Метод критического пути в управлении проектами: рассказываем просто на примере
Содержание статьи
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Поделиться
Ссылка скопирована
https://rus-systema.ru/blog/metod-kriticheskogo-puti
27.07.2023
Михаил Белокоз
Основатель КВАНТ+, эксперт по систематизации
Для того чтобы понять, что такое метод критического пути, давайте рассмотрим отстраненный от бизнеса пример.
Представим, что перед вами сложный лабиринт. Ваша задача — не просто найти выход, а сделать это максимально быстро, используя самый короткий маршрут.
Если вы будете проходить лабиринт наугад, потратите много времени: то в тупик попадете, то на одном и том же участке 5 кругов намотаете. Но если будете знать заранее самый быстрый маршрут — придете к финишу за минимально возможное время.
Именно такой принцип заложен в основу метода критического пути. Каждый поворот — это отдельная задача или этап проекта, а время, которое вы тратите, чтобы пройти от одного поворота до другого — это длительность задач. Метод помогает определить, какие повороты (или задачи) критичны, и их задержка приведет к тому, что весь путь займет больше времени. А далее — определить последовательность выполнения работ.
Это если коротко. А подробнее о том, как применять этот метод, рассмотрим дальше.
Что такое метод критического пути?
Метод критического пути (Critical Path Method, CPM) — это метод проектного управления, разработанный для планирования и контроля оффлайн и онлайн-проектов. Он помогает при работе со сложными проектами, где много разных задач.
Критический путь проекта — это самая длинная цепочка взаимосвязанных задач, когда не выполнив предыдущую мы не можем начать следующую. Критическим путь называют потому, что задержка любой из них потянет за собой задержку реализации проекта.
Используя метод критического пути руководитель составляет календарный план и подсвечивает команде критический путь, обращая внимание на самые важные задачи. Это позволяет держать их в фокусе, выполнять в порядке приоритетов, за счет чего проект завершается вовремя.
Как найти критический путь проекта?
Чтобы найти критический путь, следуйте этим шагам:
Шаг 1. Составить список работ
Самый простой способ это сделать — разбить цель проекта на задачи, подзадачи и операции. Полученные операции и будут необходимым нам списком работ.
Давайте рассматривать сразу на примере. Допустим, нам нужно организовать корпоратив. Разбиваем эту цель на этапы и задачи:
- Запланировать:
- выбрать формат;
- обзвонить кафе;
- выбрать место и забронировать дату.
2. Подготовиться:
- выбрать фотографа;
- выбрать ведущего;
- пригласить сотрудников.
3. Провести:
- организовать трансфер;
- проконтролировать проведение мероприятия.
Шаг 2. Определить зависимости
Чтобы определить зависимости, разбирая каждую задачу, задавайте себе вопросы:
- Какую задачу нужно выполнить, прежде чем приступить к этой?
- Можно ли какие-то задачи выполнять параллельно этой? Какие?
- Какую задачу нужно выполнить после этой?
Ответив себе на эти вопросы вы уже сможете определить последовательности выполнения задач. Скорее всего, у вас их будет несколько.
Шаг 3. Создать визуальную модель
Используя список задач и их взаимосвязи, создайте визуальное представление проекта. Это покажет все пути от начала до конца проекта.
Как это сделать:
- Определите начальную и конечную задачи.
- Добавьте разветвления, это те самые последовательности из шага 2.
- Отметьте последовательности операций стрелочками.
Вот, как визуальная модель будет выглядеть в нашем примере:
Сетевой график можно представить в любом удобном для вас виде: блок-схема, сетевая диаграмма, диаграмма Ганта, это может быть даже простой график.
В проекте могут быть плавающие задачи. Это те, которые на первый взгляд можно выполнить в любой момент, и это не повлияет на общее время реализации проекта. Будьте с такими задачами осторожными — не откладывайте на последний момент. Во-первых, если вы четко не запланируете, когда будете их делать, можете потерять их или забыть. Во-вторых, никто не застрахован от форс-мажоров: ответственный сотрудник может внезапно заболеть. Поэтому чтобы снизить риски, избавляйтесь от плавающих задач, по возможности планируйте выполнить их заранее или определите точное время в свободном резерве.
«Стал спокоен, потому что задача никуда не может пропасть»
При использовании системы управления задачи никуда не теряются и не исчезают. Об этом более подробно рассказал наш клиент Данила Антипин.
Читайте, как мы помогли ему избавиться от операционного контроля и направить внимание на стратегию.
При использовании системы управления задачи никуда не теряются и не исчезают. Об этом более подробно рассказал наш клиент Данила Антипин.
Читайте, как мы помогли ему избавиться от операционного контроля и направить внимание на стратегию.
Шаг 4. Рассчитайте время
На этом шаге определите, сколько времени займет каждая задача. Укажите это на своей визуальной модели.
Чтобы не запутаться, определите единую единицу измерения, она будет зависеть от длительности проекта (минуты, часы, дни и т. п.). В нашем случае мы указываем минуты:
Также можно указать даты начала и окончания работы по задаче. Если видите, что какие-то можно выполнять параллельно, можете доверить их разным сотрудникам, для ускорения процесса.
Шаг 5. Определите критический путь
Найдите самый длинный путь на своей визуальной модели. Его определяет не количество задач, а длительность их выполнения.
К примеру, у вас есть 3 последовательные задачи, на которые предположительно уйдет неделя, и 15 задач, на которые нужно 3 дня. В этом случае критическим путем будут 3 последовательные задачи.
Выделите на своей визуальной модели критический путь. Например, поменяйте цвет стрелок. Суммарное время, затраченное на задачи из критического пути, и будет временем, необходимым для реализации проекта.
В нашем случае критический путь проекта будет выглядеть так:
Выбирать фотографа, ведущего и договариваться за трансфер мы можем параллельно другим задачам, сразу после того как определились с местом и временем, поэтому данные задачи не будут входить в критический путь.
Если в проекте есть несколько длинных последовательностей зависимых задач, и их продолжительность одинаковая, то в нем будет несколько критических путей. Это усложняет управление проектом. Менеджеру нужно одновременно следить за несколькими задачами, которые могут стать узкими местами. Поэтому если у вас именно такой проект, уделите ему особое внимание.
Как использовать метод критического пути?
Использование метода критического пути может быть особенно полезным в трех ситуациях: при сжатых сроках, при решении проблемы нехватки ресурсов и для сбора данных для использования в будущем.
Когда сжатые сроки и ограниченное количество ресурсов
Если у проекта сжатые сроки, метод критического пути помогает оценить ресурсы, перераспределить их и выполнить задачи вовремя. Как именно это сделать:
- Обратите внимание на критические задачи. Какие из них можно выполнить быстрее с привлечением дополнительных ресурсов? В каких можно изменить метод работы?
- Пересмотрите сроки. Оцените, какие задачи на критическом пути можно выполнить параллельно, а не последовательно, чтобы сократить общее время выполнения работ.
- Определите приоритеты. Сосредоточьтесь на критических задачах и убедитесь, что нет рисков задержки.
- Установите конкретные сроки для плавающих задач.
Сбор данных для использования в будущем
Метод критического пути может служить инструментом для сбора данных о проекте, чтобы использовать их для планирования будущих инициатив:
- Документирование. Фиксируйте продолжительность задач, их зависимостей и реальные срокы выполнения.
- Анализ производительности. Анализируйте, какие задачи были выполнены эффективно, а где возникли задержки, чтобы в дальнейшем ставить более реалистичные планы.
- Создание базы знаний. Используйте собранные данные для создания базы знаний и регламентов. Этот положительный опыт пригодится, чтобы снизить человеческий фактор и не наступать в будущем на одни и те же грабли.
Как усилить эффект от метода?
При управлении проектами ключевым моментом является обеспечение того, чтобы задачи, лежащие на критическом пути, выполнялись без задержек. Для этого менеджеры проектов могут применять различные стратегии:
Установите KPI
Определите ключевые показатели эффективности для оценки прогресса в выполнении критических задач. Это поможет мониторить производительность и своевременно выявлять отклонения от плана.
Жесткие дедлайны
Для каждой задачи на критическом пути установите строгие сроки выполнения, это повышает ответственность исполнителей.
Поэтапный контроль
Разбивайте задачи на этапы и устанавливайте контрольные точки, проверять всю работу в финале опасно.
Гибкость в управлении
Будьте готовы к быстрому перераспределению ресурсов и корректировке планов в случае изменения обстоятельств. Так вы сможете обеспечить непрерывность критических процессов.
Прозрачность и коммуникация
Поддерживайте открытый диалог с командой и заинтересованными сторонами о статусе критических задач и возможных рисках для сроков проекта.
Систематизация вашей компании
Скачайте 9 материалов, которые помогут навести порядок в вашем бизнесе.
Скачайте материал
Отправьте заявку и получите дальнейшие инструкции.
Как эффективно контролировать работу сотрудников по проекту в «Кванте»
Для того чтобы реализация ваших проектов проходила как по маслу, мы разработали систему «Квант», которая помогает 100% задач довести до логического завершения.
Создавайте оргструктуру, делайте компанию прозрачной и масштабируйтесь.
Описывайте повторяющиеся задачи, чтобы ни одна не потерялась и не забылась.
Передайте функцию контроля нашему коммуникатору, и 100% задач будут доведены до логического завершения.
Что ещё почитать по теме
Оставьте заявку на консультацию
Перезвоним вам в ближайшее время и ответим на все вопросы.