка с задачей добавляется в колонку «Сделать», а дальше исполнитель по мере работы с ней передвигает ее в нужную колонку.
Метод Kanban позволяет ограничить число задач, над которыми работает команда в данный момент. Это снижает вероятность перегрузки какой-то функции в компании и направляет внимание команды на выполнение важного и срочного.
Метод Kanban используется в разных отраслях, включая производство, IT-индустрию, строительство, логистику, ритейл и др.
Метод Kanban используется в разных отраслях, включая производство, IT-индустрию, строительство, логистику, ритейл и др.
Lean
Метод Lean или бережливое управление — это системный подход к управлению проектами, который разработали в японской компании Toyota в 1950-х годах.
Его основная цель, которая была и остается — повысить эффективность производственных операций.
Его основная цель, которая была и остается — повысить эффективность производственных операций.
Принципы Lean:
1️⃣ Сфокусироваться на потребностях клиента, дать ему ценность.
2️⃣ Избежать 8 видов потерь: избыток производства, ожидание, лишние запасы, ненужные транспортировки продукции, лишние движения людей, брак, ненужная обработка и нереализованный потенциал сотрудников.
3️⃣ Оптимизировать процессы производства. Исключить ненужные операции, устранить простои и т. д.
4️⃣ Использовать системный подход. Так как все бизнес-процессы связаны между собой, чтобы добиться наилучшего общего результата, необходимо оптимизировать каждый процесс.
5️⃣ Постоянно улучшать процессы. Lean стремится к совершенству, то есть непрерывно ищет способы улучшить качество продукта и повысить эффективность работы.
Помимо производства метод Lean может применяться в различных сферах бизнеса, включая логистику, разработку ПО, торговлю, образование, банковское дело и т. д.
1️⃣ Сфокусироваться на потребностях клиента, дать ему ценность.
2️⃣ Избежать 8 видов потерь: избыток производства, ожидание, лишние запасы, ненужные транспортировки продукции, лишние движения людей, брак, ненужная обработка и нереализованный потенциал сотрудников.
3️⃣ Оптимизировать процессы производства. Исключить ненужные операции, устранить простои и т. д.
4️⃣ Использовать системный подход. Так как все бизнес-процессы связаны между собой, чтобы добиться наилучшего общего результата, необходимо оптимизировать каждый процесс.
5️⃣ Постоянно улучшать процессы. Lean стремится к совершенству, то есть непрерывно ищет способы улучшить качество продукта и повысить эффективность работы.
Помимо производства метод Lean может применяться в различных сферах бизнеса, включая логистику, разработку ПО, торговлю, образование, банковское дело и т. д.
Метод критического пути
Метод критического пути помогает определить самый длительный путь выполнения проекта и наиболее критические задачи, которые могут задержать сроки завершения. Этот путь обычно иллюстрируется на диаграмме Ганта.
Усовершенствованная версия — метод критической цепи — учитывает при этом еще и ограничивающие условия. Рассмотрим на простом примере, как это выглядит.
Усовершенствованная версия — метод критической цепи — учитывает при этом еще и ограничивающие условия. Рассмотрим на простом примере, как это выглядит.
Допустим, мы решили организовать поездку с друзьями на выходные. И у нас есть такой список задач:
✅ выбрать, куда поехать, и как надолго;
✅ выбрать дату;
✅ забронировать отель;
✅ собрать вещи;
✅ составить график экскурсий;
✅ отвезти попугая другу;
✅ поехать отдыхать.
Некоторые из этих задач нельзя выполнить одновременно — например, мы не можем забронировать отель, если еще не выбрали дату. Такие задачи называются последовательными. Критический путь состоит из самой длительной цепочки последовательных операций. На нем лежат самые важные, то есть, критические задачи, если мы их не выполним вовремя, задержим сдачу всего проекта.
План этого проекта на диаграмме Ганта мог бы выглядеть таким образом:
✅ выбрать, куда поехать, и как надолго;
✅ выбрать дату;
✅ забронировать отель;
✅ собрать вещи;
✅ составить график экскурсий;
✅ отвезти попугая другу;
✅ поехать отдыхать.
Некоторые из этих задач нельзя выполнить одновременно — например, мы не можем забронировать отель, если еще не выбрали дату. Такие задачи называются последовательными. Критический путь состоит из самой длительной цепочки последовательных операций. На нем лежат самые важные, то есть, критические задачи, если мы их не выполним вовремя, задержим сдачу всего проекта.
План этого проекта на диаграмме Ганта мог бы выглядеть таким образом:
В данном случае мы предполагаем, что собирать вещи, составлять график экскурсий и транспортировку попугая можно делать параллельно. Допустим, я буду собирать вещи, друзьям поручу составлять график экскурсий, а брат отвезет попугая. Метод критического пути позволяет нам выявить задачи, которые больше всего влияют на сроки выполнения проекта, и сосредоточиться на них, чтобы уменьшить вероятность задержек.
Бывают случаи, когда для выполнения задач нужно учесть не только причинно-следственные связи, а и ограничивающие условия. Это позволяет более усовершенствованный метод критической цепи.
Если брать наш пример, какие могут быть ограничивающие условия? Допустим, я не могу попросить друзей составить график экскурсий, потому что все плотно работают до выходных. А брат уехал, и некого попросить отвезти попугая. Если учесть то, что мне придется все делать самому, критический путь будет выглядеть по-другому:
Бывают случаи, когда для выполнения задач нужно учесть не только причинно-следственные связи, а и ограничивающие условия. Это позволяет более усовершенствованный метод критической цепи.
Если брать наш пример, какие могут быть ограничивающие условия? Допустим, я не могу попросить друзей составить график экскурсий, потому что все плотно работают до выходных. А брат уехал, и некого попросить отвезти попугая. Если учесть то, что мне придется все делать самому, критический путь будет выглядеть по-другому:
Благодаря этому методу мы более объективно видим реальные сроки сдачи проекта. Обычно этот способ применяется в сложных проектах, где сроки критично важны. Например, строительство, IT, на оборонных предприятиях.
6 sigma
Метод Six Sigma разработан компанией Motorola в 1986 году для улучшения бизнес-процессов. C 1986 по 2001 годы компания благодаря ему сэкономила 16 млрд долларов.
«Шесть сигм» больше подходит не для управления проектами, а для управления качеством продукта. Он хорошо работает в сочетании с Agile-методологией и Lean-методом.
«Шесть сигм» больше подходит не для управления проектами, а для управления качеством продукта. Он хорошо работает в сочетании с Agile-методологией и Lean-методом.
Суть «Шести сигм» в том, чтобы уменьшить количество дефектов и улучшить текущие процессы. Несколько перекликается с Kanban и Lean, но здесь добавлено планирование, улучшение свойств продукта, меньшее количество бракованной продукции и недочетов. В результате улучшается качество продукции и услуг, повышается эффективность производства и сокращаются затраты на производство и обслуживание.
Чтобы этого достичь, в Six Sigma есть алгоритм:
✅ Определение процесса, который необходимо улучшить.
✅ Измерение процесса: на этом этапе собираются данные о производственных или бизнес-процессах, чтобы определить текущий уровень качества и выявить возможные проблемы.
✅ Анализ процесса: определяются причины проблем.
✅ Улучшение процесса: устраняются проблемы.
✅ Контроль процесса: устанавливаются меры по контролю качества, чтобы сохранить решения для следующего процесса.
Метод Six Sigma обычно используют крупные компании-производители.
Чтобы этого достичь, в Six Sigma есть алгоритм:
✅ Определение процесса, который необходимо улучшить.
✅ Измерение процесса: на этом этапе собираются данные о производственных или бизнес-процессах, чтобы определить текущий уровень качества и выявить возможные проблемы.
✅ Анализ процесса: определяются причины проблем.
✅ Улучшение процесса: устраняются проблемы.
✅ Контроль процесса: устанавливаются меры по контролю качества, чтобы сохранить решения для следующего процесса.
Метод Six Sigma обычно используют крупные компании-производители.
Надеюсь, было полезно. Выбирайте методологии, методики и методы, которые подходят вашему бизнесу, и применяйте!
А чтобы все задачи по проекту на 100% выполнялись вовремя и без вашего участия, предлагаю познакомиться с нашей системой РУС «Квант».
А чтобы все задачи по проекту на 100% выполнялись вовремя и без вашего участия, предлагаю познакомиться с нашей системой РУС «Квант».
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
РУС «Квант» это:
1. Обучение управлению. Обучаем эффективному управлению организацией, персоналом и финансами.
2. Программное обеспечение. Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы, ставьте повторяющиеся задачи и будьте уверены, что 100% идей воплощаются.
3. Контроль. Предоставляем сотрудника-коммуникатора, который контролирует исполнительскую дисциплину в вашей компании.
2. Программное обеспечение. Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы, ставьте повторяющиеся задачи и будьте уверены, что 100% идей воплощаются.
3. Контроль. Предоставляем сотрудника-коммуникатора, который контролирует исполнительскую дисциплину в вашей компании.
Оставьте заявку на консультацию
И узнайте, как систематизировать ваш бизнес