Контроль выполнения задач: мешает или помогает?

Содержание статьи
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Поделиться
Ссылка скопирована
https://rus-kvant.ru/blog/konrol-vypolnenija-zadach
10.07.2023
Михаил Белокоз
Эксперт по систематизации в КВАНТ+
Представьте себе ситуацию: руководитель поручил подчиненному исполнение ежедневной задачи — разбирать корпоративную почту и отвечать потенциальным партнерам и клиентам. В течение 2 недель сотрудник справлялся на отлично. Руководитель увидел результаты и ослабил контроль, в надежде что подчиненный подойдет к заданию ответственно.
Уже на 3-ю неделю другие важные задачи начали тормозить выполнение этой. Жалобы клиентов висели непрочитанными по 2 дня, нарастающий негатив привел к тому, что пришлось сделать 2 возврата товара. Руководитель после этой ситуации усилил контроль: начал каждый день напоминать подчиненному о разборе почты. И он добился выполнения этой задачи, но только с «надзирательством»: стоило ненадолго отойти от дел — и снова она терялась или забывалась.
Так какой подход применить руководителю, чтобы контроль выполнения задач приводил к желаемому результату? Как сделать так, чтобы единожды поставленная задача не деградировала и способствовала достижению цели? Разбираем.

Почему важно контролировать выполнение задач?

Когда контроля нет или он неправильный, работа выглядит так:
Когда вы, как управляющий, постоянно держите руку на пульсе, то с большей вероятностью приведете компанию к реализации ее целей. А работники, в свою очередь, будут работать в умеренном темпе, вовремя получать обратную связь и больше зарабатывать. В итоге формируется сильная команда, с которой можно идти вдолгую.
За счет чего это достигается:
✅ Своевременное исправление ошибок. Контроль промежуточных результатов позволяет вовремя обнаружить ошибки и принять меры еще до того, как они повлияют на результат.
✅ Соблюдение дедлайнов. Если на этапе постановки задачи вы запланировали неверный срок, то благодаря контролю сможете перераспределить ресурсы или найти дополнительные, чтобы успеть ее вовремя завершить. Вам ли не знать, что затягивание сроков приводит к провалам проектов и финансовым потерям.
✅ Благоприятная атмосфера в коллективе. Рабочий процесс происходит по схеме «планируем — делаем — корректируем», нет бесконечных авралов и хаоса, за счет этого работники не выгорают и работают продуктивно.
Обратная связь команде. Руководитель, который контролирует работу команды, видит слабые места сотрудников и дает обратную связь. Такое наставничество помогает им расти, делать больший вклад в развитие компании и повышать свой заработок.
✅ Своевременное обнаружение аномалий. Если план не выполнен, вы это обнаружите и начнете искать и исправлять причины. Среди них могут быть низкая квалификация сотрудников, саботаж, перегруженность и пр. Если план перевыполнен — вы также найдете, из-за чего это произошло, чтобы зафиксировать и повторить в будущем этот положительный опыт.
Обратите внимание: контроль требуется именно для вышеперечисленных задач, а не для того чтобы отчитывать или штрафовать сотрудников.
Итак, а теперь давайте рассмотрим, какие бывают виды контроля, и при каких обстоятельствах они уместны.

Скачайте бесплатно регламент «Принятое решение»

После внедрения сотрудники будут приходить к вам с решениями, а не с проблемами.

Виды контроля

Некоторые руководители проверяют только результат работы. Как это выглядит: Иван Иванович поручил команде сделать одностраничный сайт, дал все необходимые ресурсы и ТЗ, поставил дедлайн 2 недели. Через 2 недели смотрит — структура вообще не та, которую хотелось бы видеть. В итоге нужно и тексты переписывать, и дизайн другой делать, и страницу заново верстать. Это демотивирует команду и тормозит весь процесс, сроки реализации задачи переносятся и переносятся...
Чтобы не попадать в подобные истории ознакомьтесь и используйте следующие виды контроля:
1. Выборочный.
Здесь цель — проверка выполнения заданий выборочно, не в полном объеме. Как правило, проводится не по плану, важен эффект внезапности, который держит команду в тонусе.
2. Периодический
Это регулярная проверка выполнения задач, например, еженедельно или ежемесячно. В отличие от предыдущего вида проводится по договоренности.
3. Поэтапный
Напоминает периодический, отличие здесь в том, что эта проверка выполняется после завершения отдельных этапов задачи или проекта.
4. Предварительный
Проводится перед стартом работы, после завершения постановки задач. Руководитель проверяет, готова ли команда к выполнению, есть ли у нее все необходимые ресурсы.
5. Итоговый
Это проверка уже выполненной работы. Основная функция руководителя в данном случае — оценить результаты и проверить их на соответствие поставленным целям.
Все виды контроля использовать необязательно, тут важно не переборщить. Выбирайте, какие вам необходимы, отталкиваясь от целей и особенностей компании. Чем слабее команда, тем чаще нужно мониторить ее работу.
Например, если у вас либеральный стиль руководства, и вы работаете со специалистами высокой квалификации, достаточно будет поэтапного и итогового контроля. Для управления производственными процессами чаще более актуальна комбинация предварительного, выборочного и периодического.

Основные принципы результативного контроля

Чтобы контроль был результативным, придерживайтесь следующих принципов:
1. Регулярность. Еженедельные или (по необходимости) ежедневные планерки помогают скоординировать команду, чтобы ее участники двигались к цели синхронно, и их действия были согласованы.
2. Объективность. Когда оцениваете результаты, опирайтесь на факты, а не мнение. Если за последнюю неделю менеджеры по продажам заключили много сделок, вам может казаться, что месячный план выполнен, и их нужно похвалить и выписать премию. Но посмотрите на цифры. Мнение часто бывает обманчивым.
3. Направленность на развитие. Поиск и фиксация отклонений проводится не для того чтобы наказать кого-то, не преследуйте цель найти виновного и отчитать. Лучше направьте фокус внимания на развитие, поиск точек роста и идей для оптимизации процессов. Если заметили, что план не выполняется, скорректируйте стратегию или назначьте ответственным по задаче другого сотрудника.
4. Упор на ключевые показатели. Контролируйте те метрики, которые важны вашей компании на данном этапе развития. Нет цели проверять работников ради проверки и спрашивать результаты по 50 показателям, которые не сильно влияют на результат.
5. Промежуточный контроль. Большую задачу делите на этапы и проверяйте результаты на каждом из них согласно утвержденному плану.

Способы контроля команды + актуальность технического надзора

Давайте рассмотрим самые популярные способы:
✅ Координации. В компании «КВАНТ+» мы регулярно проводим координации — это такие совещания на 10-15 минут, на которых обсуждаются результаты по ключевым показателям, а также отчеты за предыдущий период и планы на следующий. Грубо говоря, это мониторинг, выполняется ли план, и выполняются ли задачи, направленные на его достижение. По необходимости руководитель корректирует стратегию.
Такие координации проводятся регулярно, частоту определяет управленец, в некоторых отделах есть необходимость совещаться ежедневно, в других — еженедельно. Этот способ показал себя как очень эффективный, рекомендуем его применить всем. Более подробно о нем читайте в этой статье.
✅ «Тайный покупатель». Это проверка качества обслуживания или работы сотрудников путем анонимного взаимодействия в роли обычного клиента / посетителя. Способ очень эффективный, поскольку отражает реальное положение дел и вскрывает проблемы. При этом действовать нужно аккуратно: сотрудники воспринимают такой вид мониторинга в штыки.
    ✅ Технический надзор. К нему относятся видеонаблюдение, прослушивание разговоров, запись экранов компьютеров и телефонов. Действенный способ, но очень снижает лояльность и вовлеченность команды, поэтому использовать его нужно, если он уместен. Например, в магазинах технический надзор вполне актуален, как минимум в целях безопасности, поэтому негатива у команды, скорее всего, не вызовет.
    ✅ Анализ ключевых показателей эффективности — это может быть количество продаж, средний чек, конверсия и т.д. При условии что у вас выполнимые требования, такой контроль не будет вызывать негатива и позволит вовремя скорректировать сотрудников, которые «роняют» показатели.

    ТОП-7 главных ошибок в организации контроля

    Даже опытные руководители не застрахованы от ошибок в управлении, ведь в процессе контроля сотрудников легко впасть в крайности. Ослабишь его — сразу после постановки задачи будут теряться, дедлайны постоянно двигаться, количество авралов — с каждым днем увеличиваться. Но если стать надзирателем, команда вскоре будет безынициативной и не замотивированной. Поэтому действовать нужно аккуратно.
    Чтобы не набить шишки и контролировать сотрудников в меру, изучите список самых популярных ошибок, которые чаще всего допускают собственники и руководители:
    1. Избыточный контроль в ущерб доверию — это когда вы каждый день устраиваете внезапные проверки и создаете токсичную атмосферу в коллективе.
    2. Отсутствие четких планов по KPI. Нет никакого смысла проверять цифры по ключевым показателям эффективности, если вы не ставили конкретную цель. В этом случае на совещании просто нечего обсуждать. Допустим, сотрудники сделали 20 продаж. Это хорошо или плохо? Сколько вы ожидали? Обязательно планируйте деятельность и на этапе постановки задач обсуждайте планы с сотрудниками.
    3. Фокус только на ошибках. Закон созидательного внимания гласит: «Где внимание — там результат». Вы ведь хотите, чтобы каждый из сотрудников достигал результатов своего труда? Тогда направляйте внимание больше на достижения. Держите в фокусе хорошие результаты, чтобы сотрудники равнялись на лучших и подтягивали свои показатели.
    4. Неадекватная реакция на аномалии (отклонения от плана): привселюдное отчитывание отстающего сотрудника, нежелание ему помочь и найти решение проблемы. Держите в голове, что ваша главная задача — решить вопрос и исправить ситуацию.
    5. Несвоевременный контроль, проводимый от случая к случаю. Он приводит к такому формату работы, когда сотрудники бесконечно «тушат пожары», исправляют проблемы. Систематический контроль позволяет работать размеренно и по плану.
    6. Желание угодить, показаться хорошим. Это тоже крайность. Не нужно закрывать глаза на то, что подчиненные не справляются со своими обязанностями. Если сотрудник не результативен, выясните причину и постарайтесь исправить — разгрузить его, передать часть его функционала другому специалисту, обучить и пр. Если не получилось — с ним нужно прощаться.
    7. Игнорирование мнения сотрудников. Важно слушать и учитывать обратную связь от персонала о методах контроля. Все люди разные. В одной команде будет достаточно созвониться раз в неделю, в другой требуются ежедневные совещания. Если команда просит перейти от ежедневных встреч к еженедельным, попробуйте, и если не пострадает качество и скорость работы, то нововведение стоит принять.

    Зачем нужна автоматизированная система контроля?

    Когда руководитель или собственник уделяет должное внимание контролю сотрудников, то рано или поздно начинает сталкиваться с некоторыми трудностями:
    • срок выполнения задач возрастает;
    • на контроль уходит большая часть дня;
    • сотрудники из-за высокой загруженности не справляются, часть идей не реализовывается;
    • некоторые задачи не фиксируются в письменном виде, теряются;
    • сложно контролировать удаленных сотрудников.
    Если у вас возникли такие сложности, это означает, что нужна автоматизированная система контроля. С ее помощью вы кратно увеличите свои шансы на достижение целей компании. В чем преимущества такой системы:
    1. Возможность контролировать большое количество сотрудников. Если вы сформируете у команду привычку вносить все задачи в систему, то ни одна не забудется и не потеряется.
    2. Меньшее количество конфликтов и недопониманий. Меньшее количество конфликтов и недопониманий. Как правило, в автоматизированных системах нужно указать суть задачи, цель, сроки и ожидаемый конечный результат. Таким образом уже в процессе постановки задачи вы даете конкретное ТЗ и способствуете тому, что работа будет выполнена качественно. Чего не скажешь о мессенджере, где задание дается в формате «нарисуй красивый баннер».
    3. Возможность в режиме реального времени следить за динамикой по проекту. Смотреть, какие файлы прикрепляют сотрудники, какие вопросы обсуждают, вовремя подключиться и помочь.
    4. Возможность автоматизировать рутину и не тратить большую часть дня на напоминания и «пинки».

    РУС Квант — инструмент для контроля выполнения задач

    Система «Квант» позволяет делегировать контролирование процессов, автоматизировать работу с задачами и видеть, кто из сотрудников достигает результатов, а кто только имитирует бурную деятельность. Несколько преимуществ системы:
    1. Это система управления компанией, в которой можно создать функциональную схему, описать повторяющиеся задачи, регламенты и назначить ответственных. За счет этого минимизируется количество ошибок, скорость движения к цели увеличивается, плюс одного сотрудника можно легко заменить на другого.
    2. Мы предоставляем коммуникатора, который следит за исполнительской дисциплиной в компании. Если вдруг произошло нарушение коммуникаций — например, задача не принята в работу или произошел срыв сроков — наш сотрудник свяжется с нарушителем и вернет его внимание на приоритетное дело. Вы как собственник или руководитель не тратите время и внимание на напоминания.
    3. В системе 16+ инструментов для эффективной работы, включая канбан-доску, отчеты, показатели и пр.

    Заключение: 5 ключевых мыслей

    Контролируйте команду регулярно
    Контроль полезен всей команде. Когда вы постоянно держите руку на пульсе, то с большей вероятностью приведете компанию к намеченной цели.
    Придерживайтесь 5 принципов
    Чтобы контроль был результативным, придерживайтесь следующих принципов: регулярность, объективность, направленность на развитие, упор на ключевые показатели, промежуточный контроль.
    Применяйте в работе 4 способа контроля
    Сотрудников можно курировать при помощи следующих способов: координации, «тайный покупатель», технический надзор, анализ ключевых показателей эффективности.
    Избегайте ошибок
    Собственники и руководители зачастую допускают следующие ошибки в организации контроля: избыточный контроль в ущерб доверию, отсутствие четких планов по KPI, фокус только на ошибках, неадекватная реакция на аномалии (отклонения от плана), несвоевременный контроль, проводимый от случая к случаю, желание угодить, показаться хорошим, игнорирование мнения сотрудников.
    Автоматизируйте
    Если контролировать команду становится сложнее, на это уходит все больше времени, используйте автоматизированные системы.

    Систематизируйте компанию по технологии РУС Квант

    чтобы ваша команда была результативна
    Описывайте повторяющиеся задачи, чтобы ни одна не потерялась и не забылась.

    Создавайте регламенты, по которым сотрудники обучаются сами и решают вопросы, не отвлекая руководство.

    Передайте функцию контроля нашему коммуникатору, и 100% задач будут доведены до логического завершения.

    Что ещё почитать по теме

    Оставьте заявку на консультацию

    Перезвоним вам в ближайшее время и ответим на все вопросы.