Всё о продуктивности: почему упорно работать не значит делать результат
Ваши сотрудники и вы лично заняты или продуктивны? Выполнять задачи и ставить галочки в чек-листе, конечно, хорошо. Но можете ли вы сказать, что все эти дела правда важные? И что на них уходит только необходимый минимум времени?
Почему-то продуктивность ассоциируется у многих людей с ранними подъемами, многозадачностью и вечной занятостью, но на самом деле это понятие о другом.
Почему-то продуктивность ассоциируется у многих людей с ранними подъемами, многозадачностью и вечной занятостью, но на самом деле это понятие о другом.
Продуктивность — это мера, которая помогает оценить результат деятельности человека или группы людей.
Работу можно назвать продуктивной тогда, когда:
- 1Она выполняется с удовольствиемКоманда не «забивает» на задачи, когда начальник уехал из офиса. Понедельник для всех такой же день недели, как и все остальные.
- 2Авралы случаются редкоРабота спланирована, расставлены приоритеты, изначально выполняются важные и срочные дела, потом все остальные.
- 3Действия целенаправленныеКаждая задача способствует достижению поставленной цели.
- 4Процессы оптимизированыРабота выполняется профессионально и качественно, при этом отнимает только необходимый минимум времени.
Откуда взялась 5-дневная рабочая неделя и почему работать много не значит быть продуктивным
В некоторых компаниях поощряется сверхурочная работа. Сотрудник задержался, значит, сделал больше. Но так ли это на самом деле?
Еще в 1926 году Генри Форд, основатель Ford Motor Company, провел эксперимент. Он сократил длительность рабочего дня с 10 до 8 часов, а также рабочей недели — с 6 до 5 дней. В итоге производительность выросла, и с тех пор появилось привычное нам всем понятие «пятидневка».
Напрашивается вывод: упорный труд не всегда тождественен разумному труду.
Еще в 1926 году Генри Форд, основатель Ford Motor Company, провел эксперимент. Он сократил длительность рабочего дня с 10 до 8 часов, а также рабочей недели — с 6 до 5 дней. В итоге производительность выросла, и с тех пор появилось привычное нам всем понятие «пятидневка».
Напрашивается вывод: упорный труд не всегда тождественен разумному труду.
По результатам исследования Стэнфордского университета «The Productivity of Working Hours» оптимальная длительность рабочей недели 40 часов. Если это время увеличить до 50 часов, производительность снижается, а если до 55, то стремится к нулю. При этом неважно, любит ли человек свою работу или нет.
Вопрос на засыпку. Предположим, один сотрудник пришел на работу не выспавшимся, а другой в нетрезвом виде. Как считаете, кто неправ? По отношению к кому вы бы приняли какие-то меры?
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Возможно, напрашивается ответ «оштрафовать нужно того, кто вышел на работу в нетрезвом виде». Но задумайтесь вот о чем: в 2015 году в журнале Trends in Neurosciences опубликовали результаты исследования, в котором была выявлена прямая связь между продолжительностью сна и способностью концентрироваться на задаче. При недосыпе мозгу тяжело перестать обрабатывать постоянно поступающую информацию (шум, перемены температуры, освещение и т. д.). Кроме того, хуже работает память, в рутинных действиях проскакивает больше ошибок, становится сложнее генерировать идеи. К слову, Билл Гейтс говорил, что не брался за креативные задачи, если поспал меньше 7 часов, так как это бессмысленно.
Даже если каждый день недосыпать 1 час, через некоторое время начнут проявляться все эти симптомы. Нарушения когнитивных функций мозга, которые при этом появляются, можно сравнить с состоянием алкогольного опьянения. Важно это учитывать, когда из-за постоянных авралов вам или вашим сотрудникам приходится задерживаться на работе по вечерам, а то и по ночам.
Даже если каждый день недосыпать 1 час, через некоторое время начнут проявляться все эти симптомы. Нарушения когнитивных функций мозга, которые при этом появляются, можно сравнить с состоянием алкогольного опьянения. Важно это учитывать, когда из-за постоянных авралов вам или вашим сотрудникам приходится задерживаться на работе по вечерам, а то и по ночам.
Эффективность и продуктивность: в чем разница?
Эти понятия сильно между собой связаны, но смысл в них вложен разный.
Продуктивность — синоним производительности. Это количество произведенного продукта за единицу времени.
Эффективность связана с качеством, она показывает, насколько рационально используются ресурсы, и достигнута ли цель.
Предположим, 2 оператора приняли 100 звонков за день. Продуктивность у них одинакова. Но один это сделал за 12 часов, а второй за 8, получается, эффективность у второго выше.
Рассмотрим еще примеры.
Продуктивность — синоним производительности. Это количество произведенного продукта за единицу времени.
Эффективность связана с качеством, она показывает, насколько рационально используются ресурсы, и достигнута ли цель.
Предположим, 2 оператора приняли 100 звонков за день. Продуктивность у них одинакова. Но один это сделал за 12 часов, а второй за 8, получается, эффективность у второго выше.
Рассмотрим еще примеры.
1. Допустим, у журналистов издания есть задача: подготовить по 5 статей за 2 недели. Наталья к указанному сроку прислала 3 статьи, а Марина — 6. Можно сделать вывод, что Марина в этом случае более продуктивно поработала. Но предположим, главный редактор ознакомился со статьями и материалы Натальи принял, а материалы Марины отправил на доработку из-за допущенных ошибок. Получается, статьи Марины не могут быть опубликованы, цель не достигнута, ее работа была менее эффективной.
2. Еще пример. Мысленно перенесемся на завод по изготовлению мебели. Есть 2 работника, Федор и Иван, они за день произвели по 5 столов, получается, продуктивность одинаковая. Столы высокого качества, значит, цель достигнута. Но Федор в процессе работы повредил ножку изделия, и ему пришлось сделать ее еще раз, потратив больше древесины. Получается, он был менее эффективен.
Что лучше для работы: продуктивность или эффективность? Выбирать между ними нельзя, труд будет наиболее результативным, если соблюдать баланс. Уделять внимание и скорости, и качеству.
2. Еще пример. Мысленно перенесемся на завод по изготовлению мебели. Есть 2 работника, Федор и Иван, они за день произвели по 5 столов, получается, продуктивность одинаковая. Столы высокого качества, значит, цель достигнута. Но Федор в процессе работы повредил ножку изделия, и ему пришлось сделать ее еще раз, потратив больше древесины. Получается, он был менее эффективен.
Что лучше для работы: продуктивность или эффективность? Выбирать между ними нельзя, труд будет наиболее результативным, если соблюдать баланс. Уделять внимание и скорости, и качеству.
Критерии продуктивности и эффективности
Для оценки продуктивности и эффективности обычно используют ключевые показатели (KPI). Как правило, они выражаются в цифрах, к которым нужно прийти за определенный промежуток времени. Приведу примеры, какие могут быть ключевые показатели эффективности в разных отделах:
- производство: количество изготовленных деталей;
- продажи: конверсия, средний чек, выручка;
- маркетинг: количество целевых лидов, количество зашедших на сайт посетителей;
- HR-отдел: количество сотрудников, которые успешно прошли испытательный срок,
Как быть продуктивным: 5 советов + рекомендации руководителям
Если вы хотите, чтобы работа была результативной и отнимала необходимый минимум времени, придерживайтесь следующих правил:
✅ Контролируйте внешние и внутренние факторы, которые влияют на продуктивность. К внешним относятся освещение, температура, уровень шума, концентрация углекислого газа и т. д., поэтому регулярно проветривайте помещение и создавайте комфортные условия для работы. Внутренние факторы — это качество и количество сна, физическая активность, эмоциональное состояние и пр. Соблюдайте баланс между работой и отдыхом, чередуйте умственные и физические нагрузки, занимайтесь разными видами деятельности в течение дня.
✅ Помните закон Парето: 20% усилий дают 80% результата. Фокусируйтесь не на том, чтобы работать много, а на том, что дает максимальный выхлоп.
✅ Не пытайтесь быть «многозадачным». Переключение между задачами может снизить вашу продуктивность до 40%. Лучше выполнять их последовательно, браться за следующую только когда завершили предыдущую. Исключением может быть случай, когда какое-то действие может выполняться без вашего участия, тогда его можно и нужно запараллелить с каким-то другим. Например, перед разбором почты можно поставить на загрузку какой-то большой файл.
✅ Планируйте и расставляйте приоритеты. В первую очередь выполняйте важные и срочные задачи, а затем остальные, если останется время.
✅ Изучайте тайм-менеджмент. Рекомендую применять в работе такие инструменты и техники как Канбан, Помодоро, Матрица Эйзенхауэра и др.
✅ Контролируйте внешние и внутренние факторы, которые влияют на продуктивность. К внешним относятся освещение, температура, уровень шума, концентрация углекислого газа и т. д., поэтому регулярно проветривайте помещение и создавайте комфортные условия для работы. Внутренние факторы — это качество и количество сна, физическая активность, эмоциональное состояние и пр. Соблюдайте баланс между работой и отдыхом, чередуйте умственные и физические нагрузки, занимайтесь разными видами деятельности в течение дня.
✅ Помните закон Парето: 20% усилий дают 80% результата. Фокусируйтесь не на том, чтобы работать много, а на том, что дает максимальный выхлоп.
✅ Не пытайтесь быть «многозадачным». Переключение между задачами может снизить вашу продуктивность до 40%. Лучше выполнять их последовательно, браться за следующую только когда завершили предыдущую. Исключением может быть случай, когда какое-то действие может выполняться без вашего участия, тогда его можно и нужно запараллелить с каким-то другим. Например, перед разбором почты можно поставить на загрузку какой-то большой файл.
✅ Планируйте и расставляйте приоритеты. В первую очередь выполняйте важные и срочные задачи, а затем остальные, если останется время.
✅ Изучайте тайм-менеджмент. Рекомендую применять в работе такие инструменты и техники как Канбан, Помодоро, Матрица Эйзенхауэра и др.
Продуктивный человек — это тот, кто ежедневно закрывает большое количество задач. Мы с вами рассмотрели общие рекомендации, которые помогут в этом сотруднику любого уровня. А теперь давайте разберем, как быть продуктивным руководителю, ведь от него зависят результаты всего отдела, а может, и компании.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ
Продуктивный руководитель
Первое, на что нужно обратить внимание руководителю компании, департамента или отдела: если вы хотите добиться продуктивности команды, начинать нужно с себя. Как организовать свою работу:
1. Делегируйте. Если с задачей может справиться сотрудник более низкого уровня, ее можно и нужно перепоручать.
2. Фиксируйте договоренности. Если вы что-то обсуждаете с подчиненными, подрядчиками, партнерами или кем-либо еще, по итогам встречи составляйте резюме. Ставьте напоминания в календарь, чтобы выполнить обязательства со своей стороны.
1. Делегируйте. Если с задачей может справиться сотрудник более низкого уровня, ее можно и нужно перепоручать.
2. Фиксируйте договоренности. Если вы что-то обсуждаете с подчиненными, подрядчиками, партнерами или кем-либо еще, по итогам встречи составляйте резюме. Ставьте напоминания в календарь, чтобы выполнить обязательства со своей стороны.
3. Сконцентрируйтесь на 4 основных функциях руководителя. Не распыляйтесь.
4. Не будьте перфекционистом. 100% задач бизнеса не могут быть одинаково важными настолько, чтобы бесконечно дорабатывать детали. Определяйте ключевые действия, которые дают результат, и выполняйте их качественно.
5. Не доводите до конца все дела. Бывает такое, что в процессе работы над задачей понимаешь, что она не принесет нужного результата. Если вы в этом точно убедились, не надо ее завершать, чтобы «закрыть гештальт». Лучше уделите это время более нужным делам.
4. Не будьте перфекционистом. 100% задач бизнеса не могут быть одинаково важными настолько, чтобы бесконечно дорабатывать детали. Определяйте ключевые действия, которые дают результат, и выполняйте их качественно.
5. Не доводите до конца все дела. Бывает такое, что в процессе работы над задачей понимаешь, что она не принесет нужного результата. Если вы в этом точно убедились, не надо ее завершать, чтобы «закрыть гештальт». Лучше уделите это время более нужным делам.
Продуктивная команда или Что стимулирует людей работать наиболее эффективно
Энтузиазм сотрудников зависит от многих факторов: загрузки, атмосферы в коллективе, специфики работы, кадровой политики, личных обстоятельств и др. Чтобы построить действительно продуктивную команду, важно регулярно брать у них обратную связь о работе в компании и вовремя принимать меры.
Единого универсального «рецепта» нет, потому что у каждой команды свои особенности. IT-специалиста, как правило, мотивирует гибкий график, свобода и быстрый карьерный рост. Для опытного бухгалтера со стажем, скорее всего, будет в приоритете стабильность, социальные гарантии, признание заслуг. Поэтому ориентируйтесь на свою команду.
Единого универсального «рецепта» нет, потому что у каждой команды свои особенности. IT-специалиста, как правило, мотивирует гибкий график, свобода и быстрый карьерный рост. Для опытного бухгалтера со стажем, скорее всего, будет в приоритете стабильность, социальные гарантии, признание заслуг. Поэтому ориентируйтесь на свою команду.
Дам лишь несколько универсальных советов по поводу того, что стимулирует людей работать продуктивнее:
1. Пример руководителя. Если вы не будете придерживаться общих правил, то и сотрудники будут поступать так же. Начинайте с себя.
2. Прозрачная и понятная система мотивации, в которой человек получает оплату за результат.
3. Правильная формулировка задач: что необходимо сделать, к какому сроку, какой результат нужен в итоге.
4. Справедливость, выполнение договоренностей.
5. Доверительные отношения в коллективе.
1. Пример руководителя. Если вы не будете придерживаться общих правил, то и сотрудники будут поступать так же. Начинайте с себя.
2. Прозрачная и понятная система мотивации, в которой человек получает оплату за результат.
3. Правильная формулировка задач: что необходимо сделать, к какому сроку, какой результат нужен в итоге.
4. Справедливость, выполнение договоренностей.
5. Доверительные отношения в коллективе.
«Квант» — удобная система управления, которая поможет вам и вашей команде повысить продуктивность.
РУС «Квант» это:
1. Обучение управлению. Обучаем эффективному управлению организацией, персоналом и финансами.
2. Программное обеспечение. Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы, ставьте повторяющиеся задачи и будьте уверены, что 100% идей воплощаются.
3. Контроль. Предоставляем сотрудника-коммуникатора, который контролирует исполнительскую дисциплину в вашей компании.
2. Программное обеспечение. Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы, ставьте повторяющиеся задачи и будьте уверены, что 100% идей воплощаются.
3. Контроль. Предоставляем сотрудника-коммуникатора, который контролирует исполнительскую дисциплину в вашей компании.
Оставьте заявку на консультацию
И узнайте, как систематизировать ваш бизнес