От хаоса к порядку. Создаем оргструктуру, которая работает

Содержание статьи
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Поделиться
Ссылка скопирована
https://rus-systema.ru/ofs-orgshema-orgstruktura
Михаил Белокоз
Эксперт по систематизации и маркетингу в КВАНТ+
Что такое организационная структура предприятия (оргструктура)? Ценный инструмент или бесполезная бумажка? Как c ее помощью навести порядок в бизнесе и вырасти?
В статье разбираем, почему организационная структура нужна даже небольшим компаниям, в чем ее преимущества, и как составить.

Без функционирующей оргструктуры в компании царит хаос

Каждый сотрудник знает только свои функции и обязанности
Максимум — еще нескольких коллег, с которыми он тесно взаимодействует в своем отделе. Если возникают вопросы, которые к нему не относятся, он не знает, к кому обращаться.
Медленное принятие решений
Чтобы что-то согласовать, надо пройти цепочку от специалиста до гендиректора. Затягивание с решениями тормозит организацию, приводит к потерям прибыли, не дает достигнуть ее целей.
Сотрудники не всегда знают конечный результат
Сотрудники не всегда знают конечный результат, который они производят. К примеру, менеджер по продажам думает, что от него ожидают проведенных презентаций, а не продаж.
Развитие организации хаотичное
Непонятно, как масштабироваться, какая функция перегружена и требует больше людей. Действия предпринимаются только тогда, когда уже надо «тушить пожары».
Частые конфликты
Частые конфликты в стиле «Кто виноват?» и «Это не входит в мои обязанности», перекладывание ответственности.

Что такое оргструктура и зачем она нужна даже небольшим компаниям

Организационная структура — это инструмент управления компанией, который отображает ее деятельность в виде схемы. По ней наглядно видно, как между собой взаимодействуют структурные подразделения (управления, департаменты, отделы и пр.) и отдельные сотрудники, кто за что отвечает и у кого какие функции.
Структура нужна даже небольшим компаниям, где в штате несколько человек. Она обеспечивает порядок, позволяет равномерно распределить нагрузку и способствует развитию бизнеса. Внедрение этого инструмента полезно и руководителям, и сотрудникам.
В чем польза для руководителей:
✅ Легче управлять персоналом. Очень часто подчиненные закрепляются за функциями, участвуют в бизнес-процессах, но не хотят нести ответственность за результат. Структура компании позволяет устранить эту проблему: в ней указываются зоны ответственности каждого подразделения, отдельной должности или функции.
✅ Легче распределить нагрузку между подчиненными.
Распределение задач часто происходит по внутренним ощущениям и не всегда правильно. Бывает так, что у специалистов одного отдела разная нагрузка: у кого-то завал, у кото-то работы практически нет. Равномерно распределить обязанности между членами команды в голове очень сложно, а графическое отображение структуры в этом сильно помогает.
✅ Легче увидеть «бутылочное горлышко». По структуре видно, где затор: в каком отделе предприятия больше всего функций, и каких. За счет этого легче принимать решения, кого нанимать и как масштабироваться.
✅ Эффективность сотрудников, рост ключевых показателей.
Какую пользу получают сотрудники:
✅ Новичкам легче адаптироваться. Они видят свое место в общей системе, есть знание и понимание ожидаемого конечного результата своего личного, отдела и компании. Это сильно облегчает выполнение работы.
✅ Каждый понимает свою роль в организации. Видит, за что он отвечает, какой результат от него ожидается, а также как он влияет на общий результат компании.
✅ В команде меньше конфликтов. Структура организации помогает четко определить, где заканчивается зона ответственности одного человека или подразделения и начинается другого. Облегчаются коммуникации, минимизируется выяснение отношений, быстрее находятся решения проблем.
✅ Каждый видит свои перспективы — возможности профессионального и карьерного роста. Это мотивирует, и эффективность работы повышается.

Виды организационных структур

Есть 2 основных типа организационных структур: иерархические и органические.
Иерархические типы структур управления предполагают вертикальную форму контроля. Они обычно создаются в виде пирамиды, где низшие уровни подчиняются высшим. Здесь жесткое разделение функций, обязанностей и зон ответственности. Руководство выбирается на длительный период.
Органические типы структур управления исключают бюрократизацию взаимоотношений и многие иерархические уровни. Здесь преобладают не вертикальные, а горизонтальные связи. Сама структура предприятия более гибкая: возможна смена руководителя подразделения по ситуации, персонал может участвовать в каких-то процессах временно, на проектной занятости, решения принимаются в основном коллегиально.
Какой вид организационной структуры вам подходит больше — сможете решить, ознакомившись с описанием каждого.

Иерархические организационные структуры

1. Линейная.
Это самая простая структура управления. Решения спускаются по цепочке сверху вниз, сотрудники подчиняются своему непосредственному руководителю, и только одному. Эта «пирамида» может содержать много уровней.
Плюсы линейной структуры:
  • обеспечивает минимальные издержки на производстве и максимально низкую себестоимость производимого товара или услуги;
  • понятно, кто кому подчиняется, благодаря чему в коллективе меньше конфликтов;
  • дисциплина, системность, соблюдение субординации.
2. Линейно-штабная.
Линейно-штабная структура предприятия — это та же линейная, только еще включает в себя специальные подразделения (штабы). Штабы не участвуют в управлении и принятии решений, но помогают руководителям со стратегией.
Плюсы линейно-штабной структуры:
  • «разгрузка» руководителей;
  • собственник получает возможность привлекать внешних экспертов.
3. Функциональная.
Ключевая особенность организационно-функциональной схемы в том, что сотрудники группируются в соответствии с функциями, которые они выполняют в компании. У каждой функции есть руководитель, которому подчиняются все исполнители этого направления деятельности.
Если человек выполняет задачи из 2 функций (к примеру, продажи и маркетинг), то он будет подчиняться 2 начальникам.
Плюсы функциональной структуры управления: высокая квалификация персонала, возможность безболезненно заменять сотрудников, скорость коммуникаций и эффективность работы.

Создавайте функциональную схему в сервисе «Квант»

Регистрируйтесь бесплатно. Поможем создать первые 5 функций, расскажем о возможностях.
4. Дивизиональная.
Дивизиональная структура управления вытекает из функциональной, только здесь руководство передает значительное количество полномочий и право принимать стратегические решения ТОП-менеджерам. Они становятся во главе автономных подразделений — дивизионов с разной специализацией.
По какому принципу могут формироваться эти подразделения:
  • потребители (каждый дивизион ориентируется на свою группу потребителей);
  • продукт (создаются разные подразделения для разных товаров/услуг), пример структуры на изображении слева;
  • регион (формируются разные дивизионы по географическому принципу — в разных городах / странах).
Плюсы дивизиональной структуры управления:
  • высокая эффективность за счет специализации на конкретного потребителя, регион или продукт;
  • подстройка под внешние изменения рынка в дивизиональной структуре быстрее, чем у линейной и линейно-функциональных, за счет этого более быстрое движение к цели;
  • ликвидация подразделений, которые исчерпали себя.

Органические структуры управления

1. Матричная.
Особенность матричной структуры предприятия в том, что каждая группа исполнителей работает над своим проектом и находится в двойном подчинении — руководителя проекта и линейного. Она подходит бизнесам, где ведется работа с разными проектами и направлениями деятельности.
Преимущества матричной структуры:
  • быстрое решение вопросов;
  • гибкость, быстрое внедрение новых правил;
  • адаптивность подразделений.
2. Сетевая.
Сетевая структура управления объединяет дивизиональную и матричную структуры. Обычно используется в 2 случая:
  • когда 2 организации совместно используют ресурсы;
  • когда в компании несколько офисов с разными функциями.
    Пример структуры на изображении выше: головная компания поручает большинство функций контрагентам, а сама координирует их работу. Контрагенты независимы друг от друга и равноправны.
      Плюсы сетевой структуры: гибкость, адаптивность к изменениям рынка, привлечение только необходимых ресурсов, высокая эффективность.

      Как составить оргструктуру

        Есть 2 способа создать новую структуру с нуля.
          Первый способ. Взять шаблон, «идеальную» структуру предприятия в своей сфере, и перенести на компанию. Это хороший способ, он рабочий, только учтите, что команду надо еще в нее интегрировать. Это не всегда просто: в похожих компаниях могут быть разные функции. И если структура не будет отражать действительность именно вашей, то превратится в бумажку, к которой в офисе никто никогда не подходит.
            Второй способ. Описать то, что есть здесь и сейчас. По факту в вашей компании уже есть огрструктура: у вас есть команда, налажены бизнес-процессы и производится результат. Просто деятельность не описана, зоны ответственности не определены. Если вы отобразите текущую ситуацию, это уже даст большой шаг вперед.
              Решение, конечно, за вами. Рекомендую второй путь, о котором в этой статье и расскажу. Создавать мы с вами будем функциональную схему, поскольку:
              • из всех видов считаем ее самой универсальной, подходящей для небольших и крупных компаний, с оборотом и 2 млн. руб., и 2 млрд. руб., и с 2 подразделениями, и с 15;
              • в ней нет привязки к людям, можно безболезненно заменять одного человека на другого;
              • она гибкая, здесь не обязательно, чтобы у сотрудника был единый начальник.
              Итак, приступаем!

              Шаг 1. Выписать все задачи, которые выполняют все сотрудники

              Перечислите обязанности каждого подчиненного. К примеру, вы селлер на маркетплейсе, у вас в подчинении линейный сотрудник Петя, у которого есть следующие задачи:
              По такому же принципу выпишите обязанности всех остальных сотрудников всех отделов.

              Шаг 2. Сгруппировать задачи по функциям

              Теперь посмотрите на список задач: наверняка в нем есть те, которые можно объединить в группы. Например, работа с отзывами клиентов, создание новых карточек, а также продвижение товаров относятся к функции «Продажи». А приемка товара, отгрузка, проведение инвентаризации и работа с возвратами — к «Складу».

              Шаг 3. Определить ожидаемый конечный результат для каждой функции

              Человек, который не знает результатов своего труда, не сможет добиться его выполнения. Поэтому важно определить для каждой функции ожидаемый конечный результат (ОКР) — это такой результат, который ожидается как конечный итог проделанной работы.
              Как его сформулировать:
              1. Это должно быть существительное.
              2. Формулировать ОКР необходимо емко.
              3. Этот результат, а не процесс. Он должен быть конечным для конкретной функции.
              Например, для функции «Маркетинг» ОКР будет целевые лиды в определенном количестве или посетители, пришедшие в магазин.
              Для «Производства» — n единиц произведенного продукта.
              Для «PR» — новые потенциальные клиенты и узнаваемый бренд.

              Шаг 4. Назначить ответственных и исполнителей

              Итак, что мы имеем: когда мы выписали обязанности всех членов команды, объединили их в группы по функциям и зафиксировали ОКР, осталось расставить на эти функции людей. Если рассматривать наш пример, то мы выделили 2 функции и ставим на них Петю, получите такую схему:

              Шаг 5. Перенести оргсхему в удобный сервис

              Последний шаг перенести нашу организационно-функциональную схему предприятия в удобный сервис. Для начала, конечно, можно нарисовать ее на листке бумаги. Лучше на платформе типа Miro. Еще лучше использовать сервис, который для этого предназначен, в котором есть соответствующие настройки и шаблоны. Если вы еще не выбрали, в каком работать, регистрируйтесь бесплатно в сервисе Квант и создавайте функциональную схему организации прямо в нем.

              5 правил создания организационно-функциональной схемы предприятия

              1. Выключите внутреннего перфекциониста. Это ключевое правило. Обычно когда собственник бизнеса понимает, что пора составить организационно-функциональную схему компании, в нем просыпается перфекционист. Он старается все продумать до мелочей, чтобы было идеально, научно. И спустя 2 часа обнаруживает, что комкает пятый листок бумаги и отправляет в урну. А после принимает решение, что займется этим потом. Поймите: «не идеальная» организационная структура лучше, чем никакая. Ваша главная цель — постепенно двигаться вперед, а это невозможно, если не делать ничего.
              2. Описывайте реальную картину, а не идеальную. Важно: если у вас есть администратор, продавец и уборщица — это один человек, так и отображайте это в структуре компании. Не стоит создавать идеальную картину, в которой выполнение этих обязанностей лежит на 3 сотрудниках. Когда придете к этому, тогда и внесете изменения.
              3. Не создавайте лишние уровни управления. Лишние уровни управления только тормозят принятие решений и перегружают оргструктуру. А она должна быть в первую очередь понятной.
              4. Не копируйте слепо чужую модель. Конечно, брать какие-то идеи можно. Но у каждой организации свои цели, путь и направления развития, поэтому слепо не копируйте.
              5. При необходимости привлекайте к процессу руководителей. Понятно, что если у вас в компании несколько подразделений, вы вряд ли сможете перечислить все функции всех линейных сотрудников. Поэтому привлекайте к процессу создания структуры руководителей.

              Организационную структуру составили. Что дальше?

              1. Описываем повторяющиеся задачи. До 80% операционных задач в любом бизнесе повторяются с определенной цикличностью. Например: каждый день необходимо проверять почту, каждую неделю писать отчет, каждый квартал проводить инвентаризацию, каждый год пересматривать цели компании. Опишите повторяющиеся задачи, чтобы вам не приходилось о них вспоминать, напоминать, искать. Будет отлично, если внесете их в таск-трекер или программное обеспечение, чтобы система напоминала вам о них.
              2. Создаем инструкции и регламенты. Пока у вас нет регламентов, или они редко обновляются, компания находится в «ручном управлении». Подчиненные в процессе работы постоянно отвлекают руководителей подразделений (например, отделов, департаментов) вопросами, как что делается, и отнимают время. Начните создавать инструкции и регламенты, в которых будет зафиксирован успешный опыт, отклонения и справочная информация. Итог — команде будет легче производить продукт, принимать решения, ошибок будет меньше, а также вы освободите время на стратегию и поиск идей, которые дадут бизнесу новый импульс.
              3. Подключаем контроль. Отлично, если у вас в компании или на аутсорсе будет отдельный человек, который будет контролировать исполнительскую дисциплину. В случае нарушений не вы должны напоминать подчиненным о незавершенных делах, а он. Потому что ваше время стоит дорого.
              В системе Квант вы можете создать организационно-функциональную схему компании, в ней же на функции добавить повторяющиеся задачи и подключить коммуникатора (контролера). В итоге оргсхема будет действительно рабочим инструментом, вы увидите возможности для роста и сделаете бизнес прозрачным и управляемым.

              Систематизируйте компанию в системе Квант

              все отчеты, показатели и метрики в одном месте
              Описывайте повторяющиеся задачи, чтобы ни одна не потерялась и не забылась.

              Создавайте регламенты, по которым сотрудники обучаются сами и решают вопросы, не отвлекая руководство.

              Передайте функцию контроля нашему коммуникатору, и 100% задач будут доведены до логического завершения.

              Что ещё почитать по теме

              Оставьте заявку на консультацию

              Перезвоним вам в ближайшее время и ответим на все вопросы.