Эффективная постановка задач проекта: 5 правил, 10 шагов, примеры

Содержание статьи

Что такое задача проекта?

Преимущества задач проекта

Как правильно сформулировать задачу проекта? ТОП-5 самых важных правил

Примеры хорошо и плохо сформулированных задач

10 шагов к созданию эффективного списка проектных задач

Как упростить работу с проектными задачами?

Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»

Ссылка скопирована

https://rus-systema.ru/blog/effektivnaja-postanovka-zadach-proekta

#инструменты

4.12.2023

Михаил Белокоз

Эксперт по систематизации и маркетингу в КВАНТ+

Задумайтесь: все ли задачи, которые вы ставите сотрудникам, выполняются в полной мере и ведут к их профессиональному росту? Или некоторые делаются спустя рукава, и команда не развивается (или почти не развивается)? Растить крутых специалистов, которые двигают компанию к целям, в ваших же интересах. Так что сегодня разбираемся, как эффективно ставить задачи проекта, чтобы они доводились до завершения в 100% случаев.

Что такое задача проекта?

Задача проекта — это конкретное действие или серия действий, направленных на достижение определенного результата в рамках проекта. У каждой задачи есть параметры: что надо сделать, кто должен это выполнить, к какому сроку, какие ресурсы для этого нужны. Таким образом руководитель может оценивать прогресс проекта и корректировать действия команды по мере необходимости.

Правильно сформулированные задачи сильно повышают шансы на успешное завершение проекта, поскольку детально описывают путь к целям.

В чем отличие целей от задач

Цель — это более масштабное понятие. Она определяет желаемый конечный результат работы, обычно более абстрактная и долгосрочная. Задачи — это конкретные действия, которые нужно выполнить для достижения цели, как правило, они более детализированные и краткосрочные.

Проще говоря, цель отвечает на вопрос «Что?», а задача — на вопрос «Как?».

Пример цели: увеличить трафик на сайте на 30% в течение следующих 6 месяцев за счет улучшения пользовательского интерфейса и SEO-оптимизации.

Примеры задач:

добавить в блог 5 SEO-оптимизированный статей в этом месяце;
провести исследование пользовательских предпочтений в течение месяца;
разработать новый дизайн главной страницы в течение 2 месяцев.

Чем задачи отличаются от бизнес-задач?

Задачи ограничены рамками какого-то конкретного проекта и направлены на достижение его специфических целей. Например, в проекте по разработке нового программного обеспечения это может быть проведение тестирования.

Бизнес-задачи более масштабны и связаны со стратегией и скоростью работы всей компании или её отдельных подразделений. Например: открыть 2 новых филиала в Москве в течение года.

Задача и плана проекта. В чем разница?

План проекта — это документ, который помогает организовать процессы, направленные на достижение желаемого результата. Он включает в себя задачи, но также охватывает и другие элементы: сроки, бюджет, др. ресурсы, управление рисками, методы мониторинга и контроля. План проекта дает более широкий его обзор, в то время как задачи сфокусированы на конкретных действиях.

Чем задача отличается от вехи проекта?

В отличие от задач вехи проекта — это контрольные точки, которые помогают команде видеть прогресс и понимать, на правильном ли она пути. Вехи не связаны напрямую с выполнением определенной работы. Скорее, они сообщают о достижении важного этапа или события в проекте.

Отличие задачи от ожидаемого результата проекта

В отличие от задачи, ожидаемый результат проекта — это конечный продукт, который вы хотите создать в рамках целей проекта. Не обязательно это может быть физический продукт, также информационный, услуга, улучшение процессов или другие необходимые изменения.

Например, для проекта разработки программного обеспечения ожидаемым результатом может быть полностью функционирующее приложение.

Преимущества задач проекта

1. Сокращение сроков

Формулировка задачи с описанием и ожидаемым результатом сильно экономит время. А если написать дизайнеру «сделай красиво», высокая вероятность 1 картинку править 3 недели.

2. Повышение мотивации сотрудников

Когда каждый член команды понимает, как его личные результаты связаны с результатами проекта и компании, он видит свою ценность и значимость. Это способствует более продуктивной работе.

3. Согласованность действий

Если вы заранее пропишете список задач, сможете распределить его по времени и между сотрудниками таким образом, чтобы их действия не дублировали и не противоречили друг другу.

4. Минимум ошибок

Четкая и ясная задача помогает избежать недопониманий и минимизирует количество ошибок.

5. Корректировка курса

Если какую-то задачу вы не успели выполнить в срок, или произошло какое-то другое непредвиденное обстоятельство, вы сразу это заметите и сможете быстро исправить. Ориентируясь на список действий, вы всегда будете понимать, не сбились ли вы с курса, идете ли к целям проекта.

Как правильно сформулировать задачу проекта? ТОП-5 самых важных правил

Правило 1. Руководствуйтесь принципами SMART

Эффективнее команда выполнит задачи, поставленные по принципами SMART. Согласно им задача должна быть:

Specific (конкретной): четко определите, что нужно сделать.

Measurable (измеримой): определите, как будете измерять прогресс по задаче, и когда будете считать ее завершенной.

Achievable (достижимой): задача должна быть выполнимой с учетом имеющихся ресурсов.

Realistic (реалистичной): проверьте на соответствие текущим возможностям команды и проекта.

Time-bound (ограниченной по времени): установите четкие сроки выполнения задачи.

Более подробно про SMART рассказал в этой статье.

Правило 2. Формулируйте задачи перед стартом проекта

Список задач нужно зафиксировать до того как составить план проекта. Это поможет уже на начальном этапе спланировать действия команды, определить хронологию, ожидаемые конечные результаты и т. д.

Правило 3. Привлекайте к процессу ключевых участников проекта

Если вы будете формулировать задачи совместно с ключевыми участниками проекта, то получите массу выгод:

«Одна голова хорошо, а две лучше». Совместно с командой вы сможете решать задачи наиболее простыми способами.
Договариваясь с сотрудниками «на берегу», вы действуете через согласие, тем самым сводите на нет вероятность саботажа.
Сотрудники будут работать эффективнее, если вы объясните им цель и расскажете о вознаграждении за хороший результат.

Правило 4. Формулируйте задачи кратко

Задача должна быть понятной, но по возможности короткой: избегайте детализации, где она не нужна. Помните о том, что ожидаемые конечные результаты, хронологию и участников вы будете прописывать уже в плане проекта.

Правило 5. Регулярно пересматривайте и обновляйте задачи

По мере развития проекта задачи могут требовать корректировки. Регулярно проверяйте, насколько они актуальны, соответствуют ли внешним условиям и требованиям проекта.

Систематизация вашего бизнеса

Скачайте «Алгоритм по выходу из рутины» для владельца бизнеса.

Скачать бесплатно

Примеры хорошо и плохо сформулированных задач

Хорошо

✅ «Разработать и протестировать новую функцию фильтрации в мобильном приложении, продемонстрировать заказчику 15 мая»;
✅ «В течение 2 месяцев провести серию из 3 обучающих вебинаров по работе с жалобами для сотрудников службы поддержки клиентов»;
✅ «Добавить на сайт новый раздел «Отзывы» к 1 декабря 2023, заполнить его (минимум должно быть 10 отзывов)».

Плохо

❌ «Улучшить веб-сайт» (в данном случае задача слишком общая, абстрактная, нет конкретики, нет сроков);
❌ «Работать над удовлетворенностью клиентов» (непонятно, каким образом работать, как измерять удовлетворенность, какой результат нужен и когда);
❌ «Заниматься маркетингом нового продукта в этом году» (нет конкретики, маркетинг — обширное понятие, непонятно, как будем измерять результат, нет сроков).

10 шагов к созданию эффективного списка проектных задач

1. Ставьте задачи, ориентированные на достижение цели проекта и соответствующие общей миссии. Сначала задайте себе вопрос «Какой результат я ожидаю?», а уже после «Какие задачи мне нужно выполнить, чтобы его достичь?».

2. Двигайтесь от общего к частному. После того как разбили цель на задачи, выделите подзадачи и конкретные действия, которые нужно выполнить. Установите зависимости.

3. Оцените ресурсы: достаточно ли у вас времени / людей / материалов и т. д., чтобы получить результат к сроку? Если нет, пересмотрите цель.

4. Установите конкретные сроки, назначьте ответственных для каждой задачи / группы задач.

5. Определите потенциальные риски и продумайте алгоритм действий для непредвиденных случаев.

6. Определите контрольные точки, когда вы будете оценивать прогресс и делать корректировки.

7. Убедитесь, что список задач проекта доступен всем членам команды, они поняли, что от них требуется, и согласны это выполнить.

8. Выберите, какие методы и инструменты будете использовать для управления проектом. Например, организовывать работу можно по методу критического пути, а фиксировать задачи и отслеживать эффективность сотрудников в сервисе Квант.

9. После старта работы пересматривайте и обновляйте список задач в соответствии с прогрессом проекта и новыми данными.

10. Общайтесь с командой, учитывайте их обратную связь, если сотрудники предлагают более быстрый или простой способ достичь результата.

Как упростить работу с проектными задачами?

ССВУ-анализ

В целом, ССВУ (или SWOT-анализ) — это методика, которую используют для оценки сильных и слабых сторон, возможностей и угроз для организации, проекта или продукта.

В рамках этой статьи рассмотрим, как применять ССВУ-анализ для оценки проекта и его задач. Вам нужно выписать сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы для проекта.

✅ Сильные стороны:

Уникальность проекта. Чем ваш проект отличается от других? Какие уникальные характеристики или преимущества конечного продукта?

Команда проекта. В чем преимущества команды? Если работаете с сильными специалистами, отметьте профессиональные качества, а если с новичками — гибкость.

Имеющиеся ресурсы. Какие ресурсы доступны (финансы, оборудование, технологии)?

Поддержка заинтересованных сторон.

❌ Слабые стороны:

Ограниченность ресурсов. Есть ли ограничения по бюджету, времени или другим ресурсам?

Риски проекта. Есть ли риски / уязвимые места в плане проекта или его задачах?

Проблемы в управлении проектом. Есть ли сложности в планировании, организации или контроле?

Технические проблемы. Есть таковые? Вспомните, с какими техническими проблемами сталкивались в предыдущих проектах.

✅ Возможности:

Рыночный потенциал. Какие рыночные тенденции или потребности могут способствовать успеху проекта?

Инновации. Можно ли использовать новые технологии для выполнения задач проекта? Например, искусственный интеллект.

Стратегические партнерства. Есть ли возможности для сотрудничества с другими организациями или людьми, которые могут усилить проект?

Расширение возможностей. Можно ли адаптировать проект под новое направление?

❌ Угрозы:

Конкуренция. Что есть у конкурентов, чего нет у вас?

Изменения в законодательстве и политике. Могут ли они повлиять на проект?

Экономические факторы. Могут ли они повлиять на проект?

Технологические изменения. Есть ли риск, что технологии, используемые в проекте, устареют?

Проведите детальный анализ каждого из 4 элементов ССВУ. Это поможет вам создать более точный план проекта, более реальные задачи, принимать более взвешенные объективные решения.

Структура разбиения работ (СРР)

Структура разбивки работы (СРР), известная также как Work Breakdown Structure (WBS) — это инструмент проектного менеджмента, который используется для разделения проекта на более мелкие части. Цель СРР — упростить управление проектом и получить четкое представление о всех его компонентах.

Как использовать СРР:

✅ Определите основные этапы проекта. Например, в сфере строительства они могут быть такими: планирование, проектирование, строительство, тестирование, сдача объекта.

✅ Декомпозиция этапов. Каждая фаза разбивается на более мелкие и конкретные задачи. Например, фаза «проектирование» может включать задачи: разработка чертежей, выбор материалов, получение разрешений.

✅ Иерархическая структура: СРР представляется в виде дерева, где каждый следующий уровень разветвляется на подуровни.

✅ Определение ответственности: за каждым элементом закрепляется ответственное лицо или группа, которая несет ответственность за выполнение задачи.

✅ Планирование и контроль: далее полученная визуальная модель используется для планирования ресурсов, времени, бюджета и для контроля хода выполнения проекта.