От хаоса к порядку. Создаем оргструктуру, которая работает

Что такое организационная структура предприятия (оргструктура)? Ценный инструмент или бесполезная бумажка? Как c ее помощью навести порядок в бизнесе и вырасти?

Организационная структура — это инструмент управления компанией, который отображает ее деятельность в виде схемы. По ней наглядно видно, как между собой взаимодействуют структурные подразделения (управления, департаменты, отделы и пр.) и отдельные сотрудники, кто за что отвечает и у кого какие функции.

Структура нужна даже небольшим компаниям, где в штате несколько человек. Она обеспечивает порядок, позволяет равномерно распределить нагрузку и способствует развитию бизнеса. Внедрение этого инструмента полезно и руководителям, и сотрудникам.

✅ Легче управлять персоналом. Очень часто подчиненные закрепляются за функциями, участвуют в бизнес-процессах, но не хотят нести ответственность за результат. Структура компании позволяет устранить эту проблему: в ней указываются зоны ответственности каждого подразделения, отдельной должности или функции.

✅ Легче распределить нагрузку между подчиненными.
Распределение задач часто происходит по внутренним ощущениям и не всегда правильно. Бывает так, что у специалистов одного отдела разная нагрузка: у кого-то завал, у кото-то работы практически нет. Равномерно распределить обязанности между членами команды в голове очень сложно, а графическое отображение структуры в этом сильно помогает.

✅ Легче увидеть «бутылочное горлышко». По структуре видно, где затор: в каком отделе предприятия больше всего функций, и каких. За счет этого легче принимать решения, кого нанимать и как масштабироваться.

✅ Эффективность сотрудников, рост ключевых показателей.

✅ Каждый понимает свою роль в организации. Видит, за что он отвечает, какой результат от него ожидается, а также как он влияет на общий результат компании.

Органические типы структур управления исключают бюрократизацию взаимоотношений и многие иерархические уровни. Здесь преобладают не вертикальные, а горизонтальные связи. Сама структура предприятия более гибкая: возможна смена руководителя подразделения по ситуации, персонал может участвовать в каких-то процессах временно, на проектной занятости, решения принимаются в основном коллегиально.

Какой вид организационной структуры вам подходит больше — сможете решить, ознакомившись с описанием каждого.

Это самая простая структура управления. Решения спускаются по цепочке сверху вниз, сотрудники подчиняются своему непосредственному руководителю, и только одному. Эта «пирамида» может содержать много уровней.

Плюсы линейной структуры:

Линейно-штабная структура предприятия — это та же линейная, только еще включает в себя специальные подразделения (штабы). Штабы не участвуют в управлении и принятии решений, но помогают руководителям со стратегией.

Плюсы линейно-штабной структуры:

Ключевая особенность организационно-функциональной схемы в том, что сотрудники группируются в соответствии с функциями, которые они выполняют в компании. У каждой функции есть руководитель, которому подчиняются все исполнители этого направления деятельности.

Если человек выполняет задачи из 2 функций (к примеру, продажи и маркетинг), то он будет подчиняться 2 начальникам.

Дивизиональная структура управления вытекает из функциональной, только здесь руководство передает значительное количество полномочий и право принимать стратегические решения ТОП-менеджерам. Они становятся во главе автономных подразделений — дивизионов с разной специализацией.

По какому принципу могут формироваться эти подразделения:

Плюсы дивизиональной структуры управления:

• высокая эффективность за счет специализации на конкретного потребителя, регион или продукт;
• подстройка под внешние изменения рынка в дивизиональной структуре быстрее, чем у линейной и линейно-функциональных, за счет этого более быстрое движение к цели;
• ликвидация подразделений, которые исчерпали себя.

Особенность матричной структуры предприятия в том, что каждая группа исполнителей работает над своим проектом и находится в двойном подчинении — руководителя проекта и линейного. Она подходит бизнесам, где ведется работа с разными проектами и направлениями деятельности.

Преимущества матричной структуры:

Сетевая структура управления объединяет дивизиональную и матричную структуры. Обычно используется в 2 случая:

• когда 2 организации совместно используют ресурсы;
• когда в компании несколько офисов с разными функциями.

Пример структуры на изображении выше: головная компания поручает большинство функций контрагентам, а сама координирует их работу. Контрагенты независимы друг от друга и равноправны.

Плюсы сетевой структуры: гибкость, адаптивность к изменениям рынка, привлечение только необходимых ресурсов, высокая эффективность.

Есть 2 способа создать новую структуру с нуля.

Первый способ. Взять шаблон, «идеальную» структуру предприятия в своей сфере, и перенести на компанию. Это хороший способ, он рабочий, только учтите, что команду надо еще в нее интегрировать. Это не всегда просто: в похожих компаниях могут быть разные функции. И если структура не будет отражать действительность именно вашей, то превратится в бумажку, к которой в офисе никто никогда не подходит.

Второй способ. Описать то, что есть здесь и сейчас. По факту в вашей компании уже есть огрструктура: у вас есть команда, налажены бизнес-процессы и производится результат. Просто деятельность не описана, зоны ответственности не определены. Если вы отобразите текущую ситуацию, это уже даст большой шаг вперед.

Решение, конечно, за вами. Рекомендую второй путь, о котором в этой статье и расскажу. Создавать мы с вами будем функциональную схему, поскольку:

• из всех видов считаем ее самой универсальной, подходящей для небольших и крупных компаний, с оборотом и 2 млн. руб., и 2 млрд. руб., и с 2 подразделениями, и с 15;
• в ней нет привязки к людям, можно безболезненно заменять одного человека на другого;
• она гибкая, здесь не обязательно, чтобы у сотрудника был единый начальник.

Итак, приступаем!

Перечислите обязанности каждого подчиненного. К примеру, вы селлер на маркетплейсе, у вас в подчинении линейный сотрудник Петя, у которого есть следующие задачи:

По такому же принципу выпишите обязанности всех остальных сотрудников всех отделов.

Теперь посмотрите на список задач: наверняка в нем есть те, которые можно объединить в группы. Например, работа с отзывами клиентов, создание новых карточек, а также продвижение товаров относятся к функции «Продажи». А приемка товара, отгрузка, проведение инвентаризации и работа с возвратами — к «Складу».

Для «PR» — новые потенциальные клиенты и узнаваемый бренд.