4 основные функции менеджмента и они как помогают управлять компанией

Менеджментом занимается любой руководитель — и РОП с 3 подчиненными и генеральный директор торговой сети с 10 тыс. сотрудников. И хотя задачи у них разные, они все выстраивают работу команды таким образом, чтобы достичь целей компании. Какие основные функции управления нужно знать и выполнять руководителям, чтобы построить успешный бизнес? Рассматриваем в этой статье.

Уровни управления в менеджменте

Все менеджеры в компании берут на себя ответственность за управление и успех бизнеса, при этом их деятельность не однообразная. Функции, которые должен выполнять руководитель, будут зависеть от того, на каком уровне управления он находится.

Есть 3 уровня управления:

✅ Институциональный уровень (высший).
Здесь работают президенты компаний, вице-президенты, директора и т.д. — менеджеры высшего звена. Они отвечают за стратегию, принимают решения по поводу взаимодействия с внешней средой (партнерами, конкурентами, государством), реагируют на изменения на рынке. Более подробно о функциях руководителя организации можете узнать здесь.

✅ Управленческий уровень (средний).
На этом уровне работают руководители подразделений и филиалов. Они составляют и реализовывают планы, направленные на достижение целей компании — тех, которые поставили менеджеры высшего звена.

✅ Технический уровень.
Здесь выполняются рутинные операции. Решения по ним принимают руководители низшего уровня — например, мастер цеха, руководитель сектора / проекта и т. д.

Если подытожить — высшее звено определяет стратегию развития организации, а среднее и низшее ее реализовывают.

Эффективное управление компанией — это непрерывный процесс, который достигается через реализацию общих, специальных и частных функций.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Общие функции управления

Это деятельность, которую выполняют все руководители на всех уровнях. Их много, но если говорить об основных, то есть 4 основные функции менеджмента:

Планирование

На этапе планирования управленец определяет, как и в течение какого срока прийти к нужному результату. Например, перед руководителем отдела продаж стоит цель — продать товаров на 20 млн. В его функции входит спланировать, как в течение месяца прийти к этому показателю. Т. е. декомпозировать цель по дням, сотрудникам, установить ключевые показатели.

Каким должен быть план:

Конкретным: с четко сформулированной целью, цифрами, сроками, ответственными и т. д.
Достижимым — цифры должны быть взяты не «из головы», а с опорой на факты..
Понятным для всех сотрудников, которые будут с ним работать.
Гибким — чтобы оставалась возможность приспособиться к изменяющимся условиям.
Разветвленным — кроме основного пути должны быть альтернативные.
Обязательным к исполнению.

Организация

Организующая функция заключается в том, что менеджер распределяет задачи между сотрудниками и предоставляет им все необходимые ресурсы для их выполнения. Например, если говорить про руководителя отдела продаж, то он дает доступ к CRM, скрипты, базу и т. д.

Каких принципов стоит придерживаться при выполнении функции организации:

Принцип соблюдения прав и обязанностей. Когда ставите задачу подчиненному, убедитесь, что она входит в его должностные обязанности и у него есть все права, чтобы ее выполнить.
Принцип разделения труда. Распределяйте обязанности между сотрудниками таким образом, чтобы у всех было достаточно знаний и навыков для ее выполнения.
Принцип задействования самого низкого уровня. Не ставьте высококвалифицированному сотруднику низкоквалифицированные задачи.
Принцип своевременной координации. Действия команды должны быть сплоченными.

Мотивация

Следующая функция руководителя — разработка системы мотивации. Например, РОП может установить KPI, когда зарплата сотрудника напрямую зависит от дохода, который он принес компании. Больше продаж = больше ЗП.

Какие принципы эффективной мотивации персонала:

Включены материальные (зарплата, бонусы, компенсации) и нематериальные факторы (признание заслуг, обучение, карьерный рост и пр.).
Упор на «пряник», а не на «кнут». Штрафы демотивируют и отбивают охоту развиваться. Поэтому если подчиненный не справляется — поощряйте за хорошую работу или прощайтесь с неэффективным сотрудником.
Прозрачная система мотивации. Сотрудник должен понимать, что сделать, чтобы получить больше.
Система мотивации ориентирована на свою команду, а не на опыт зарубежных компаний. С помощью опроса выясните, что ценно для ваших сотрудников, и используйте эти «мотиваторы».

Контроль

При осуществлении контроля руководитель проверяет, на сколько процентов выполнена норма, и соответствует ли эта цифра плану. Рекомендую внедрить регулярный контроль: взять за правило на постоянной основе проводить координации вовремя принимать меры, когда что-то идет не так.

Есть 3 вида контроля:

Предварительный — он проводится до старта работы. На этом этапе проходит проверка плана: все ли ресурсы в наличии, все ли сотрудники компетентны.
Текущий — ежедневные/еженедельные планерки, на которых сотрудники озвучивают планы и итоги.
Заключительный. Он проводится после завершения работ, чтобы проанализировать эффективность сотрудников, методов, выявить ошибки и исправить их.

Некоторые исследователи менеджмента выделяют 5 функцию — координацию. Это организация слаженной работы отделов компании для достижения целей компании.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Конкретные функции управленческой деятельности

Понятие «менеджмент» довольно широкое — это управление людьми, процессами и ресурсами. Поэтому управленческие функции могут классифицироваться по направлению работы, и называются они конкретные. Рассмотрим некоторые из них:

⚡️ Проектный менеджмент.
Это управление проектом. Суть проекта заключается в создании нового продукта или достижении какого-то конкретного результата. Например, разработка приложения или строительство моста. Проектный менеджер планирует работу по проекту, организовывает команду, распределяет обязанности и контролирует, чтобы результат был получен к нужному сроку. Для управления он использует разные методологии и методики.

⚡️ Стратегический менеджмент.
Основная функция стратегического управления — планирование. Менеджеры высшего звена прорабатывают цели компании и определяют, как она будет развиваться в ближайшие 3-5 лет. Учитываются все возможные сценарии развития событий на рынке.

⚡️ Операционный менеджмент.
Это управление основной деятельностью организации — бизнес-процессами, которые приносят ей прибыль. Для завода это производство товаров, для торговой компании — продажи и обслуживание. Операционные менеджеры управляют командой, чтобы каждый сотрудник работал по технологии и достигал результатов своего труда, а также оптимизируют бизнес-процессы.

⚡️ Финансовый менеджмент
Это управление денежными потоками компании, чтобы извлекать как можно больше прибыли: финансовый учет, финансовый анализ, бюджетное управление, инвестиционный анализ и пр. Отвечает за него финансовый менеджер, в его функции может входить управление всеми направлениями (если компания небольшая) или одним — например, инвестиционным анализом.

⚡️ Риск-менеджмент
Риск — это негативная для бизнеса ситуация, которая может произойти или не произойти. Управлять рисками — значит:

искать потенциальные проблемы;
исследовать, как они могут повлиять на компанию;
принимать решения, которые помогут избежать рисков;
принимать риски, если они не критичны;
контролировать риски, уменьшать их влияние на компанию;
передавать риски — привлекать организации, которые смогут решить возникшие проблемы.

Частные функции управления

К частным функциям относятся:

1. Технологические: разработка способов производства, транспортировки, безопасного хранения товара.
2. Торгово-операционные: продажа товаров / услуг.
3. Производственные – вспомогательные операции по выпуску продукции, диагностика, профилактика сбоев в работе.
4. Коммерческие – разработка и реализация маркетинговых стратегий, управление запасами, остатками на складах и т.д.

Почему собственники и ТОПовые руководители перегружены «операционкой» и что с этим делать

Почему так происходит?

В большинстве случаев владельцы бизнеса и менеджеры высшего звена перегружены «операционкой», потому что они не понимают свои функции или не разделяют их.

1️⃣ У них нет понимания «как должно быть». Есть только общее представление о функциях, которые нужно выполнять.

2️⃣ Есть понимание «как должно быть», но не получается реализовать его на практике. Нет эффективных инструментов.

3️⃣ Есть заблуждение, что «самому проще». В итоге руководитель доделывает / переделывает все за сотрудниками.

4️⃣ Нет четкого разделения функционала между управленцами. Когда что-то не сделано, собственник или ТОПовые руководители вынуждены «разгребать последствия».

Что с этим делать?

Начинать нужно с правильной точки зрения на управление. В компании обычно «все занимаются всем», потому что не понимают пользы разделения функций. Поэтому совет: сформируйте у сотрудников новую точку зрения на общие результаты. Рассказываю подробнее.

Было время, когда результаты создавались индивидуально. Человек сам занимался скотоводством, земледелием, строительством и т.д. Он выполнял полный цикл работ и получал результат.

Сейчас получить этот результат в одиночку очень тяжело, поскольку он сильно усложнился. Например, разработать программное обеспечение, выпустить новую модель автомобиля или компьютера — это чисто физически не может произвести один человек. Поэтому сейчас нужно собирать команду людей, которые будут производить микрорезультаты, которые в совокупности дадут общий результат. И поскольку сотрудников стало много, их работой нужно профессионально управлять.

Давайте представим компанию, которая производит мебель. Что случится, если генеральный директор не будет координировать работу отделов? Продавцы могут оформить такое количество заказов, с которым не справятся люди на производстве. А что будет, если руководитель компании и исполнительный директор не распределят между собой функции? Они будут размыты, руководитель компании будет периодически погружаться в рутину. Соответственно, не сможет заниматься своими функциями: стратегией и увеличением прибыли. Значит, вся компания не достигнет общего результата.

Поэтому осознайте эту причинно-следственную связь. И создайте у всех сотрудников точку зрения на то, что все мы делаем общий результат, и его возможно достичь только если каждый выполняет свою функцию и делает свой вклад. Все: от уборщика до гендиректора.

Систематизируйте бизнес в РУС «Квант»: создайте новую точку зрения на управление, узнайте гораздо больше инструментов для квантового роста и работайте в системе, где задачи выполняются без вашего участия.

РУС «Квант» это:

1. Обучение управлению. Обучаем эффективному управлению организацией, персоналом и финансами.

2. Программное обеспечение. Описывайте и автоматизируйте бизнес-процессы, ставьте повторяющиеся задачи и будьте уверены, что 100% идей воплощаются.

3. Контроль. Предоставляем сотрудника-коммуникатора, который контролирует исполнительскую дисциплину в вашей компании.

Оставьте заявку на консультацию

И узнайте, как систематизировать ваш бизнес