От хаоса к системе. Создаем оргструктуру, которая работает

Что такое организационная структура предприятия (оргструктура)? Ценный инструмент или бесполезная бумажка? Как при помощи этого инструмента навести порядок в компании и вырасти?

Разбираем, зачем она нужна даже небольшим организациям, в чем преимущества, и как составить.

Во многих компаниях организационной структуры вообще нет. В некоторых это просто бумажка на стене, которая существует в отрыве от действительности. И висит, скорее, для пафоса, чтобы произвести впечатление, а не принести пользу.

Без функционирующей оргструктуры в компании царит хаос

Каждый сотрудник знает только свои функции и обязанности. Максимум — еще нескольких коллег, с которыми он тесно взаимодействует. Если возникают вопросы, которые к нему не относятся, он не знает, к кому обращаться.

Решения принимаются медленно. Чтобы что-то согласовать, нужно пройти цепочку от специалиста до гендиректора. Затягивание с решениями тормозит развитие компании.

Сотрудники не всегда знают конечный результат, который они производят. К примеру, менеджер по продажам думает, что результат его деятельности — проведенная презентация, а не продажа.

Развитие организации хаотичное: непонятно, как масштабироваться, какая функция перегружена, где требуется больше людей. Действия предпринимаются только тогда, когда уже нужно «тушить пожары».

Частые конфликты в стиле «Кто виноват?» и «Это не входит в мои обязанности».

Сделать из хаоса систему помогает оргструктура компании

Организационная структура — это инструмент управления компанией, который отображает ее деятельность. По ней наглядно видно все функции, ответственных и исполнителей.

Ключевой момент, который делает оргструктуру ценным инструментом, а не просто бумажкой — она должна функционировать.

Если схема предприятия работает, то:

1. Новым сотрудникам легче адаптироваться. Они видят свое место в общей схеме, понимают ожидаемый конечный результат, знают, кто руководитель, кто коллеги. Это сильно облегчает работу.
2. Становится понятно, за счет чего компания будет расти.
3. Сразу видно «бутылочное горлышко». То есть место, где произошел затор. Ограничивающий показатель, который не дает организации расти.
4. Каждый фокусируется на главной цели. Благодаря иерархии видно приоритетные направления, и нет «перетягивания одеяла».
5. Общая работа эффективнее. Проблемы «операционки» решаются на уровне сотрудников и руководителей, а предприниматель занимается стратегией.

Как составить оргструктуру? 2 способа

Первый способ. Взять «идеальную» схему предприятия и перенести на компанию. Это хороший способ, он рабочий, только нужно учесть, что сотрудников нужно еще перевести в эту схему. Чтобы схема не только была, но и работала.

Второй способ. Описать то, что есть здесь и сейчас. По факту у вас уже есть структура компании. У вас работают сотрудники, выполняют функции и делают результат. Просто это не описано. Если вы пропишете то, что есть сейчас, это уже даст большой рост.

С чего начать?

1. Выписать все задачи, которые выполняют все сотрудники, и сгруппировать их по функциям или должностям. Мы рекомендуем по функциям, так как это позволит в будущем не меняя структуры компании заменять сотрудников.

2. Определить ОКР (ожидаемый конечный результат) для каждой функции.

3. Выстроить в порядке подчиненности.

4. Назначить администраторов (ответственных) и исполнителей. Один человек может быть одновременно и администратором, и исполнителем, это нормально.

Теперь нам нужно структуру нарисовать. Для начала можете использовать любой инструмент: от бумажного листка до платформы miro. Главное — сделать. Дальше расскажем о самых популярных иерархических и органических структурах управления. Выбирайте, какая модель вам больше подходит, и приступайте!

Иерархические организационные структуры

Иерархическая структура — это модель управления с вертикальной формой контроля. Обычно выглядит как пирамида, где низшие уровни подчиняются высшим.

Линейная

Это самая простая схема. Решения спускаются по цепочке сверху вниз, сотрудники подчиняются своему непосредственному руководителю, и только одному. Эта «пирамида» может содержать много уровней.

Плюсы линейной структуры:

обеспечивает минимальные издержки и себестоимость продукта;
понятно, кто кому подчиняется, благодаря чему в коллективе меньше конфликтов;
дисциплина, порядок, соблюдение субординации.

Линейно-штабная структура — это та же линейная, только еще включает в себя специальные подразделения (штабы). Штабы не участвуют в управлении и принятии решений, но помогают руководителям разного уровня с решением стратегических задач.

Плюсы:

«разгрузка» руководителей;
возможность привлекать внешних экспертов.

Линейно-штабная

Функциональная

Ключевая особенность в том, что сотрудники группируются в соответствии с функциями, которые они выполняют в компании. У каждой функции есть руководитель, которому подчиняются все исполнители этого направления деятельности.

Если человек выполняет задачи из 2 функций (например, продажи и маркетинг), то он будет подчиняться 2 руководителям.

Плюсы функциональной схемы: высокая квалификация сотрудников, возможность безболезненно их заменять, скорость и эффективность.

Дивизиональная структура управления вытекает из функциональной, только здесь руководство передает значительное количество полномочий ТОП-менеджерам. Они становятся во главе автономных подразделений — дивизионов.

По какому принципу могут формироваться дивизионы:

потребители (ориентир на разные группы потребителей);
продукт (пример такой схемы на изображении слева);
регион (город, страна).

Дивизиональная

Плюсы дивизиональной структуры:

высокая эффективность за счет специализации на конкретного потребителя, регион или продукт;
подстройка под внешние изменения быстрее, чем у линейной и линейно-функциональных структур;
ликвидация отделов, которые исчерпали себя.

Органические структуры управления

Органические структуры более гибкие и способны быстро реагировать на внешние изменения.

Матричная

В матричной структуре каждая группа исполнителей работает над своим проектом и находится в двойном подчинении — линейного руководителя и руководителя проекта.

Преимущества:

быстрое решение вопросов;
гибкость, быстрое внедрение новых правил;
адаптивность подразделений.

Сетевая структура объединяет дивизионную и матричную структуры. Обычно используется в 2 случаях:

когда 2 организации совместно используют ресурсы;
когда в организации несколько офисов с разными функциями.

Пример структуры на изображении слева: головная компания поручает большинство функций контрагентам, а сама координирует их работу. Контрагенты независимы друг от друга и равноправны.

Сетевая

Плюсы сетевой структуры: гибкость, адаптивность, привлечение только нужных ресурсов, высокая эффективность.

Выключите внутреннего перфекциониста

Когда собственник понимает, что пора составить оргструктуру, в нем просыпается перфекционист. Он старается сделать все идеально, научно, продумывает, рисует. И спустя 2 часа обнаруживает, что комкает пятый листок бумаги и отправляет в урну. А после принимает решение, что займется этим вопросом потом.

Поймите: «не идеальная» схема лучше, чем никакая. Ваша главная задача — постепенно двигаться вперед, а это невозможно, если не делать ничего.

«Не идеальная» схема лучше, чем никакая

Поэтому нарисуйте оргструктуру так, как вы ее видите. Визуализируйте то, что уже есть. А дорабатывать и усовершенствовать будете по ходу.

Оргструктуру составили. Что дальше?

Описываем повторяющиеся задачи. До 80% операционных задач в любом бизнесе повторяются с определенной цикличностью. Например: каждый день нужно проверять почту, каждую неделю писать отчет, каждый квартал проводить инвентаризацию.

Опишите повторяющиеся задачи, чтобы вам не приходилось о них вспоминать, напоминать, искать. Будет отлично, если внесете их в таск-трекер или программное обеспечение, чтобы система напоминала вам о них.

Добавляем в структуру регламенты. Пока у вас нет регламентов, или они редко обновляются, компания находится в «ручном управлении». Сотрудники постоянно отвлекают руководителей вопросами, как что делается, и отнимают время.

Вы как собственник можете подготовить общие регламенты, а регламенты по функциям поручите сделать сотрудникам. Таким образом вы зафиксируете успешные действия. Как результат, сотрудникам будет легче адаптироваться, а вы освободите время на стратегические задачи.

В перспективе это поможет вам совершить квантовый скачок!

Вы можете создать оргсхему самостоятельно или обратиться к нам

Приходите на бесплатную онлайн-экскурсию и:

Посмотрите структуру компании, похожей на вашу
Проконсультируйтесь с экспертом и получите несколько идей для систематизации
Узнайте о системе, в которой можно управлять бизнесом из 1 окна

Оставьте заявку на консультацию

Быстро перезвоним и ответим на все вопросы